Chi phí vận chuyển hàng hóa đầu vào là một phần không thể thiếu và có ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán. Tuy nhiên, nắm vững cách phân bổ và hạch toán chi phí vận chuyển mua hàng sao cho đúng quy định là điều không dễ dàng. Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp những hướng dẫn cụ thể khác về chi phí vận chuyển mua hàng cũng nhiều vấn đề liên quan.
1. Chi phí vận chuyển mua hàng là gì?
Chi phí vận chuyển mua hàng là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi mua (nhà cung cấp, cảng nhập khẩu, kho đầu mối…) về đến địa điểm của doanh nghiệp (như kho công ty, xưởng sản xuất…). Khoản chi phí này bao gồm nhưng không giới hạn ở:
- Phí thuê xe hoặc hợp đồng vận tải
- Phí bốc xếp, bốc dỡ hàng hóa
- Phí cầu đường, phí bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển
- Phí logistics, lưu kho bãi tại điểm trung chuyển nếu có.
Theo quy định kế toán và thuế, chi phí vận chuyển mua hàng nếu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp sẽ được tính vào giá trị hàng tồn kho hoặc giá vốn hàng bán, tùy thuộc vào phương pháp kế toán áp dụng.
2. Hướng dẫn hạch toán chi phí vận chuyển mua hàng
Theo VAS 02 – Hàng tồn kho, giá trị hàng tồn kho được xác định theo giá gốc, bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các khoản chi phí phát sinh có liên quan trực tiếp nhằm đưa hàng tồn kho về địa điểm và trạng thái hiện tại. Trong đó, các khoản như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng được xem là một phần của chi phí mua và sẽ được ghi nhận vào giá trị hàng tồn kho khi đủ điều kiện.
Tương tự, theo VAS 03 – Tài sản cố định hữu hình, các chi phí phát sinh ban đầu như vận chuyển, bốc dỡ được coi là chi phí trực tiếp cần thiết để đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Do đó, những khoản này sẽ được cộng vào nguyên giá tài sản cố định nếu tài sản mua về nhằm mục đích sử dụng lâu dài cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa sẽ phát sinh chi phí vận chuyển, kế toán doanh nghiệp tiến hành ghi nhận các khoản chi phí này vào giá trị hàng nhập kho, hạch toán:
Nợ TK 156, 152, 155, 211(Số tiền vận chuyển được ghi nhận vào giá gốc hàng tồn kho hoặc nguyên giá TSCĐ)
Nợ TK 133 (Số thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 111,112,131.
Tuy nhiên, công tác hạch toán chi phí vận chuyển trong thực tế sẽ phức tạp hơn, do có có nhiều trường hợp doanh nghiệp mua nhiều mặt hàng hoặc nhiều loại tài sản trong cùng một lần vận chuyển, vì vậy, cần phải tiến hành phân bổ chi phí vận chuyển cho từng loại mặt hàng.
3. Cách phân bổ chi phí vận chuyển
Khi doanh nghiệp mua nhiều loại hàng hóa trong cùng một đợt, chi phí vận chuyển và chi phí mua hàng liên quan cần được phân bổ hợp lý cho từng mặt hàng, trước khi ghi nhận vào giá trị nhập kho hoặc nguyên giá tài sản. Hiện nay, có thể áp dụng hai phương pháp phân bổ chi phí vận chuyển, tùy theo tính chất lô hàng và nhu cầu quản trị:
3.1. Phân bổ theo giá trị hàng mua (tiêu thức giá mua)
Phương pháp này phân bổ chi phí vận chuyển dựa trên tỷ trọng giá trị của từng mặt hàng trong tổng giá trị lô hàng. Công thức như sau:
Chi phí vận chuyển phân bổ cho từng mặt hàng = (Giá trị hàng hóa cụ thể × Tổng chi phí vận chuyển) / Tổng giá trị hàng mua
Cách phân bổ này phản ánh sát thực tế chi phí cho các mặt hàng có giá trị cao – phù hợp với các lô hàng có sự chênh lệch lớn về đơn giá Tuy nhiên, việc tính toán có phần phức tạp hơn, nhất là khi số lượng mặt hàng lớn hoặc nhiều đơn vị tính khác nhau.
3.2. Phân bổ theo số lượng hàng mua (tiêu thức số lượng)
Với phương pháp này, chi phí vận chuyển được phân bổ dựa trên tỷ lệ số lượng hàng hóa:
Chi phí vận chuyển phân bổ cho từng mặt hàng = (Số lượng hàng hóa cụ thể × Tổng chi phí vận chuyển) / Tổng số lượng hàng mua
Cách làm đơn giản, dễ thực hiện, đặc biệt với các lô hàng đồng nhất về khối lượng và giá trị nhưng chỉ có tính tương đối, không phản ánh chính xác chi phí thực tế với các mặt hàng có giá trị đơn chiếc chênh lệch lớn.
3.3. Phân bổ khi có yếu tố chịu và không chịu thuế GTGT
Trong một số trường hợp, cùng một khoản chi phí vận chuyển được dùng chung cho hàng hóa đầu vào phục vụ sản phẩm chịu thuế và không chịu thuế GTGT, kế toán cần thực hiện phân bổ thêm phần thuế GTGT đầu vào.
- Phần thuế GTGT đầu vào tương ứng với hàng hóa dùng cho sản phẩm không chịu thuế sẽ không được khấu trừ, mà phải hạch toán vào nguyên giá hàng tồn kho, tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ tương ứng.
- Phần còn lại có thể khấu trừ theo quy định tại Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC (và các văn bản liên quan).
4. Một số thắc mắc thường gặp về chi phí vận chuyển mua hàng
Chi phí vận chuyển không có hóa đơn thì có được tính vào chi phí được trừ hay không?
Không. Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, để chi phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
Nếu chi phí vận chuyển phát sinh từ cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn, doanh nghiệp phải lập chứng từ thanh toán, hợp đồng, bảng kê theo Mẫu 01/TNDN, kèm theo chứng từ chi tiền và chứng minh tính thực tế của nghiệp vụ.
Chi phí vận chuyển cho hàng nhập khẩu được xử lý thế nào?
Chi phí vận chuyển hàng nhập khẩu từ cảng về kho doanh nghiệp là một phần của giá gốc hàng nhập kho, được cộng vào giá trị hàng tồn kho hoặc tài sản cố định theo Chuẩn mực kế toán số 02 và 03. Kế toán cần lưu giữ đầy đủ hợp đồng vận chuyển quốc tế, vận đơn, hóa đơn vận chuyển nội địa, tờ khai hải quan, và phiếu nhập kho để chứng minh tính hợp lệ của chi phí.
Chi phí vận chuyển phát sinh sau khi hàng đã nhập kho thì xử lý thế nào?
Trường hợp doanh nghiệp thuê vận chuyển hàng đã nhập kho sang địa điểm khác (ví dụ: chi nhánh, đại lý, công trình thi công…), khoản chi này không được tính vào giá trị hàng tồn kho, mà được hạch toán vào chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp tùy mục đích sử dụng.
Có cần phân bổ chi phí vận chuyển cho hàng hóa nhập khẩu bị hao hụt?
Có. Trong trường hợp hàng hóa nhập khẩu bị hao hụt trong giới hạn cho phép (theo hợp đồng hoặc quy định hải quan), chi phí vận chuyển vẫn được phân bổ cho toàn bộ lô hàng, bao gồm cả phần hao hụt. Trường hợp hao hụt vượt mức cho phép thì phần chi phí liên quan đến lượng hao hụt không hợp lý có thể bị loại khỏi chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế.
Tạm kết:
Phân bổ hợp lý và hạch toán chi phí vận chuyển mua hàng đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tuân thủ pháp luật thuế. Hy vọng rằng những hướng dẫn cụ thể và chi tiết trong bài viết vừa rồi sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho các bạn.
