Khác với giao dịch bán hàng thông thường, nghiệp vụ hạch toán hàng khuyến mãi không thu tiền có cách xử lý riêng về hóa đơn, thuế và định khoản kế toán. Nếu ghi nhận sai, doanh nghiệp dễ bị loại chi phí hoặc truy thu thuế. Bài viết dưới đây của ketoan.vn sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán hàng khuyến mãi theo đúng quy định, giúp kế toán áp dụng chính xác và hạn chế rủi ro.
1. Chính sách dành cho hàng khuyến mãi
Hàng khuyến mãi không thu tiền là trường hợp doanh nghiệp tặng sản phẩm, dịch vụ miễn phí cho khách hàng trong các chương trình quảng bá, tri ân, mở rộng thị phần. Với hình thức này, kế toán cần đặc biệt lưu ý vì cách xử lý về hóa đơn, thuế và hạch toán có sự khác biệt so với hàng bán thông thường.
Tuy nhiên, việc hạch toán và xử lý thuế với hàng khuyến mãi cần tuân thủ đúng quy định pháp lý, nếu không sẽ dễ dẫn đến rủi ro bị loại chi phí hoặc ấn định thuế.
- Theo Luật Thuế GTGT số 13/2008 và các văn bản sửa đổi bổ sung: Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mãi phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ là hàng khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu; đồng thời phải tuân thủ đúng quy định về quản lý chương trình khuyến mãi. Trường hợp hàng khuyến mãi theo đúng quy định pháp luật thương mại thì không phải tính thuế GTGT đầu ra.
- Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (chế độ kế toán DN lớn): Chi phí liên quan đến hàng khuyến mãi được hạch toán vào chi phí bán hàng (TK 641). Doanh nghiệp phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp (chương trình khuyến mãi, quyết định, hóa đơn, phiếu xuất kho…) để được tính vào chi phí hợp lý.
- Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (chế độ kế toán DN nhỏ và vừa): Việc ghi nhận hàng khuyến mãi cũng tương tự Thông tư 200, hạch toán vào chi phí bán hàng (TK 642). DN cần theo dõi riêng phần chi phí khuyến mãi để phục vụ quyết toán thuế và kiểm soát hiệu quả kinh doanh.
Như vậy, chính sách khuyến mãi hợp pháp phải được đăng ký theo quy định của Luật Thương mại và có đầy đủ chứng từ. Đồng thời, kế toán cần hạch toán đúng theo Thông tư 200 hoặc Thông tư 133 tùy loại hình doanh nghiệp, để đảm bảo chi phí được chấp nhận và minh bạch khi quyết toán thuế.
2. Nguyên tắc khi hạch toán hàng khuyến mãi, quảng cáo
Để việc ghi nhận chi phí khuyến mãi, quảng cáo được hợp lệ và không bị loại khi quyết toán thuế, kế toán cần nắm vững các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc về hóa đơn và chứng từ
- Khi xuất hàng khuyến mãi, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ “hàng khuyến mãi, không thu tiền”.
- Nếu chương trình khuyến mãi được đăng ký theo Luật Thương mại, hàng khuyến mãi sẽ không phải tính thuế GTGT đầu ra.
- Hồ sơ phải có: quyết định hoặc thông báo chương trình khuyến mãi, hóa đơn, phiếu xuất kho, hợp đồng mua bán liên quan…
Nguyên tắc về tài khoản hạch toán
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:
- Hàng khuyến mãi được hạch toán vào TK 641 – Chi phí bán hàng.
- Nếu là chi phí quảng cáo (thuê dịch vụ quảng cáo, truyền thông, tổ chức sự kiện…), kế toán ghi nhận trực tiếp vào chi phí bán hàng.
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC:
- Giá trị hàng khuyến mãi, quảng cáo được ghi nhận vào TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh.
Nguyên tắc về thuế GTGT
- Đối với hàng khuyến mãi theo chương trình hợp pháp: không phải kê khai thuế GTGT đầu ra.
- Đối với hàng biếu tặng hoặc khuyến mãi không đăng ký: phải kê khai và nộp thuế GTGT như giao dịch bán hàng thông thường.
Nguyên tắc về thuế TNDN
Chi phí khuyến mãi, quảng cáo được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện:
-
- Có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp pháp.
- Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Thực hiện đúng theo quy định về thương mại và đăng ký chương trình khuyến mãi.
Nguyên tắc kiểm soát nội bộ
- Doanh nghiệp cần có quy trình phê duyệt chương trình khuyến mãi/quảng cáo rõ ràng, kèm hồ sơ lưu trữ.
- Kế toán cần theo dõi riêng khoản chi khuyến mãi, quảng cáo để thuận tiện cho việc phân tích hiệu quả và phục vụ quyết toán thuế.
3. Hướng dẫn hạch toán hàng khuyến mãi không thu tiền chi tiết nhất
Việc hạch toán hàng khuyến mãi không thu tiền thường gây bối rối cho kế toán, bởi cách xử lý sẽ khác nhau tùy theo đối tượng và tình huống. Căn cứ vào Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp cần xác định rõ mình là bên bán, bên mua hay đại lý phân phối để áp dụng bút toán phù hợp.
3.1 Hạch toán bên bán
Đối với bên bán, việc ghi nhận hàng khuyến mãi phụ thuộc nhiều vào việc doanh nghiệp có đăng ký chương trình khuyến mãi tại Sở Công Thương hay không. Nếu chương trình được đăng ký hợp pháp, hàng khuyến mãi sẽ không phải tính thuế GTGT đầu ra. Ngược lại, nếu không đăng ký, cơ quan thuế có thể coi đó là hàng biếu tặng, phải kê khai và nộp thuế GTGT như giao dịch bán hàng thông thường.
3.1.1 Hạch toán hàng khuyến mãi đăng ký tại Sở Công Thương
Khi doanh nghiệp tổ chức chương trình khuyến mãi và đã đăng ký hợp lệ tại Sở Công Thương, hàng khuyến mãi sẽ không phải tính thuế GTGT đầu ra.
Trường hợp hàng khuyến mãi không kèm điều kiện (tặng miễn phí hoàn toàn):
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (hoặc TK 642 theo TT133)
Có TK 155, 156 – Hàng tồn kho
Trường hợp hàng khuyến mãi có điều kiện (mua kèm, đạt doanh số…):
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 155, 156 – Hàng tồn kho
Sau đó, kế toán thực hiện phân bổ lại doanh thu cho cả hàng bán và hàng khuyến mãi theo tỷ lệ phù hợp.
3.1.2 Hạch toán hàng khuyến mãi không đăng ký tại Sở Công Thương
Nếu doanh nghiệp không đăng ký chương trình khuyến mãi, cơ quan thuế sẽ coi đây là hàng biếu tặng và yêu cầu tính thuế GTGT đầu ra như giao dịch bán hàng thông thường. Thuế GTGT đầu ra này không được khấu trừ, mà tính vào chi phí.
Trường hợp không kèm điều kiện:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (hoặc TK 642 theo TT133)
Có TK 155, 156 – Hàng tồn kho
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Trường hợp có điều kiện:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 155, 156 – Hàng tồn kho
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Doanh thu bán hàng cũng cần được phân bổ lại tương ứng cho sản phẩm khuyến mãi.
3.2 Hạch toán bên mua
Không chỉ bên bán, bên mua khi nhận hàng khuyến mãi không thu tiền cũng cần ghi nhận kế toán chính xác để phản ánh đúng giá trị tài sản và thu nhập. Tùy theo việc hàng khuyến mãi đi kèm điều kiện hay không, cách hạch toán sẽ có sự khác biệt. Nếu hàng được tặng hoàn toàn miễn phí, kế toán ghi nhận vào thu nhập khác; còn nếu hàng khuyến mãi gắn với giao dịch mua hàng, giá trị cần được phân bổ hợp lý vào hàng mua và hàng khuyến mãi.
Khi nhận hàng khuyến mãi không thu tiền, bên mua xử lý như sau:
Không kèm điều kiện: ghi nhận giá trị hàng khuyến mãi theo giá hợp lý:
Nợ TK 152, 153, 156… – Hàng tồn kho
Có TK 711 – Thu nhập khác
Có kèm điều kiện (mua 1 tặng 1, mua kèm hàng khác…):
Nợ TK 152, 153, 156, 211… – Giá trị hàng mua (sau khi trừ giá trị khuyến mãi)
Nợ TK 152, 153, 156, 211… – Giá trị hàng khuyến mãi theo giá hợp lý
Có TK 111, 112, 131 – Thanh toán cho bên bán
Lưu ý: Giá trị hàng khuyến mãi được xác định dựa trên:
- Đối với hàng cùng loại: tính bình quân theo tổng số tiền phải trả chia cho tổng số lượng hàng nhận về.
- Đối với hàng khác loại: căn cứ theo giá niêm yết hoặc giá thị trường.
3.3 Đại lý, nhà phân phối khuyến mãi cho khách
Khi nhận hàng khuyến mãi từ nhà sản xuất để phát cho khách, đại lý/nhà phân phối không ghi nhận ngay doanh thu hay chi phí mà phải theo dõi chi tiết trong quản trị nội bộ (tương tự hàng nhận giữ hộ).
Nếu sau chương trình vẫn còn tồn hàng và không phải trả lại, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 156 – Hàng tồn kho
Có TK 711 – Thu nhập khác
4. Ví dụ minh họa hạch toán hàng khuyến mãi không thu tiền
Công ty A ký hợp đồng bán 5 máy in HP cho Công ty B với điều khoản:
-
- Hàng bán: 5 máy in HP
- Đơn giá chưa VAT: 8.000.000 đồng/chiếc
- Thuế GTGT (10%): 800.000 đồng/chiếc
- Khuyến mãi: Tặng kèm 5 bộ mực in, trị giá 150.000 đồng/bộ (chương trình đã đăng ký tại Sở Công Thương)
- Giá vốn máy in: 4.500.000 đồng/chiếc
- Giá vốn mực in: 100.000 đồng/bộ
Công ty B thanh toán toàn bộ tiền hàng bằng chuyển khoản, tổng cộng 44.000.000 đồng, và nhập kho cả máy in lẫn mực in khuyến mãi.
Hạch toán tại Công ty A (bên bán)
- Ghi nhận doanh thu bán hàng:
Nợ TK 112: 44.000.000
Có TK 511: 40.000.000
Có TK 3331: 4.000.000
- Ghi nhận giá vốn hàng xuất bán:
Máy in:
Nợ TK 632: 22.500.000
Có TK 156: 22.500.000
Mực in khuyến mãi:
Nợ TK 632: 500.000
Có TK 156: 500.000
Hạch toán tại Công ty B (bên mua)
- Ghi nhận thanh toán và nhập kho:
Nợ TK 156: 40.000.000
Nợ TK 1331: 4.000.000
Có TK 112: 44.000.000
- Xác định đơn giá nhập kho:
Máy in: (8.000.000 – 150.000) = 7.850.000 đồng/chiếc
Mực in khuyến mãi: 150.000 đồng/bộ
5. Lưu ý và sai sót thường gặp khi hạch toán hàng khuyến mãi không thu tiền
Khi thực hiện hạch toán hàng khuyến mãi không thu tiền, kế toán cần đặc biệt cẩn trọng vì chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến việc chi phí bị loại hoặc doanh nghiệp bị truy thu thuế. Một số điểm quan trọng cần ghi nhớ gồm:
- Hồ sơ, chứng từ hợp lệ: Doanh nghiệp phải có quyết định hoặc thông báo khuyến mãi, hóa đơn, phiếu xuất kho và các giấy tờ liên quan để chứng minh tính hợp pháp của chi phí.
- Xuất hóa đơn bắt buộc: Dù hàng khuyến mãi không thu tiền, vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “hàng khuyến mãi, không thu tiền”. Đây là căn cứ quan trọng để hạch toán và kê khai thuế.
- Đăng ký chương trình khuyến mãi: Nếu đã đăng ký với Sở Công Thương, hàng khuyến mãi sẽ không phải tính thuế GTGT đầu ra. Ngược lại, nếu không đăng ký, doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế GTGT như hàng bán thông thường.
- Hạch toán đúng tài khoản: Tránh nhầm lẫn giữa chi phí bán hàng (TK 641 hoặc TK 642 theo TT133) và giá vốn (TK 632) trong các trường hợp có điều kiện đi kèm.
- Phân bổ doanh thu chính xác: Với các chương trình “mua 1 tặng 1”, “combo khuyến mãi”… kế toán phải phân bổ doanh thu hợp lý cho cả sản phẩm bán và sản phẩm khuyến mãi.
- Xác định đúng giá trị hàng khuyến mãi: Đặc biệt trong trường hợp hàng khuyến mãi khác loại so với hàng bán, cần căn cứ vào giá niêm yết hoặc giá thị trường để ghi nhận đúng.
Trong thực tế, kế toán thường gặp khó khăn khi hạch toán hàng khuyến mãi không thu tiền: dễ nhầm tài khoản, sai sót khi phân bổ doanh thu hoặc bỏ sót hóa đơn chứng từ. Để hạn chế rủi ro này, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS. Hệ thống sẽ:
- Tự động định khoản theo từng nghiệp vụ bán hàng, khuyến mãi.
- Quản lý hóa đơn, chứng từ đầy đủ, tránh thất lạc.
- Kết nối báo cáo thuế và tài chính tức thì, đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Nhờ đó, kế toán vừa tiết kiệm thời gian, vừa yên tâm số liệu minh bạch khi quyết toán.
Tóm lại, hạch toán hàng khuyến mãi không thu tiền là nghiệp vụ kế toán quan trọng, đòi hỏi phải tuân thủ đúng quy định pháp luật và thực hiện chính xác từng bước định khoản. Khi kế toán nắm chắc chính sách, nguyên tắc và cách xử lý cho từng trường hợp, doanh nghiệp sẽ vừa đảm bảo tính minh bạch tài chính, vừa tránh rủi ro về thuế và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động kinh doanh.
