Trong hành trình biến nguyên liệu thành sản phẩm, việc xuất hiện hàng hỏng – dù là do lỗi máy móc, con người hay ngoại cảnh là việc không hiếm gặp và mỗi doanh nghiệp sản xuất đều phải đối mặt. Vì vậy, bài viết sau sẽ tổng hợp và cung cấp các hướng dẫn chi tiết nhất về cách hạch toán hàng hỏng trong sản xuất cụ thể, phù hợp với quy định kế toán hiện hành.
1. Hàng hỏng trong sản xuất là gì? Phân loại ra sao?
Hàng hỏng trong quá trình sản xuất là những sản phẩm không đạt yêu cầu về chất lượng hoặc kỹ thuật theo tiêu chuẩn đã được doanh nghiệp đặt ra. Các lỗi thường gặp có thể liên quan đến màu sắc, kích thước, trọng lượng, thông số kỹ thuật hoặc quy trình lắp ráp. Những sản phẩm này không đủ điều kiện để đưa ra thị trường tiêu thụ nếu không được xử lý hoặc cải tiến. Việc nhận diện và phân loại đúng sản phẩm hỏng là bước quan trọng trong công tác quản lý chất lượng và kế toán chi phí sản xuất.
Phân loại hàng hỏng trong sản xuất
– Theo khả năng khắc phục:
- Sản phẩm có thể sửa chữa: Là các sản phẩm bị lỗi kỹ thuật nhưng vẫn có khả năng khôi phục, sửa chữa hoặc hoàn thiện để đạt tiêu chuẩn, với chi phí hợp lý.
- Sản phẩm không thể sửa chữa: Là các sản phẩm hư hỏng nặng đến mức không thể phục hồi, hoặc nếu sửa chữa thì chi phí vượt quá giá trị sử dụng, không hiệu quả về mặt kinh tế.
– Theo mục tiêu quản lý và kế toán:
- Sản phẩm hỏng trong định mức: Là những thiệt hại đã được doanh nghiệp dự kiến trước dựa trên kinh nghiệm sản xuất, được xác định là tổn thất bình thường và được tính vào chi phí giá thành trong kỳ.
- Sản phẩm hỏng ngoài định mức: Là những tổn thất phát sinh ngoài dự đoán, thường do nguyên nhân bất thường như sự cố máy móc, mất điện, lỗi kỹ thuật nghiêm trọng. Trường hợp này đòi hỏi doanh nghiệp phải phân tích nguyên nhân, xác định trách nhiệm và có biện pháp xử lý phù hợp cả về mặt quản trị và kế toán.
2. Hướng dẫn hạch toán hàng hỏng trong sản xuất
Để hạch toán các thiệt hại trong sản xuất cần sử dụng các tài khoản 621, 622, 627 và 154. Cụ thể, chi phí sửa chữa sản phẩm hỏng được ghi nhận như sau:
– Chi phí sửa chữa:
Nợ TK 621 (chi tiết sản phẩm hỏng)
Có TK 152
Nợ TK 622 (chi tiết sản phẩm hỏng)
Có TK 334, 338.
Nợ TK 627 (chi tiết sản phẩm hỏng)
Có TK 152, 334, 214, 111…
– Sau khi sửa chữa hoàn tất, chi phí sẽ được kết chuyển vào TK 154:
+ Kết chuyển chi phí sửa chữa:
Nợ TK 154 (chi tiết sửa chữa sản phẩm hỏng)
Có TK 621, 622, 627.
+ Đối với giá trị sản phẩm hỏng không thể sửa chữa, kết chuyển như sau:
Kết chuyển giá trị sản phẩm hỏng không sửa chữa:
Nợ TK 154 (chi tiết sản phẩm hỏng)
Có TK 154 (chi tiết sản xuất chính)
Có TK 155 (nếu sản phẩm đang lưu kho).
Cuối kỳ, các thiệt hại sẽ được xử lý và ghi nhận theo quy định.
– Trường hợp sản phẩm chưa tiêu thụ phát hiện hỏng
Khi sản phẩm hỏng trong định mức cho phép, hạch toán:
Ghi nhận giá trị phế liệu thu hồi (nếu có):
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu
hoặc Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, chi tiết sản phẩm hỏng
Phân bổ chi phí sản phẩm hỏng vào chi phí sản xuất chung:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất chung (chi tiết phân xưởng hoặc kỳ sản xuất)
Có TK 154 (Chi tiết sản phẩm hỏng).
Khi sản phẩm hỏng vượt định mức cho phép, không được tính vào giá thành mà phải hạch toán vào chi phí khác hoặc thu hồi từ người gây ra thiệt hại, cụ thể:
Ghi nhận phế liệu thu hồi (nếu có):
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu thu hồi
hoặc Nợ TK 111, 112 – Tiền thu từ phế liệu
Có TK 154 – Chi tiết sản phẩm hỏng
Trường hợp tổn thất không bồi thường được, đưa vào chi phí khác:
Nợ TK 811 – Chi phí khác
Có TK 154 – Chi tiết sản phẩm hỏng
Trường hợp có người phải bồi thường (ví dụ: do lỗi nhân viên hoặc bên thứ ba):
Nợ TK 1388 – Phải thu khác (giá trị bồi thường phải thu)
Có TK 154 – Chi tiết sản phẩm hỏng
– Trường hợp sản phẩm đã tiêu thụ phát hiện hỏng
Nếu sản phẩm còn trong thời gian bảo hành, chi phí sửa chữa sẽ được hạch toán vào chi phí bán hàng, coi như chi phí bảo hành:
Chi phí bảo hành:
Nợ vào TK 641, 335 (nếu đã trích trước)
Có TK 152, 334, 214, 111…
Khi khách hàng trả lại hàng:
Nhập lại kho:
Nợ TK 155 – Thành phẩm
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Giảm doanh thu bán hàng:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
Có TK 111, 112, 331
Ví dụ cụ thể:
Doanh nghiệp sản xuất 1.000 sản phẩm A trong kỳ. Trong quá trình kiểm tra cuối kỳ, phát hiện 20 sản phẩm bị hỏng:
- 10 sản phẩm hỏng trong định mức, có thể sửa chữa hoặc đã dự kiến.
- 10 sản phẩm hỏng vượt định mức, do lỗi bất thường (sự cố máy móc).
Phế liệu thu hồi được từ cả 20 sản phẩm có giá trị 1.000.000 đồng (ghi nhận bằng vật tư nhập kho). Giá trị tổn thất của mỗi nhóm sản phẩm hỏng là:
- Trong định mức: 5.000.000 đồng
- Vượt định mức: 5.000.000 đồng
Giá trị sản phẩm hỏng vượt định mức được quyết định xử lý đưa vào chi phí khác (TK 811).
Hạch toán:
– Đối với hàng hỏng trong định mức: Phát hiện sản phẩm hỏng trong định mức trị giá 5.000.000 đồng, phế liệu thu hồi trị giá 500.000 đồng.
Ghi nhận phế liệu thu hồi từ hàng hỏng:
Nợ TK 152: 500.000
Có TK 154 (chi tiết sản phẩm hỏng): 500.000
Kết chuyển chi phí sản phẩm hỏng trong định mức vào chi phí sản xuất chung:
Nợ TK 154 (chi tiết chi phí SXC): 5.000.000
Có TK 154 (chi tiết sản phẩm hỏng): 5.000.000
– Đối với hàng hỏng vượt định mức: Hàng hỏng vượt định mức trị giá 5.000.000 đồng, phế liệu thu hồi trị giá 500.000 đồng. Doanh nghiệp tự chịu tổn thất.
Ghi nhận phế liệu thu hồi từ hàng hỏng:
Nợ TK 152: 500.000
Có TK 154 (chi tiết sản phẩm hỏng): 500.000
Kết chuyển phần tổn thất vượt định mức vào chi phí khác:
Nợ TK 811 – Chi phí khác: 5.000.000
Có TK 154 (chi tiết sản phẩm hỏng): 5.000.000
– Trường hợp có người phải bồi thường phần vượt định mức (nếu doanh nghiệp yêu cầu cá nhân/đơn vị bồi thường): Phần thiệt hại 5.000.000 đồng được yêu cầu bồi thường.
Nợ TK 1388 – Phải thu khác: 5.000.000
Có TK 154 (chi tiết sản phẩm hỏng): 5.000.000
3. Hàng hóa bị lỗi, hỏng trong quá trình sản xuất có được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN?
Trong quá trình sản xuất, việc phát sinh hàng hóa bị lỗi hoặc hư hỏng là điều thường gặp. Tuy nhiên, không phải mọi thiệt hại từ hàng hóa hỏng đều được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Căn cứ pháp luật hiện hành quy định rõ các điều kiện để được tính hoặc không được tính vào chi phí được trừ.
Trường hợp được tính vào chi phí được trừ
Căn cứ khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 96/2015/TT-BTC), các khoản tổn thất hàng hóa có thể được hạch toán vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng các điều kiện sau:
– Hàng hóa bị hỏng do nguyên nhân khách quan như: hết hạn sử dụng, biến đổi sinh hóa tự nhiên, hoặc các rủi ro bất khả kháng.
– Không được bồi thường bởi tổ chức bảo hiểm hoặc bên thứ ba.
– Doanh nghiệp lập đầy đủ hồ sơ, gồm:
- Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng do doanh nghiệp lập, xác định rõ nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị thiệt hại và giá trị thu hồi (nếu có).
- Bảng kê xuất – nhập – tồn hàng hóa có liên quan.
- Hồ sơ bồi thường của bên bảo hiểm (nếu có).
- Hồ sơ xác định trách nhiệm tổ chức/cá nhân gây thiệt hại (nếu có).
Toàn bộ hồ sơ nêu trên phải có xác nhận của người đại diện hợp pháp và được lưu tại doanh nghiệp để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Trường hợp không được tính vào chi phí được trừ
Theo hướng dẫn tại Công văn số 796/TCT-CS năm 2023 của Tổng cục Thuế, đối với hàng hóa bị lỗi, hỏng trong quá trình sản xuất do yếu tố chủ quan hoặc không thuộc trường hợp được pháp luật thuế TNDN quy định, cụ thể:
- Hàng hóa bị lỗi, hỏng không tái chế được và buộc phải tiêu hủy.
- Nguyên nhân hỏng không xuất phát từ các yếu tố khách quan hoặc bất khả kháng.
Trong những trường hợp này, giá trị của hàng hóa bị tiêu hủy sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Điều kiện chung để khoản chi được tính vào chi phí hợp lý
Ngoài các điều kiện riêng nêu trên, mọi khoản chi phí doanh nghiệp muốn tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đảm bảo:
- Có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
Tạm kết:
Xử lý hạch toán hàng hỏng trong sản xuất là quá trình then chốt để kiểm soát chi phí, tối ưu quy trình và minh bạch tài chính. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
