Trong thực tế, hoạt động kinh doanh luôn tiềm ẩn những rủi ro dẫn đến vi phạm hành chính. Dù là vi phạm về thuế, lao động hay môi trường, khoản tiền phạt phát sinh đều cần được ghi nhận một cách minh bạch. Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp những hướng dẫn chi tiết, giúp doanh nghiệp xử lý khoản chi này vừa đúng luật, vừa đúng nghiệp vụ.
1. Tiền phạt do vi phạm hành chính là gì?
Theo quy định tại Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012, hành vi vi phạm hành chính được hiểu là hành vi có lỗi do cá nhân hoặc tổ chức thực hiện, trái với quy định của pháp luật trong lĩnh vực quản lý nhà nước nhưng chưa đến mức bị coi là tội phạm, và bị xử lý theo thủ tục hành chính.
Việc xử phạt trong trường hợp này do cơ quan, cá nhân có thẩm quyền tiến hành, thông qua các hình thức xử phạt và biện pháp khắc phục hậu quả phù hợp. Trong số các hình thức xử phạt được áp dụng, phạt tiền là một biện pháp phổ biến và thường được sử dụng nhằm răn đe và điều chỉnh hành vi vi phạm.
Lưu ý:
Khoản tiền phạt do vi phạm hành chính:
- Không được tính là chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế TNDN
- Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu có phát sinh liên quan).
Doanh nghiệp cần theo dõi riêng các khoản này trên sổ sách, hạch toán đầy đủ để đảm bảo tính minh bạch, đồng thời loại trừ khi lập báo cáo quyết toán thuế nhằm tránh rủi ro khi bị thanh tra, kiểm tra thuế.
2. Hướng dẫn cách hạch toán tiền nộp phạt vi phạm hành chính
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh những hành vi vi phạm quy định pháp luật do sơ suất, thiếu sót hoặc không tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ quản lý nhà nước. Khi đó, tùy theo mức độ và tính chất của vi phạm, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo các chế tài hành chính tương ứng được quy định tại các văn bản pháp luật chuyên ngành.
Một số loại vi phạm phổ biến có thể kể đến như:
Vi phạm quy định về giao thông trong quá trình vận chuyển hàng hóa
- Nộp chậm hoặc không đầy đủ các nghĩa vụ thuế như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng
- Không thực hiện đúng cam kết góp vốn theo thời hạn quy định trong đăng ký kinh doanh (thường là 90 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp)
- Chậm trích nộp các khoản bảo hiểm bắt buộc như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,…
Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý vi phạm hành chính trong doanh nghiệp bao gồm: Cơ quan thuế, cơ quan hải quan, cơ quan bảo hiểm xã hội, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, cùng các cơ quan chuyên ngành tùy theo lĩnh vực hoạt động (ví dụ: Sở Y tế, Ngân hàng Nhà nước, Sở Giao thông Vận tải, Sở Tài nguyên và Môi trường,…).
Khi nhận được biên bản, quyết định xử phạt, kế toán căn cứ vào đó để hạch toán như sau:
Nợ TK 811 – Chi phí khác
Có các TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
hoặc Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (TK 3339)
hoặc Có TK 3388 – Phải trả khác.
3. Một số thắc mắc thường gặp đối với khoản tiền nộp phạt vi phạm hành chính
Khoản tiền phạt vi phạm hành chính có được ghi nhận vào chi phí kế toán không?
Có. Điểm b khoản 2 Điều 1 Luật sửa đổi các Luật về thuế năm 2014 quy định doanh nghiệp được ghi nhận khoản tiền phạt vi phạm hành chính vào chi phí kế toán để phản ánh đúng thực tế phát sinh. Tuy nhiên, khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), khoản chi này không được tính vào chi phí được trừ.
Thuế giá trị gia tăng đầu vào của các khoản chi liên quan đến vi phạm hành chính có được khấu trừ không?
Không. Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho hoạt động vi phạm pháp luật không được khấu trừ theo khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT năm 2024 (có hiệu lực từ 01/7/2025).
Doanh nghiệp có thể nộp tiền phạt bằng những hình thức nào?
Doanh nghiệp có thể nộp tiền phạt bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc qua các phương thức thanh toán điện tử được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận theo điều 73 và Điều 78 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (sửa đổi, bổ sung năm 2020).
Nếu doanh nghiệp đưa khoản tiền phạt vào chi phí được trừ, có bị xử phạt không?
Có thể. Nếu doanh nghiệp đưa khoản tiền phạt vào chi phí được trừ làm giảm số thuế phải nộp, cơ quan thuế có quyền truy thu phần thuế thiếu và áp dụng xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế theo Luật Quản lý thuế 2019; Điều 16 và Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Trường hợp cá nhân của doanh nghiệp vi phạm trong quá trình công tác (ví dụ: tài xế bị phạt giao thông), khoản tiền phạt có được tính vào chi phí không?
Không. Dù hành vi vi phạm xảy ra trong quá trình thực hiện công việc cho doanh nghiệp, bản chất khoản phạt vẫn là xử lý hành chính đối với hành vi vi phạm pháp luật và không đáp ứng điều kiện là chi phí được trừ. Đồng thời, thuế GTGT đầu vào liên quan (nếu có) cũng không được khấu trừ.
Có cần xuất hóa đơn khi doanh nghiệp nộp phạt vi phạm hành chính không?
Không. Việc nộp phạt hành chính là quan hệ giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không thuộc đối tượng phải xuất hóa đơn. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ nhận được chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước (như biên lai thu tiền, uỷ nhiệm chi, chứng từ điện tử…).
Tạm kết:
Một sai sót nhỏ trong hạch toán tiền nộp phạt vi phạm hành chính có thể dẫn đến hậu quả lớn trong quá trình thanh tra, kiểm toán. Vì vậy, nắm rõ nguyên tắc, tài khoản liên quan và cách trình bày trên báo cáo tài chính là điều không thể xem nhẹ. Mong rằng bài viết này sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
