Hiện nay, việc thanh toán bằng thẻ tín dụng đã trở nên phổ biến và quen thuộc với nhiều cá nhân và cả các tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp, việc hạch toán thanh toán bằng thẻ tín dụng công ty đòi hỏi tuân thủ những quy định nghiêm ngặt về chứng từ và nguyên tắc kế toán. Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp những hướng dẫn chi tiết, đầy đủ, chính xác nhất về vấn đề này.
1. Doanh nghiệp có thể sử dụng thẻ tín dụng không?
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Thông tư 19/2016/TT-NHNN (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 8 Điều 1 Thông tư 17/2021/TT-NHNN), pháp luật cho phép tổ chức là pháp nhân – tức doanh nghiệp được thành lập và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam – được quyền sử dụng thẻ tín dụng. Ngoài ra, tổ chức này còn có thể ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân sử dụng thẻ chính hoặc phát hành thẻ phụ theo đúng quy định. Như vậy, với điều kiện pháp lý đầy đủ, doanh nghiệp hoàn toàn được phép mở và sử dụng thẻ tín dụng để phục vụ cho các hoạt động tài chính của mình.
2. Cơ sở được cấp thẻ tín dụng
Cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động cấp tín dụng qua thẻ tín dụng
Hoạt động cấp tín dụng thông qua thẻ tín dụng được quy định tại Điều 15 Thông tư số 19/2016/TT-NHNN ngày 30/06/2016 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, đã được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 6 Điều 1 Thông tư số 26/2017/TT-NHNN và khoản 7 Điều 1 Thông tư số 17/2021/TT-NHNN. Các quy định này đặt ra nguyên tắc, điều kiện và giới hạn pháp lý cụ thể nhằm đảm bảo an toàn trong hoạt động cấp tín dụng qua thẻ.
Các yêu cầu bắt buộc trong hoạt động cấp tín dụng qua thẻ tín dụng
Theo quy định hiện hành, tổ chức phát hành thẻ (TCPHT) khi thực hiện cấp tín dụng qua thẻ tín dụng phải đáp ứng các yêu cầu sau:
– Cơ sở giao dịch hợp pháp: Hoạt động cấp tín dụng phải được thực hiện thông qua hợp đồng phát hành và sử dụng thẻ tín dụng, đồng thời có thể kèm theo các văn bản thỏa thuận khác về việc cấp tín dụng giữa TCPHT và chủ thẻ.
– Quy định nội bộ bắt buộc:
TCPHT phải ban hành quy định nội bộ chi tiết và phù hợp với quy định pháp luật, bao gồm:
- Đối tượng được cấp tín dụng, hạn mức tín dụng, điều kiện và thời hạn cấp tín dụng.
- Quy trình thẩm định tín dụng, cơ cấu lại thời hạn trả nợ, phương thức tính lãi, thu hồi nợ, xử lý nợ quá hạn.
- Nguyên tắc phân định trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận thẩm định và quyết định tín dụng.
– Điều kiện của chủ thẻ:
TCPHT chỉ cấp tín dụng cho chủ thẻ đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
- Thuộc nhóm đối tượng được sử dụng thẻ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 16 Thông tư 19/2016/TT-NHNN.
- Không thuộc nhóm bị cấm cấp tín dụng theo Điều 126 Luật Các tổ chức tín dụng (đã được sửa đổi, bổ sung).
- Có mục đích sử dụng vốn hợp pháp và năng lực tài chính đảm bảo khả năng thanh toán.
– Biện pháp bảo đảm nghĩa vụ trả nợ:
TCPHT có quyền yêu cầu chủ thẻ áp dụng các biện pháp bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật để thực hiện nghĩa vụ thanh toán.
3. Doanh nghiệp thanh toán chi phí bằng thẻ tín dụng của doanh nghiệp có được xem là một hình thức thanh toán không dùng tiền mặt không?
Thanh toán bằng thẻ tín dụng của doanh nghiệp được pháp luật thừa nhận là một hình thức thanh toán không dùng tiền mặt nếu đáp ứng đúng quy định.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 09/2023/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2014/TT-BTC), các khoản chi được xác định là đã thanh toán không dùng tiền mặt nếu thực hiện qua:
- Thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng
- Thanh toán bằng thẻ ngân hàng (bao gồm cả thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ)
- Các hình thức thanh toán điện tử phù hợp với quy định pháp luật.
Do đó, khi doanh nghiệp sử dụng thẻ tín dụng đứng tên doanh nghiệp để chi trả cho các khoản mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, giao dịch đó được xem là hợp lệ trong việc xác định chi phí được trừ (nếu đủ chứng từ hợp pháp đi kèm). Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý phải thanh toán nợ thẻ tín dụng từ tài khoản ngân hàng của chính doanh nghiệp, không sử dụng tiền cá nhân để tất toán, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ của giao dịch.
4. Điều kiện hạch toán thanh toán bằng thẻ tín dụng công ty
Để thực hiện hạch toán thanh toán bằng thẻ tín dụng công ty đúng nguyên tắc kế toán và được chấp nhận là chi phí hợp lệ, doanh nghiệp cần đảm bảo đồng thời các điều kiện sau:
– Thẻ tín dụng phải đứng tên doanh nghiệp:
- Thẻ được phát hành cho tổ chức là pháp nhân có đăng ký hợp pháp tại Việt Nam.
- Có thể ủy quyền cho cá nhân sử dụng nhưng vẫn phải là thẻ thuộc sở hữu pháp lý của doanh nghiệp.
– Chi phí phát sinh phải phục vụ cho hoạt động SXKD của doanh nghiệp: Giao dịch thanh toán bằng thẻ tín dụng phải liên quan đến hoạt động có doanh thu, phù hợp với ngành nghề đăng ký.
– Có đầy đủ chứng từ hợp pháp:
- Hóa đơn giá trị gia tăng hợp lệ (hoặc chứng từ tương đương).
- Chứng từ thanh toán bằng thẻ tín dụng, bao gồm: sao kê thẻ, biên lai thanh toán, hợp đồng mua bán (nếu có), chứng từ đối chiếu công nợ (nếu cần).
- Giấy tờ ủy quyền sử dụng thẻ (nếu người sử dụng thẻ là cá nhân được doanh nghiệp ủy quyền).
– Việc thanh toán dư nợ thẻ phải thực hiện từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp: Không sử dụng tiền mặt hay tài khoản cá nhân để trả nợ thẻ, nhằm bảo đảm giao dịch có nguồn gốc rõ ràng, minh bạch và không bị loại khi xác định chi phí được trừ.
– Hạch toán đúng thời điểm và bản chất nghiệp vụ:
- Ghi nhận nợ phải trả khi chi phí phát sinh qua thẻ.
- Hạch toán thanh toán nợ thẻ khi thực hiện trả nợ cho ngân hàng phát hành thẻ.
Tạm kết:
Chỉ khi đáp ứng đầy đủ điều kiện hạch toán thanh toán bằng thẻ tín dụng công ty, các khoản chi qua thẻ mới thực sự hợp lệ và được chấp nhận khi quyết toán thuế. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
