Việc xử lý, tính đúng và hạch toán trợ cấp thôi việc cho người lao động chính xác sẽ phản ánh năng lực nghiệp vụ và thể hiện sự chuẩn chỉnh trong nội bộ doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp và cung cấp các hướng dẫn đầy đủ, chính xác nhất về cách tính và hạch toán tiền trợ cấp thôi việc cho người lao động.
1. Trợ cấp thôi việc là gì?
Trợ cấp thôi việc là khoản tiền mà người sử dụng lao động phải chi trả cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động, trong trường hợp người lao động đủ điều kiện và không thuộc diện hưởng trợ cấp thất nghiệp.
2. Các trường hợp người lao động thôi việc được nhận trợ cấp thôi việc
Theo quy định tại khoản 1 Điều 46 Bộ luật Lao động 2019, người lao động sẽ được doanh nghiệp chi trả trợ cấp thôi việc nếu đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên và chấm dứt hợp đồng lao động hợp lệ, không thuộc diện hưởng lương hưu hoặc nghỉ việc trái pháp luật.
Cụ thể, người lao động đủ điều kiện hưởng trợ cấp thôi việc nếu rơi vào một trong các trường hợp sau:
- Kết thúc hợp đồng do hết thời hạn ghi trong hợp đồng lao động.
- Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng đã giao kết.
- Hai bên thỏa thuận chấm dứt quan hệ lao động một cách tự nguyện.
- Người lao động không thể tiếp tục làm việc do bản án hoặc quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án (ví dụ: bị phạt tù không được hưởng án treo, bị tử hình, hoặc bị cấm làm công việc trong hợp đồng).
- Trường hợp người lao động chết, mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự theo phán quyết của Tòa án.
- Người sử dụng lao động là cá nhân qua đời, mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
- Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động hoặc không còn người đại diện theo pháp luật hợp lệ theo thông báo của cơ quan có thẩm quyền.
- Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng trình tự, thủ tục luật định.
- Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy định.
Lưu ý:
Người lao động sẽ không được hưởng trợ cấp thôi việc nếu:
- Đủ điều kiện hưởng lương hưu theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội.
- Tự ý nghỉ việc từ 5 ngày làm việc liên tiếp trở lên mà không có lý do chính đáng (tức là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật).
3. Cách tính trợ cấp thôi việc
Người lao động đủ điều kiện hưởng trợ cấp thôi việc sẽ được người sử dụng lao động chi trả theo công thức sau:
Trợ cấp thôi việc = 1/2 × Thời gian làm việc được tính trợ cấp × Tiền lương để tính trợ cấp
– Tiền lương để tính trợ cấp thôi việc: Là mức lương bình quân theo hợp đồng lao động của 6 tháng liền kề trước thời điểm chấm dứt hợp đồng, bao gồm mức lương cơ bản và các khoản phụ cấp cố định được ghi rõ trong hợp đồng (nếu có).
– Thời gian làm việc được tính trợ cấp: Là tổng thời gian người lao động thực tế làm việc cho người sử dụng lao động, sau khi đã trừ đi:
- Thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
- Thời gian trước đây đã được chi trả trợ cấp thôi việc (nếu có).
- Trong đó, thời gian làm việc thực tế bao gồm cả:
- Thời gian thử việc, tập sự tại doanh nghiệp
- Thời gian nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau theo quy định
- Thời gian ngừng việc không do lỗi của người lao động
- Thời gian nghỉ hàng tuần, nghỉ lễ, nghỉ phép năm theo quy định.
– Quy tắc làm tròn thời gian tính trợ cấp
Thời gian làm việc được làm tròn theo nguyên tắc sau:
- Từ đủ 12 tháng được tính là 1 năm
- Lẻ từ 1 đến 6 tháng được tính là 1/2 năm
- Trên 6 tháng đến dưới 12 tháng được tính là 1 năm tròn.
4. Hướng dẫn cách hạch toán trợ cấp thôi việc
Ghi nhận chi phí trợ cấp thôi việc như sau:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334 – Phải trả người lao động.
Khi thanh toán trợ cấp thôi việc cho người lao động, hạch toán:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động.
Có TK 111, 112.
Ví dụ:
Công ty A có một nhân viên chấm dứt hợp đồng lao động vào tháng 6/2025, đủ điều kiện nhận trợ cấp thôi việc. Sau khi tính toán, số tiền trợ cấp phải trả là 15.000.000 đồng, và công ty thanh toán bằng chuyển khoản.
– Ghi nhận chi phí trợ cấp:
Nợ TK 642: 15.000.000 đồng
Có TK 334: 15.000.000 đồng
– Khi chuyển khoản thanh toán cho người lao động:
Nợ TK 334: 15.000.000 đồng
Có TK 112: 15.000.000 đồng
5. Một số câu hỏi thường gặp về trợ cấp thôi việc
Người lao động từng làm việc tại doanh nghiệp, đã nghỉ một thời gian rồi quay lại làm việc, vậy thời gian làm việc trước đây có được cộng dồn để tính trợ cấp thôi việc không?
Không được tự động cộng dồn. Theo quy định hiện hành, chỉ thời gian làm việc liên tục hoặc không bị gián đoạn quá lâu và không có quyết định chấm dứt hợp đồng trước đó mới có thể được tính gộp.
Trong trường hợp người lao động đã chấm dứt hợp đồng lao động và sau đó ký hợp đồng lao động mới (nghĩa là bắt đầu một quan hệ lao động mới), thời gian làm việc trước đó sẽ không được tính, trừ khi hai bên có thỏa thuận rõ ràng bằng văn bản về việc cộng nối thời gian làm việc cũ.
Các khoảng thời gian như thử việc, nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau, nghỉ không lương… có được tính vào thời gian hưởng trợ cấp thôi việc không?
Có. Theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 8 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, các khoảng thời gian sau được tính là thời gian làm việc thực tế để tính trợ cấp thôi việc:
- Thời gian thử việc, tập sự tại doanh nghiệp
- Thời gian nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau hưởng chế độ BHXH
- Thời gian nghỉ việc hưởng nguyên lương (nghỉ lễ, phép năm, nghỉ hàng tuần…)
- Thời gian ngừng việc không do lỗi của người lao động.
Riêng các khoảng thời gian nghỉ không lương hoặc nghỉ cá nhân không có thỏa thuận với người sử dụng lao động thì không được tính.
Nếu người lao động có thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), họ có còn được nhận trợ cấp thôi việc không?
Không. Theo quy định tại khoản 1 Điều 46 Bộ luật Lao động 2019, phần thời gian người lao động đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp (tức là có đóng BHTN) sẽ không được tính vào thời gian tính trợ cấp thôi việc. Lý do là quyền lợi BHTN đã được chi trả bởi cơ quan BHXH nếu người lao động đáp ứng điều kiện nhận trợ cấp thất nghiệp. Nếu người lao động làm việc trong giai đoạn chưa thuộc diện đóng BHTN, hoặc doanh nghiệp không tham gia BHTN đúng quy định, thì thời gian đó có thể được đưa vào để tính trợ cấp thôi việc, trừ khi đã được bù bằng khoản tiền tương ứng.
Trợ cấp thôi việc có phải chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không?
Có, nhưng chỉ với phần vượt mức quy định của Bộ luật Lao động.
Theo Điểm i Khoản 1 Điều 3 Thông tư 111/2013/TT-BTC, khoản trợ cấp thôi việc được miễn thuế TNCN nếu:
- Chi trả đúng mức quy định của pháp luật lao động (tức là 0,5 tháng lương cho mỗi năm làm việc không đóng BHTN).
- Chi trả đúng đối tượng và điều kiện.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chi trả cao hơn mức luật định thì phần vượt sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Nếu doanh nghiệp không chi trả trợ cấp thôi việc, người lao động cần làm gì để bảo vệ quyền lợi của mình?
Người lao động có quyền khiếu nại, yêu cầu giải quyết tranh chấp thông qua các bước sau:
– Trao đổi trực tiếp với doanh nghiệp (có biên bản làm việc nếu có thể)
– Nếu không đạt kết quả, người lao động có thể:
- Nộp đơn yêu cầu hòa giải tại trung tâm hòa giải lao động cấp huyện/quận (không bắt buộc với tranh chấp về trợ cấp thôi việc)
- Nộp đơn khởi kiện tại Tòa án nhân dân cấp huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở (không cần qua hòa giải bắt buộc)
- Phản ánh đến Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội để kiểm tra, xử lý vi phạm về nghĩa vụ chi trả.
– Thời hiệu khởi kiện: Theo Điều 190 Bộ luật Lao động 2019, thời hiệu yêu cầu giải quyết tranh chấp về trợ cấp thôi việc là 06 tháng kể từ ngày quyền lợi bị xâm phạm.
Tạm kết:
Hiểu và hạch toán trợ cấp thôi việc chính xác sẽ giúp công tác kế toán của doanh nghiệp tránh khỏi những vấn đề rắc rối về mặt pháp lý sau này. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp qua bài viết trên sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
