Chi phí thu gom rác thải, dọn vệ sinh là một phần trong chi phí định kỳ của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp và hướng dẫn cách hạch toán chi phí thu gom rác thải trong doanh nghiệp theo đúng các quy định hiện hành.
1. Chi phí thu gom rác thải hạch toán vào tài khoản nào?
Tùy theo mục đích sử dụng và bộ phận phát sinh chi phí, chi phí thu gom rác thải sẽ được hạch toán vào một trong các tài khoản sau:
| Mục đích sử dụng | Tài khoản hạch toán |
| Rác thải phát sinh tại văn phòng, phục vụ bộ phận quản lý | TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp |
| Rác thải phát sinh tại nhà máy, phục vụ sản xuất | TK 627 – Chi phí sản xuất chung |
| Rác thải phát sinh tại khu vực bán hàng, kho bán lẻ | TK 641 – Chi phí bán hàng |
2. Hướng dẫn cách hạch toán chi phí thu gom rác thải
Trường hợp 1: Chi phí thu gom rác thải tại văn phòng (phục vụ quản lý doanh nghiệp)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331 – Thanh toán tiền dịch vụ
Ví dụ:
Ngày 05/07/2025, công ty thanh toán bằng chuyển khoản 1.100.000 đồng cho dịch vụ thu gom rác thải tại văn phòng. Giá chưa thuế là 1.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 100.000 đồng.
Nợ TK 642: 1.000.000
Nợ TK 1331: 100.000
Có TK 112: 1.100.000
Trường hợp 2: Chi phí thu gom rác thải tại nhà xưởng (phục vụ sản xuất)
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331.
Ví dụ:
Ngày 10/07/2025, công ty nhận hóa đơn thu gom rác tại nhà xưởng. Tổng giá trị là 2.200.000 đồng, trong đó giá chưa thuế là 2.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 200.000 đồng. Chưa thanh toán.
Nợ TK 627: 2.000.000
Nợ TK 1331: 200.000
Có TK 331: 2.200.000
Trường hợp 3: Chi phí thu gom rác thải tại bộ phận bán hàng
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331.
Ví dụ:
Ngày 15/07/2025, công ty thanh toán tiền mặt 550.000 đồng cho dịch vụ thu gom rác tại cửa hàng bán lẻ. Giá chưa thuế là 500.000 đồng, thuế GTGT 10% là 50.000 đồng.
Nợ TK 641: 500.000
Nợ TK 1331: 50.000
Có TK 111: 550.000
Lưu ý:
Nếu doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT (kê khai theo phương pháp trực tiếp), thì chỉ hạch toán:
Nợ TK 642/627/641 (tùy trường hợp)
Có TK 111, 112, 331.
3. Một số thắc mắc thường gặp đối với chi phí thu gom rác thải trong doanh nghiệp
Chi phí thu gom rác thải có được tính là chi phí hợp lý, hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN không?
Có. Chi phí thu gom rác thải được xem là chi phí hợp lý, hợp lệ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện gồm:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
Hóa đơn dịch vụ thu gom rác thải có bắt buộc phải đứng tên doanh nghiệp không?
Có. Hóa đơn phải mang tên, mã số thuế, địa chỉ của doanh nghiệp để đủ điều kiện ghi nhận chi phí hợp lệ và khấu trừ thuế GTGT (nếu có). Trường hợp hóa đơn ghi tên cá nhân hoặc bên thứ ba thì không đủ điều kiện để đưa vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
Nếu không có hóa đơn mà chỉ có biên lai thu tiền của đơn vị môi trường thì có được tính vào chi phí không?
Có thể được, tùy từng trường hợp. Nếu đơn vị thu gom rác là tổ chức được Nhà nước chỉ định và có sử dụng biên lai thu phí, lệ phí theo quy định, thì chi phí này vẫn được xem là chứng từ hợp lệ. Biên lai cần ghi rõ thông tin doanh nghiệp, số tiền, nội dung thu và mã số thuế người nộp.
Nếu chi phí thu gom rác phát sinh cho nhiều bộ phận thì phân bổ như thế nào?
Doanh nghiệp có thể phân bổ chi phí này theo tiêu chí phù hợp, ví dụ:
- Diện tích sử dụng của từng bộ phận
- Tỷ lệ nhân sự
- Tần suất sử dụng dịch vụ
Bộ phận kế toán cần lập bảng phân bổ rõ ràng, có căn cứ và giữ đầy đủ hồ sơ phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế.
Chi phí thu gom rác thải có cần hợp đồng dịch vụ không?
Không bắt buộc, nhưng nên có. Luật không yêu cầu bắt buộc phải có hợp đồng cho dịch vụ thu gom rác, đặc biệt khi sử dụng của đơn vị công ích do Nhà nước chỉ định. Tuy nhiên, nếu là hợp đồng với đơn vị tư nhân hoặc hợp đồng dịch vụ định kỳ, việc có hợp đồng sẽ giúp chứng minh tính hợp lý của chi phí và tăng tính đầy đủ của hồ sơ kế toán. Đặc biệt hữu ích khi quyết toán thuế hoặc giải trình với cơ quan kiểm tra.
Khoản chi phí thu gom rác trả trước nhiều kỳ có được phân bổ không?
Có. Nếu doanh nghiệp trả tiền dịch vụ thu gom rác cho nhiều tháng hoặc cả năm, kế toán cần hạch toán vào chi phí trả trước ngắn hạn (TK 242), sau đó phân bổ dần theo từng kỳ kế toán. Việc này đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu.
Ví dụ: Trả trước 12 triệu đồng cho dịch vụ thu gom rác năm 2025, phân bổ mỗi tháng 1 triệu đồng.
Trường hợp cá nhân nộp tiền mặt thay cho doanh nghiệp thì xử lý chứng từ như thế nào?
Trong trường hợp cá nhân (như nhân viên công ty) tạm ứng hoặc nộp tiền thay cho doanh nghiệp, chứng từ thanh toán để đảm bảo tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ kế toán nên có:
- Hóa đơn/biên lai ghi rõ tên doanh nghiệp
- Phiếu chi hoặc chứng từ hoàn ứng
- Bảng kê chi tiết có chữ ký của người nộp và người lập biểu
Có cần phải phân loại chi phí thu gom rác thải là chi phí môi trường không?
Không bắt buộc.Trong hệ thống kế toán hiện hành, chi phí thu gom rác thải được hạch toán như chi phí hoạt động bình thường, không có yêu cầu bắt buộc phải tách thành chi phí môi trường, trừ khi doanh nghiệp có báo cáo môi trường nội bộ riêng. Tuy nhiên, với doanh nghiệp sản xuất lớn hoặc có báo cáo phát triển bền vững, việc phân loại rõ có thể hỗ trợ quản trị tốt hơn.
Chi phí thu gom rác thải do Ban quản lý tòa nhà thu có được đưa vào chi phí hợp lý không?
Có, nếu có chứng từ hợp lệ. Trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng và phí thu gom rác được gộp trong chi phí dịch vụ tòa nhà do Ban quản lý thu, doanh nghiệp cần yêu cầu Ban quản lý cung cấp hóa đơn GTGT hợp lệ (do tổ chức có tư cách pháp nhân xuất). Nếu hóa đơn có đầy đủ thông tin doanh nghiệp, mục chi phí ghi rõ ràng (hoặc đính kèm bảng kê), thì vẫn được chấp nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ.
Nếu doanh nghiệp thuê bên thứ ba dọn dẹp và thu gom rác định kỳ thì có cần tách riêng chi phí lao công và chi phí xử lý rác không?
Không bắt buộc. Nếu bên cung cấp dịch vụ phát hành hóa đơn gộp toàn bộ là “dịch vụ vệ sinh – thu gom rác”, kế toán có thể ghi nhận chung vào một dòng chi phí. Trường hợp doanh nghiệp yêu cầu tách riêng chi tiết để phục vụ phân tích nội bộ hoặc yêu cầu quản trị, thì bên dịch vụ có thể lập bảng kê riêng để kèm theo hóa đơn.
Cơ quan thuế có thường kiểm tra khoản chi phí thu gom rác không?
Có thể, nếu chứng từ không rõ ràng. Thông thường, chi phí thu gom rác là chi phí nhỏ, ít bị soi kỹ. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không có hóa đơn hợp lệ, hoặc chứng từ thanh toán không rõ ràng, hoặc sử dụng biên lai của đơn vị không có mã số thuế, thì cơ quan thuế vẫn có thể loại chi phí này khi quyết toán. Vì vậy, cần lưu giữ đủ hóa đơn, hợp đồng (nếu có), phiếu chi, bảng kê phân bổ để làm rõ nguồn gốc chi phí.
Tạm kết:
Chi phí thu gom rác thải tuy nhỏ nhưng là điều không nên xem nhẹ trong bức tranh tài chính tổng thể của doanh nghiệp. Hạch toán chi phí thu gom rác thải đúng cách và đúng với quy định hiện hành sẽ giúp doanh nghiệp tránh đc các rủi ro về mặt sổ sách và tài chính.
