Đồng phục công ty là một trong những yếu tố góp phần thể hiện bản sắc thương hiệu, văn hóa nội bộ và tính chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng. Tuy nhiên, để khoản chi này được ghi nhận hợp lý, hợp lệ về mặt kế toán và thuế, công tác kế toán cần được thực hiện cẩn trọng trong việc hạch toán chi trang phục cho nhân viên. Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp những thông tin chính xác, chi tiết nhất về vấn đề này.
1. Quy định về chi phí trang phục cho nhân viên
Chi phí trang phục cho người lao động là khoản chi thường xuyên tại nhiều doanh nghiệp, được thực hiện dưới hai hình thức phổ biến: chi bằng hiện vật (đồng phục, bảo hộ lao động, áo gile…) hoặc chi bằng tiền mặt. Việc ghi nhận khoản chi này vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), cũng như xác định nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), cần tuân thủ các quy định pháp luật sau:
1.1. Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp
Căn cứ Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính: “Chi trang phục bằng tiền hoặc bằng hiện vật có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Tổng mức chi trang phục bằng tiền mặt không quá 5 (năm) triệu đồng/người/năm. Trường hợp chi bằng hiện vật thì không khống chế mức.”
Như vậy:
- Doanh nghiệp được tính khoản chi trang phục vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ chứng từ hợp lệ.
- Nếu chi bằng tiền mặt: Phải có quy định trong quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động và mức chi không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm.
- Nếu chi bằng hiện vật: Không bị khống chế về mức chi, nhưng cần có hóa đơn mua hàng hợp pháp đứng tên doanh nghiệp.
1.2. Điều kiện để chi phí trang phục được tính vào chi phí hợp lệ
| Chi bằng hiện vật | Chi bằng tiền mặt | |
| Hình thức chi | Doanh nghiệp mua và cấp phát cho người lao động. | Doanh nghiệp chi tiền trực tiếp cho người lao động. |
| Hóa đơn, chứng từ | Có hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp đứng tên doanh nghiệp. | Không yêu cầu hóa đơn mua hàng, nhưng cần có đầy đủ hồ sơ nội bộ (quy chế, bảng kê chi tiền, phiếu chi, ký nhận). |
| Mức chi tối đa | Không có mức quy định cụ thể. | Không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm để được trừ toàn bộ chi phí và không tính TNCN. |
| Quy định nội bộ | Không có bắt buộc. | Phải có quy chế, thỏa ước hoặc hợp đồng lao động ghi rõ chính sách chi trang phục. |
2. Hướng dẫn hạch toán chi trang phục cho nhân viên
2.1. Chi trang phục bằng hiện vật (quần áo, đồng phục, bảo hộ…)
– Khi mua hàng, nếu doanh nghiệp trực tiếp mua trang phục và cấp phát cho nhân viên, có hóa đơn hợp lệ đứng tên doanh nghiệp:
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu (nếu cấp phát sau)
hoặc Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ (nếu sử dụng nhiều lần, thời gian ngắn)
hoặc Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (nếu giá trị lớn, phân bổ dần)
Có TK 111, 112, 331.
– Khi cấp phát cho nhân viên:
Nợ TK 622, 641, 642 (Tùy thuộc bộ phận sử dụng)
Có TK 152, 153, 242.
Trường hợp sử dụng ngay (không nhập kho), kế toán có thể ghi nhận thẳng vào chi phí:
Nợ TK 622, 641, 642
Có TK 111, 112, 331.
2.2. Chi trang phục bằng tiền mặt
Chi tiền trực tiếp cho nhân viên theo định mức nội bộ (tối đa 5 triệu đồng/người/năm để được tính chi phí hợp lệ):
Nợ TK 622, 641, 642 (Theo phòng ban/bộ phận sử dụng lao động)
Có TK 111, 112.
Chứng từ cần kèm theo:
- Quy chế chi tiêu hoặc thỏa ước lao động
- Bảng kê chi tiền có chữ ký người nhận
- Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi
2.3. Trang phục là công cụ dụng cụ có giá trị lớn
Nếu trang phục được sử dụng nhiều lần, có giá trị lớn (Ví dụ: Trang phục chuyên ngành kỹ thuật, bảo hộ có tuổi thọ trên 1 năm), có thể ghi nhận là công cụ dụng cụ hoặc chi phí trả trước để phân bổ:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Có TK 111, 112, 331.
Khi phân bổ định kỳ:
Nợ TK 622, 641, 642
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
3. Một số thắc mắc thường gặp đối với chi phí trang phục cho nhân viên của doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp mua trang phục nhưng không đứng tên trên hóa đơn thì có được tính vào chi phí hợp lý không?
Không. Để khoản chi trang phục bằng hiện vật được chấp nhận là chi phí hợp lệ, hóa đơn mua hàng phải đứng tên doanh nghiệp, thể hiện rõ tên, địa chỉ, mã số thuế. Hóa đơn mang tên cá nhân sẽ không được chấp nhận khi quyết toán thuế TNDN.
Chi tiền trang phục cho lao động thời vụ hoặc thử việc có được tính vào chi phí không?
Có thể được tính nếu khoản chi này có quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động hoặc chính sách của doanh nghiệp, kèm theo chứng từ chi hợp lệ. Tuy nhiên, đối với lao động thời vụ, doanh nghiệp nên cân nhắc hình thức chi bằng hiện vật để tránh vướng mắc về khống chế mức chi và thuế TNCN.
Chi trang phục bằng tiền có bắt buộc phải chuyển khoản hay có thể chi tiền mặt?
Pháp luật không bắt buộc chi trang phục bằng tiền phải thực hiện qua chuyển khoản. Doanh nghiệp có thể chi bằng tiền mặt, nhưng cần lập đầy đủ bảng kê chi tiền, phiếu chi và có chữ ký nhận của người lao động để chứng minh khoản chi là có thật, phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh.
Trang phục mua để phục vụ sự kiện ngắn hạn (như áo sự kiện, hội thảo) có được tính là chi phí trang phục không?
Trường hợp này có thể được xem là chi phí marketing hoặc chi phí tổ chức sự kiện, không nên ghi nhận vào chi phí trang phục thường xuyên cho nhân viên. Việc phân loại đúng bản chất khoản chi là cần thiết để đảm bảo tính hợp lệ và hợp lý khi hạch toán và quyết toán thuế.
Đồng phục có in logo công ty phục vụ marketing, có được tính vào chi phí quảng cáo không?
Tùy cách sử dụng. Nếu trang phục chỉ phát cho nhân viên sử dụng nội bộ, vẫn tính là chi phí trang phục. Nếu phát cho khách hàng hoặc sử dụng trong các chương trình quảng bá, có thể được coi là chi phí quảng cáo. Doanh nghiệp cần phân loại đúng bản chất để hạch toán phù hợp và tránh vướng khi quyết toán thuế.
Trường hợp doanh nghiệp phát trang phục nhưng nhân viên nghỉ việc ngay sau đó, có cần truy thu lại không?
Không bắt buộc truy thu. Tuy nhiên, nếu phát sinh thường xuyên và giá trị lớn, doanh nghiệp nên quy định rõ điều kiện hoàn trả trong nội quy hoặc hợp đồng lao động để tránh thất thoát tài sản và đảm bảo kiểm soát chi phí.
Doanh nghiệp chi trang phục định kỳ hàng quý thay vì cả năm, có được không?
Được. Pháp luật không giới hạn thời điểm chi trả. Doanh nghiệp có thể chi trang phục theo tháng, quý hoặc năm, miễn là tổng mức chi tiền mặt không vượt 5 triệu đồng/người/năm để được tính vào chi phí hợp lệ và không chịu thuế TNCN.
Khi nào chi trang phục được ghi nhận vào tài khoản 641, khi nào ghi vào 642?
Tùy vào bộ phận sử dụng lao động. Nếu là lao động bộ phận bán hàng, hạch toán vào TK 641 – Chi phí bán hàng. Nếu là bộ phận quản lý, hạch toán vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Trường hợp là công nhân sản xuất trực tiếp, ghi nhận vào TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.
Tạm kết:
Hạch toán chi trang phục cho nhân viên đúng đòi hỏi người làm kế toán cần hiểu rõ bản chất của nghiệp vụ. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp trong bài viết trên sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
