Hiện nay, không ít doanh nghiệp phải đối mặt với tình trạng hàng hóa thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân sau mỗi kỳ kiểm kê. Đây là vấn đề quan trọng, liên quan đến kiểm soát nội bộ, trách nhiệm cá nhân và minh bạch tài chính trong doanh nghiệp. Do đó, nếu việc xử lý sai lệch không được thực hiện đúng quy trình có thể gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng. Bài viết sau sẽ tổng hợp và cung cấp những hướng dẫn chi tiết về cách xử lý và hạch toán hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân.
1. Hướng dẫn cách xử lý và hạch toán hàng hóa thiếu chưa rõ nguyên nhân
Đối với hàng thiếu chờ xử lý:
(1) Nếu là hàng hóa thiếu so với hóa đơn (Tức là lúc DN nhập hàng về bị thiếu so với hóa đơn)
Nợ TK 152, 153, 155, 156: Số hàng thực tế nhập kho
Nợ TK 1381: Số hàng hóa bị thiếu (Theo cả TT 133 và 200)
Nợ TK 1331: Số thuế GTGT được khấu trừ (Theo hóa đơn)
Có TK 111, 112, 331…
(2) Nếu là thiếu khi kiểm kê lại kho:
Nợ TK 1381 (Số hàng bị thiếu)
Có TK 152, 153, 155, 156…
– Sau khi đã tìm ra nguyên nhân, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để hạch toán như sau:
+ Nếu lỗi do bên bán xuất thiếu, hoặc bên vận chuyển làm mất, hoặc nhân viên công ty làm mất trong quá trình vận chuyển và họ trả số hàng thiếu đó:
Nợ TK 156 (Số hàng thiếu)
Có TK 1381 (Số hàng thiếu)
+ Trường hợp xử lý hàng kiểm kê kho:
– Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (Cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 1388 – Phải thu khác (Cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (Phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.
– Trường hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định được ngay nguyên nhân và người chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1388 – Phải thu khác) (Số phải bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (Nếu theo TT 200)
Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung (Nếu theo TT 200)
Có các TK 152, 153, 155, 156
Có các TK 111, 112.
Chú ý: Số hàng thiếu này nếu cho vào chi phí thì chi phí này sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN cuối năm.
Lưu ý: Đối với trường hợp bồi thường mà phần giá trị cao hơn hoặc thấp hơn giá trị hàng thiếu:
– Nếu giá trị bồi thường cao hơn:
Nợ TK 111, 112, 152, 153, 156…: (Gồm cả thuế)
Có TK 711 (Phần giá trị cao hơn).
– Nếu giá trị bồi thường thấp hơn:
Nợ TK 632, 811 (Phần giá trị không được bồi thường)
Có TK 1381 (Số hàng thiếu không được bồi thường)
2. Một số thắc mắc thường gặp đối với hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân
Khi phát hiện thiếu hàng chưa rõ nguyên nhân, doanh nghiệp cần làm gì đầu tiên?
Khi kết quả kiểm kê cho thấy hàng hóa bị thiếu hụt mà chưa xác định được nguyên nhân, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Lập Biên bản kiểm kê, trong đó ghi rõ số lượng thực tế, số lượng theo sổ sách, mức chênh lệch và tình trạng hàng hóa.
- Thành lập Hội đồng kiểm kê hoặc Hội đồng xử lý tài sản thiếu, mất mát, hư hỏng theo quy định tại Điều 35 Thông tư 200/2014/TT-BTC (hoặc Điều 28 Thông tư 133/2016/TT-BTC nếu doanh nghiệp nhỏ và vừa).
- Hội đồng sẽ tiến hành điều tra, xác minh nguyên nhân thiếu hụt, có thể bao gồm việc đối chiếu sổ kho, phiếu xuất – nhập, theo dõi camera, xác minh trách nhiệm các bên liên quan.
- Trước khi có kết luận chính thức, phần hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân phải được hạch toán vào TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý và không được đưa vào chi phí ngay.
Có được phép hạch toán trực tiếp khoản hàng thiếu vào chi phí không?
Không được. Theo quy định tại Điều 35 Thông tư 200/2014/TT-BTC, hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân không được hạch toán trực tiếp vào chi phí. Phải đưa vào TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý, sau đó:
- Nếu xác định nguyên nhân do hư hỏng tự nhiên hoặc nằm trong định mức hao hụt được duyệt, phần giá trị thiếu được chuyển vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
- Nếu do cá nhân gây ra và được xác định rõ ràng, ghi nhận khoản phải thu từ cá nhân liên quan.
- Nếu không xác định được trách nhiệm và được cấp có thẩm quyền chấp thuận, ghi vào chi phí khác (TK 811).
Việc xử lý cần có đầy đủ biên bản xác minh, quyết định xử lý và hồ sơ đi kèm.
Có được khấu trừ thuế GTGT đối với phần hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân không?
Không được khấu trừ. Theo quy định tại Điểm 1.4 Phụ lục 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC, thuế GTGT đầu vào của hàng hóa bị mất, hư hỏng không xác định được nguyên nhân hoặc không có hồ sơ chứng minh sẽ không được khấu trừ.
Phần thuế GTGT đầu vào mới được xem xét để khấu trừ hoặc điều chỉnh thuế hợp lý (nếu hàng hóa được thu hồi, bồi thường, hoặc không làm giảm giá trị sử dụng) khi đáp ứng được những điều kiện sau:
- Có xác định rõ nguyên nhân
- Có biên bản kiểm kê, quyết định xử lý, chứng từ hợp lệ,
Nếu hàng thiếu được xác định là mất do lỗi cá nhân, sau khi được bồi thường, doanh nghiệp không được ghi tăng thuế GTGT đầu vào từ khoản thu này.
Nếu phần hàng thiếu nằm trong định mức hao hụt cho phép, có cần lập biên bản xử lý không?
Có. Dù thiếu hụt nằm trong định mức cho phép (ví dụ: định mức hao hụt trong quá trình bảo quản, vận chuyển), doanh nghiệp vẫn phải lập biên bản kiểm kê, biên bản xác nhận định mức được phê duyệt và quyết định xử lý từ người có thẩm quyền. Chỉ khi đầy đủ hồ sơ, kế toán mới được hạch toán vào chi phí hợp lý.
Có cần thông báo với cơ quan thuế khi phát hiện hàng hóa thiếu chưa rõ nguyên nhân không?
Thông thường, doanh nghiệp không bắt buộc phải thông báo ngay cho cơ quan thuế khi phát hiện thiếu hụt. Tuy nhiên, nếu giá trị thiếu lớn, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật (như thất thoát tài sản công ty, tiêu cực nội bộ), doanh nghiệp nên chủ động lập hồ sơ minh bạch, vì có thể bị cơ quan thuế, kiểm toán yêu cầu giải trình sau này.
Hàng hóa thiếu chưa rõ nguyên nhân có phải là căn cứ để truy cứu trách nhiệm hình sự?
Có thể, nếu qua kiểm tra cho thấy hành vi gian lận, cố ý làm thất thoát tài sản doanh nghiệp. Trong trường hợp đó, doanh nghiệp sẽ chuyển vụ việc sang cơ quan công an, đồng thời lập biên bản bàn giao, hồ sơ vụ việc để xử lý theo quy định pháp luật hình sự. Việc này thường chỉ áp dụng khi giá trị tài sản lớn và có dấu hiệu lạm dụng chức vụ, quyền hạn, chiếm đoạt tài sản.
Trường hợp phát hiện hàng thiếu vào cuối kỳ kế toán, có cần điều chỉnh báo cáo tài chính không?
Có. Nếu doanh nghiệp phát hiện hàng thiếu trước khi lập báo cáo tài chính, cần hạch toán đúng và phản ánh số liệu thực tế trên báo cáo. Nếu phát hiện sau khi đã nộp báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần lập báo cáo điều chỉnh, nộp lại báo cáo cho cơ quan thuế kèm theo giải trình lý do điều chỉnh.
Tạm kết:
Xử lý và hạch toán hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro kiểm toán, bảo vệ uy tín và tuân thủ pháp luật. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
