Nộp tiền bảo hiểm xã hội (BHXH) là nghĩa vụ pháp lý và trách nhiệm của doanh nghiệp với người lao động. Nếu doanh nghiệp chậm nộp tiền bảo hiểm xã hội sẽ phát sinh tiền lãi chậm nộp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán lãi chậm nộp BHXH theo thông tư 200 và 133.
1. Hướng dẫn hạch toán lãi chậm nộp BHXH
Kế toán ghi nhận khoản lãi chậm nộp BHXH vào tài khoản 811 “Chi phí khác”. Bởi đây là một khoản chi của doanh nghiệp nhưng không phục vụ trực tiếp cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh hay quản lý. Cụ thể, bút toán hạch toán lãi chậm nộp BHXH chi tiết như sau:
Khi nhận được quyết định xử phạt của BHXH, hạch toán:
Nợ TK 811 – Chi phí khác
Có TK 3388 – Phải trả khác
Khi nộp tiền phạt, tiền lãi chậm nộp BHXH, hạch toán:
Nợ TK 3388 – Phải trả khác
Có TK 111, 112
Lưu ý: Khi làm quyết toán thuế TNDN, kế toán phải loại chi phí tiền lãi chậm nộp bảo hiểm xã hội ra khỏi chi phí được trừ trước khi tính thuế TNDN (Ghi chi phí này vào chỉ tiêu B4 tại Tờ khai Quyết toán thuế TNDN Mẫu 03/TNDN)
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC thì khoản lãi/phạt do chậm đóng BHXH không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Nói cách khác, đây là chi phí kế toán hợp lý nhưng không được khấu trừ thuế.
2. Bài tập ví dụ về hạch toán lãi chậm nộp BHXH
Đề bài: Công ty TNHH Mai Xanh chậm nộp tiền BHXH của T6/2025 và phát sinh lãi chậm nộp là 5.000.000 VNĐ
Khi công ty nhận được thông báo tiền lãi chậm nộp BHXH, ghi nhận như sau:
Nợ TK 811 – Chi phí khác: 5.000.000 VNĐ
Có TK 3388 – Phải trả khác: 5.000.000 VNĐ
Khi công ty nộp tiền lãi chậm nộp BHXH, kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 3388 – Phải trả khác: 5.000.000 VNĐ
Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc 112 (Tiền gửi ngân hàng): 5.000.000 VNĐ
3. Mức phạt đóng chậm bảo hiểm xã hội là bao nhiêu?
Theo quy định tại Điều 39 Nghị định 22/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt hành chính theo các mức sau tùy theo mức độ vi phạm:
| Mức phạt | Trường hợp áp dụng |
| Từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm bị lập biên bản vi phạm |
Lưu ý: Mức phạt tối đa không vượt quá 75 triệu đồng. |
| Từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng | Nếu doanh nghiệp không tham gia bảo hiểm cho toàn bộ lao động thuộc diện bắt buộc nhưng hành vi chưa đủ yếu tố cấu thành tội phạm. Mức phạt cũng giới hạn ở 75 triệu đồng. |
| Từ 50 triệu đến 75 triệu đồng | Áp dụng đối với hành vi trốn đóng hoặc cố ý làm sai lệch hồ sơ để được hưởng mức đóng thấp vào Quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, với điều kiện chưa bị xử lý hình sự. |
Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn buộc phải nộp bổ sung toàn bộ số tiền bảo hiểm chưa đóng và đóng lãi phát sinh do nộp chậm. Đây là căn cứ để bộ phận kế toán ghi nhận các khoản truy thu và lãi chậm nộp trong sổ sách kế toán, đảm bảo tuân thủ đúng quy định tài chính hiện hành.
4. Cách tính số tiền lãi chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN
4.1. Cách tính lãi chậm nộp các khoản bảo hiểm
Theo hướng dẫn tại Điều 37 Quyết định 595/QĐ-BHXH và khoản 6 Điều 1 Quyết định 490/QĐ-BHXH, khi đơn vị sử dụng lao động chậm nộp các khoản bảo hiểm như: Bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp và bảo hiểm xã hội tự nguyện với thời gian từ 30 ngày trở lên, thì phải nộp thêm khoản lãi phát sinh trên số tiền chưa nộp.
Việc tính lãi được thực hiện từ ngày đầu tiên của mỗi tháng phát sinh nợ cho đến thời điểm thực nộp. Công thức tính lãi chậm nộp bảo hiểm như sau:
| Lcđi | = | Pcđi | x | k (đồng) |
Trong đó:
– Lcđi: tiền lãi chậm đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN tính tại tháng i (đồng).
– Pcđi: số tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN chậm đóng quá thời hạn phải tính lãi tại tháng i (đồng), được xác định như sau:
| Pcđi | = | Plki | – | Spsi (đồng) |
Trong đó:
- Plki: tổng số tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN phải đóng lũy kế đến hết tháng trước liền kề tháng tính lãi i (không bao gồm số tiền lãi chậm đóng, lãi truy thu các kỳ trước còn chậm đóng nếu có).
- Spsi: số tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN phải đóng phát sinh chưa quá hạn phải nộp, xác định như sau:
Nếu đóng hằng tháng: Số tiền phải đóng phát sinh để tính lãi được xác định bằng số tiền bảo hiểm phát sinh của tháng liền kề trước tháng tính lãi.
Nếu đóng theo quý (3 tháng) hoặc theo kỳ 6 tháng một lần: Số tiền phát sinh dùng để tính lãi là tổng số tiền bảo hiểm phải đóng của các tháng trước liền kề tháng tính lãi, nhưng chưa đến hạn đóng.
– k: Mức lãi suất áp dụng khi tính lãi chậm đóng được quy định khác nhau theo từng loại bảo hiểm:
- Đối với BHXH bắt buộc, BHTN, BHTNLĐ – BNN: Lãi suất k = 2 lần mức lãi suất đầu tư bình quân của Quỹ BHXH trong năm liền kề trước thời điểm tính lãi, tính theo tháng. Mức này do BHXH Việt Nam công bố.
- Đối với BHYT: Lãi suất k = 2 lần lãi suất thị trường liên ngân hàng kỳ hạn 9 tháng, tính theo tháng, của năm liền kề, do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố trên Cổng Thông tin điện tử. Trường hợp không công bố lãi suất kỳ hạn 9 tháng thì sử dụng kỳ hạn gần nhất liền trước kỳ hạn này.
4.2. Số tiền lãi chậm đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN phải thu trong tháng
Tổng số tiền lãi chậm nộp các khoản bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp và tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp phải ghi nhận trong tháng bao gồm hai phần chính:
- Phần lãi lũy kế chuyển sang: Là số tiền lãi chậm nộp đã tính đến cuối tháng trước liền kề nhưng chưa được nộp, được theo dõi tiếp trong kỳ kế toán hiện tại.
- Phần lãi phát sinh trong tháng: Là số tiền lãi được tính dựa trên các khoản bảo hiểm chậm nộp mới phát sinh trong tháng này.
Tổng số tiền lãi phải thu trong tháng chính là tổng hợp của hai phần trên, được theo dõi trên sổ kế toán và báo cáo tài chính nội bộ để phục vụ đối chiếu với cơ quan BHXH cũng như tính đúng chi phí không được khấu trừ khi quyết toán thuế.
4.3. Lãi suất bình quân theo tháng lãi chậm nộp BHXH
Mỗi năm, BHXH Việt Nam sẽ công bố mức lãi suất bình quân theo tháng được dùng để tính lãi chậm nộp các khoản bảo hiểm xã hội. Việc công bố được thực hiện trong 15 ngày đầu của tháng 01, căn cứ theo:
- Điểm a và b khoản 3 Điều 6 Quyết định số 60/2015/QĐ-TTg
- Kết quả đầu tư của Quỹ BHXH trong năm trước liền kề.
Thông báo lãi suất này được gửi đến BHXH các tỉnh, thành phố, BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Bộ Công an nhằm đảm bảo thống nhất áp dụng trong cả hệ thống.
5. Giải đáp một số câu hỏi về lãi chậm nộp bảo hiểm xã hội
Lãi chậm nộp BHXH có được tính vào chi phí được trừ không?
Lãi chậm nộp BHXH không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. (Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC)
Khoản lãi chậm nộp BHXH có cần theo dõi chi tiết riêng không?
Nên thực hiện theo dõi riêng để phục vụ công tác quyết toán thuế TNDN. Điều này giúp kế toán dễ dàng phân loại chi phí được trừ và không được trừ, tránh bị loại chi phí khi thanh tra thuế.
Lãi chậm nộp bảo hiểm có phải thanh toán ngay không?
Lãi chậm nộp không cần nộp ngay nhưng sẽ được cơ quan BHXH tính toán và thông báo trong quá trình thanh tra hoặc khi đơn vị hoàn tất nghĩa vụ đóng, và phải nộp bổ sung cùng lúc với số tiền nợ gốc.
Có thể hạch toán lãi chậm nộp vào chi phí tài chính (TK 635) không?
Không phù hợp. TK 635 – Chi phí tài chính dùng cho các khoản chi phí liên quan đến hoạt động tài chính như lãi vay, lỗ tỷ giá. Lãi chậm nộp BHXH không thuộc phạm vi này nên phải đưa vào TK 811 – Chi phí khác.
Tạm kết
Trên đây là phần hướng dẫn chi tiết cách hạch toán lãi chậm nộp BHXH theo thông tư 200 và 133. Việc xử lý và hạch toán lãi chậm nộp BHXH đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp minh bạch sổ sách và tránh tối đã các rủi ro về thuế sau này. Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho các bạn.
