Trong quá trình vận hành và sử dụng phương tiện phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, phí sử dụng đường bộ là khoản chi phí thường xuyên mà doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp và hướng dẫn cụ thể cách hạch toán phí sử dụng đường bộ theo quy định hiện hành, đồng thời chỉ ra những lưu ý quan trọng không nên bỏ qua trong khi thực hiện công tác kế toán.
1. Phí sử dụng đường bộ là gì?
1.1. Khái niệm
Phí sử dụng đường bộ – còn gọi là phí bảo trì đường bộ, là khoản tiền mà chủ phương tiện giao thông cơ giới đường bộ phải nộp định kỳ. Mục đích chính của khoản phí này là để Nhà nước có nguồn lực duy tu, sửa chữa và bảo trì hệ thống đường bộ phục vụ cho nhu cầu đi lại và vận tải.
Lưu ý: Phí sử dụng đường bộ không đồng nhất với phí BOT (phí cầu đường). Phí BOT là khoản phí hoàn vốn đầu tư xây dựng công trình giao thông, thường được thu trực tiếp tại các trạm thu phí khi phương tiện lưu thông qua. Trong khi đó, phí sử dụng đường bộ được nộp định kỳ theo đăng kiểm, không phụ thuộc vào quãng đường đã di chuyển.
1.2. Đối tượng phải nộp phí
Theo quy định tại Khoản 1 và 2 Điều 2 Thông tư số 70/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, các phương tiện giao thông cơ giới đường bộ đã hoàn tất đăng ký, kiểm định để tham gia lưu thông (có đăng ký xe, biển số và giấy chứng nhận kiểm định) là đối tượng bắt buộc nộp phí. Cụ thể bao gồm: ô tô, xe đầu kéo và các phương tiện tương tự (gọi chung là ô tô).
Một số phương tiện được miễn phí sử dụng đường bộ, gồm có:
- Xe cứu thương
- Xe cứu hỏa
- Xe chuyên dùng phục vụ tang lễ
- Xe quân sự chuyên dùng
- Xe của lực lượng công an nhân dân sử dụng cho mục đích công vụ
Mức phí hiện hành: Mức phí sử dụng đường bộ được phân loại chi tiết theo loại xe và số chỗ ngồi, quy định cụ thể tại Phụ lục I – Thông tư số 70/2021/TT-BTC. Mức phí sẽ thay đổi tùy vào tải trọng, mục đích sử dụng và chu kỳ đăng kiểm.
1.3. Cách tính và hình thức nộp phí
Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức nộp phí theo tháng, theo năm hoặc theo chu kỳ đăng kiểm. Việc tính phí và thời hạn nộp được hướng dẫn cụ thể tại Điều 6 của Thông tư 70/2021/TT-BTC. Sau khi hoàn tất nghĩa vụ nộp phí, đơn vị sẽ được cấp biên lai thu phí theo mẫu của Thông tư 303/2016/TT-BTC, đây là chứng từ hợp lệ để hạch toán vào chi phí doanh nghiệp.
Lưu ý:
- Cần phân biệt rõ giữa phí sử dụng đường bộ và vé/cước phí đường bộ.
- Phí sử dụng đường bộ là khoản phí bắt buộc nộp theo chu kỳ, không có hóa đơn VAT, không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
- Cước hoặc vé đường bộ (thường xuất hiện khi xe qua trạm BOT hoặc sử dụng hạ tầng giao thông theo lượt) là khoản chi có hóa đơn GTGT, được khấu trừ thuế như các khoản chi phí thông thường khác.
2. Hướng dẫn hạch toán phí sử dụng đường bộ
2.1. Đặc điểm của phí sử dụng đường bộ
Phí sử dụng đường bộ mang bản chất là khoản phí trả trước cho quyền sử dụng hạ tầng giao thông trong một khoảng thời gian tương lai. Doanh nghiệp thường nộp khoản phí này trước tại thời điểm đăng kiểm xe, theo chu kỳ được lựa chọn như: 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 12 tháng hoặc thậm chí 30 tháng.
Chính vì đặc điểm trả trước và có thời hạn phân bổ, kế toán cần ghi nhận khoản này là chi phí trả trước ngắn hạn hoặc dài hạn, tùy vào kỳ hạn đã nộp và thời gian phân bổ còn lại.
Ngoài ra, vì phí sử dụng đường bộ là khoản phí nộp cho cơ quan nhà nước, doanh nghiệp chỉ nhận được biên lai thu phí – không phải hóa đơn giá trị gia tăng. Do đó, kế toán không được hạch toán thuế GTGT đầu vào, và toàn bộ số tiền ghi trên biên lai sẽ được ghi nhận trực tiếp vào giá trị chi phí trả trước để phân bổ.
2.2. Cách hạch toán phí sử dụng đường bộ
– Khi trả trước phí sử dụng đường bộ cho nhiều tháng, hạch toán:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Có TK 111, 112, 141,…
– Khi phân bổ phí sử dụng đường bộ vào chi phí, kế toán căn cứ vào mục đích sử dụng của ô tô để lựa chọn tài khoản phù hợp. Cụ thể:
+ Nếu ô tô sử dụng cho bộ phận quản lý, văn phòng:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý DN (TK 6425)
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
+ Nếu ô tô sử dụng cho bộ phận bán hàng:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (TK 6418)
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
+ Nếu ô tô sử dụng cho bộ phận sản xuất:
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (TK 6278)
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
2.3. Trình bày phí sử dụng đường bộ trên báo cáo tài chính
Trường hợp 1: Nếu phí sử dụng đường bộ được ghi nhận là chi phí trả trước, kế toán cần căn cứ vào thời hạn phân bổ còn lại để xác định cách trình bày trên Bảng cân đối kế toán như sau:
- Chi phí trả trước ngắn hạn (Mã số 151): Nếu thời hạn phân bổ còn lại không quá 12 tháng hoặc nằm trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường;
- Chi phí trả trước dài hạn (Mã số 152): Nếu thời gian phân bổ còn lại vượt quá 12 tháng hoặc kéo dài qua nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh.
Trường hợp 2: Trong trường hợp phí sử dụng đường bộ đã được hạch toán trực tiếp vào chi phí trong kỳ, kế toán sẽ trình bày trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo tính chất sử dụng chi phí:
- Chi phí bán hàng (Mã số 25): Nếu khoản chi có liên quan đến hoạt động tiêu thụ;
- Chi phí quản lý doanh nghiệp (Mã số 26): Nếu liên quan đến hoạt động điều hành, quản trị chung.
Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp hạch toán phí sử dụng đường bộ vào TK 6278 – Chi phí sản xuất chung khác, khoản mục này sẽ được tập hợp vào giá thành sản phẩm. Khi đó, cách trình bày trên báo cáo tài chính sẽ tùy thuộc vào phương pháp tính giá thành và hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng.
3. Một số vấn đề cần lưu ý khi hạch toán phí sử dụng đường bộ
Vì phí sử dụng đường bộ là khoản chi được đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh, nên để được chấp nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, kế toán cần đảm bảo các điều kiện sau:
– Phương tiện phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp: Xe phải đứng tên doanh nghiệp trong giấy đăng ký và có đầy đủ hồ sơ pháp lý đi kèm.
– Có văn bản nội bộ chứng minh mục đích sử dụng xe trong hoạt động sản xuất – kinh doanh: Doanh nghiệp nên ban hành quy chế sử dụng xe ô tô, lịch trình di chuyển hoặc phân công nhiệm vụ cụ thể, giúp chứng minh việc sử dụng xe phục vụ hoạt động công ty.
– Thực hiện bàn giao, kiểm kê tài sản rõ ràng: Việc phân loại rõ ràng phương tiện được giao cho bộ phận nào (sản xuất, bán hàng, quản lý…) là cơ sở để hạch toán đúng tài khoản chi phí tương ứng.
– Theo dõi chu kỳ nộp phí một cách liên tục và chính xác: Kế toán cần kiểm soát tốt kỳ hạn đã nộp, tránh tình trạng hạch toán sót hoặc trùng lặp, đồng thời đảm bảo phân bổ đúng kỳ nếu là chi phí trả trước.
– Xử lý tình huống truy thu phí quá khứ: Trong thực tế, nếu doanh nghiệp quên đóng phí và chỉ phát hiện khi đi đăng kiểm lại, cơ quan chức năng có thể yêu cầu truy thu phần chưa đóng nhưng không xử phạt. Khi đó, kế toán cần cân nhắc xử lý:
- Nếu kỳ truy thu đã khóa sổ, có thể ghi nhận chi phí vào kỳ hiện tại.
- Nếu kỳ cũ còn mở, cần hạch toán lại đúng kỳ phát sinh để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.
Tạm kết:
Phí sử dụng đường bộ tuy không phải khoản chi lớn nhưng lại có vai trò nhất định trong việc phản ánh đúng chi phí vận hành doanh nghiệp, đặc biệt là với các đơn vị có đội xe thường xuyên di chuyển. Nắm vững nguyên tắc hạch toán phí sử dụng đường bộ và những lưu ý liên quan không chỉ giúp ghi nhận đúng chi phí và hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
