Thu hộ, chi hộ là những giao dịch mà doanh nghiệp đóng vai trò trung gian, không làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Tuy nhiên, việc xác định cách hạch toán thu hộ, chi hộ chính xác sẽ giúp doanh nghiệp không phải đối mặt với những rủi ro về thuế và pháp lý. Bài viết sau đây sẽ tổng hợp và cung cấp những hướng dẫn chi tiết, cụ thể nhất về vấn đề này.
1. Thu hộ, chi hộ là gì?
Thu hộ, chi hộ là các nghiệp vụ phát sinh khi doanh nghiệp thay mặt hoặc theo ủy quyền của bên thứ ba thực hiện thu hoặc chi tiền, nhưng không làm phát sinh doanh thu hoặc chi phí cho doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ đó.
Cụ thể:
- Thu hộ là việc doanh nghiệp thu tiền từ bên thứ ba theo yêu cầu của đơn vị khác, sau đó chuyển lại đầy đủ số tiền đã thu cho đơn vị đó.
- Chi hộ là việc doanh nghiệp chi tiền thay cho đơn vị khác, sau đó được hoàn trả đúng số tiền đã chi.
Các khoản này không làm tăng/giảm tài sản thuần của doanh nghiệp và thường được ghi nhận qua các tài khoản phải thu, phải trả để theo dõi riêng biệt.
Ví dụ:
- Doanh nghiệp A thu hộ phí vận chuyển từ khách hàng để nộp lại cho đơn vị giao hàng.
- Doanh nghiệp B chi hộ tiền thuê văn phòng cho công ty đối tác trong thời gian đồng quản lý một dự án.
2. Hướng dẫn cách hạch toán thu hộ, chi hộ
2.1. Trường hợp chi hộ
– Trường hợp doanh nghiệp chi hộ tiền mua hàng cho khách hàng, hóa đơn ghi tên khách hàng:
Nợ TK 1388 – Phải thu khác (Khoản chi hộ)
Có TK 111, 112.
Khi khách hàng thanh toán tiền chi hộ:
Nợ TK 111, 112
Có TK 1388 – Phải thu khác (Khoản chi hộ).
– Trường hợp doanh nghiệp chi hộ tiền mua hàng cho khách hàng, hóa đơn ghi tên doanh nghiệp:
Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc TK 641 (Chi phí bán hàng)
Có TK 111, 112.
Khi khách hàng thanh toán tiền chi hộ:
Nợ TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)
Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ)
2.2. Trường hợp thu hộ
– Doanh nghiệp thu tiền hộ khách hàng:
Nợ TK 111, 112
Có TK 3388 – Phải trả khác (Khoản thu hộ)
– Khi trả lại tiền thu hộ cho khách hàng:
Nợ TK 3388 – Phải trả khác (Khoản thu hộ)
Có TK 111, 112.
3. Ví dụ minh họa cụ thể
Ví dụ 1: Doanh nghiệp chi hộ – Hóa đơn đứng tên khách hàng
Công ty A chi hộ 11.000.000 đồng (đã bao gồm VAT) để mua hàng cho khách hàng B. Hóa đơn mua hàng ghi tên bên nhận là khách hàng B. Sau đó, khách hàng B hoàn trả đầy đủ số tiền cho Công ty A.
Công ty A hạch toán:
– Khi chi hộ tiền:
Nợ TK 1388 – Phải thu khác: 11.000.000
Có TK 111/112 – Tiền mặt/tiền gửi ngân hàng: 11.000.000
– Khi khách hàng hoàn trả tiền:
Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/tiền gửi ngân hàng: 11.000.000
Có TK 1388 – Phải thu khác: 11.000.000
Ví dụ 2: Doanh nghiệp chi hộ – Hóa đơn đứng tên doanh nghiệp
Công ty A chi 5.500.000 đồng (đã có VAT) để mua văn phòng phẩm giúp khách hàng B, tuy nhiên hóa đơn lại ghi tên Công ty A. Sau đó, Công ty A yêu cầu khách hàng hoàn trả và xuất hóa đơn phí dịch vụ.
Hạch toán:
– Khi chi tiền mua hàng (hóa đơn đứng tên doanh nghiệp):
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 5.000.000
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 500.000
Có TK 111/112 – Tiền mặt/tiền gửi: 5.500.000
– Khi khách hàng hoàn trả tiền chi hộ (gồm cả chi phí dịch vụ nếu có):
Giả sử doanh nghiệp thu thêm 550.000 đồng tiền phí dịch vụ:
Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/tiền gửi: 6.050.000
Có TK 511 – Doanh thu cung cấp dịch vụ: 5.500.000
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (10%): 550.000
Ví dụ 3: Doanh nghiệp thu hộ khách hàng
Công ty A thu hộ 20.000.000 đồng tiền vận chuyển cho khách hàng B. Sau đó, số tiền này được chuyển trả lại cho khách hàng B.
Hạch toán:
– Khi thu hộ:
Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/tiền gửi ngân hàng: 20.000.000
Có TK 3388 – Phải trả khác: 20.000.000
– Khi chuyển trả lại tiền thu hộ:
Nợ TK 3388 – Phải trả khác: 20.000.000
Có TK 111/112 – Tiền mặt/tiền gửi ngân hàng: 20.000.000
4. Một số thắc mắc thường gặp về thu hộ, chi hộ
Các khoản thu hộ, chi hộ có được ghi nhận vào doanh thu, chi phí không?
Các khoản này không làm phát sinh doanh thu hoặc chi phí nên không được phản ánh vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Thay vào đó, kế toán cần theo dõi riêng qua tài khoản trung gian như 3388 (Phải trả, phải nộp khác) hoặc 1388 (Phải thu khác).
Nếu đơn vị thu hộ, chi hộ có hưởng phí dịch vụ thì xử lý thế nào?
Phần phí dịch vụ thu hộ, chi hộ mà doanh nghiệp được hưởng sẽ được coi là doanh thu, phải xuất hóa đơn và kê khai thuế như hoạt động kinh doanh thông thường. Doanh nghiệp cần tách riêng phần phí này khỏi khoản tiền thu hộ, chi hộ để hạch toán đúng.
Các khoản thu hộ, chi hộ có chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) không?
Bản chất khoản tiền thu hộ, chi hộ không chịu thuế GTGT, nhưng phần phí dịch vụ (nếu có) thì phải kê khai, nộp thuế GTGT theo quy định (tùy theo ngành nghề áp dụng thuế suất GTGT cụ thể).
Có cần ký hợp đồng thu hộ, chi hộ không?
Có. Doanh nghiệp nên ký hợp đồng hoặc thỏa thuận thu hộ, chi hộ bằng văn bản với bên ủy quyền để chứng minh rõ mối quan hệ, tránh nhầm lẫn với các khoản doanh thu/chi phí. Việc này cũng giúp minh bạch khi cơ quan thuế thanh, kiểm tra.
Tạm kết:
Việc nắm rõ nguyên tắc và cách hạch toán thu hộ, chi hộ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những nhầm lẫn đáng tiếc liên quan đến doanh thu, chi phí hay nghĩa vụ thuế. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
