Trong doanh nghiệp, việc duy trì, sửa chữa văn phòng để đảm bảo điều kiện làm việc ổn định, an toàn là điều tất yếu. Tuy nhiên, đối với công tác kế toán, việc hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng sẽ cần được phân loại và thực hiện một cách hợp lý. Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp các hướng dẫn chi tiết nhất về vấn đề này.
1. Quy định về chi phí sửa chữa văn phòng
1.1. Điều kiện để chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN
Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được tính chi phí sửa chữa văn phòng là chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Khoản chi có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Chi phí phải phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu chi/ủy nhiệm chi và các tài liệu khác chứng minh việc phát sinh chi phí.
- Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên: Theo quy định, nếu tổng giá trị thanh toán của hóa đơn từ 20 triệu đồng (đã gồm thuế) trở lên thì bắt buộc phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc thanh toán tiền mặt đúng quy định với bên không bắt buộc sử dụng tài khoản ngân hàng).
1.2. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào
Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 26/2015/TT-BTC) quy định thuế GTGT đầu vào của chi phí sửa chữa văn phòng chỉ được khấu trừ khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Có hóa đơn GTGT hợp pháp của bên cung cấp dịch vụ sửa chữa.
- Dịch vụ sửa chữa phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT của doanh nghiệp.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
1.3. Trường hợp sửa chữa văn phòng thuê
Theo VAS 06 – Thuê tài sản, đối với doanh nghiệp thuê văn phòng, việc sửa chữa tài sản thuê chỉ được ghi nhận là chi phí hợp lệ nếu có sự đồng ý bằng văn bản của bên cho thuê. Ngoài ra, các khoản chi phí phát sinh phải có chứng từ đầy đủ như trường hợp sửa chữa tài sản thuộc sở hữu doanh nghiệp.
2. Phân loại chi phí sửa chữa văn phòng
Việc phân loại chi phí sửa chữa văn phòng cần dựa trên quy mô, tính chất của hoạt động sửa chữa cũng như quyền sở hữu đối với tài sản được sửa chữa. Cụ thể:
– Chi phí sửa chữa nhỏ, phát sinh trong kỳ:
- Là các khoản chi có giá trị không lớn, phát sinh để khắc phục hư hỏng nhỏ hoặc bảo trì văn phòng.
- Không làm thay đổi kết cấu, công năng, thời gian sử dụng hoặc giá trị của tài sản.
- Không đáp ứng tiêu chí ghi tăng nguyên giá tài sản cố định.
– Chi phí sửa chữa lớn, ghi tăng nguyên giá tài sản cố định:
- Là khoản chi có giá trị đáng kể và làm thay đổi kết cấu, công năng, kéo dài thời gian sử dụng hoặc làm tăng lợi ích kinh tế của tài sản so với hiện trạng ban đầu.
- Đáp ứng điều kiện ghi nhận tăng nguyên giá tài sản cố định theo Chuẩn mực kế toán số 03 và Thông tư 45/2013/TT-BTC.
– Chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê:
- Phát sinh khi doanh nghiệp sử dụng văn phòng thuê và thực hiện sửa chữa, nâng cấp mặt bằng thuê để phục vụ hoạt động kinh doanh.
- Văn phòng không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
- Phải có văn bản đồng ý của bên cho thuê về việc sửa chữa hoặc cải tạo tài sản thuê.
- Phải có đầy đủ chứng từ hợp pháp (Hợp đồng sửa chữa, hóa đơn dịch vụ, biên bản nghiệm thu,…)
3. Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng
3.1. Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng nhỏ, phát sinh trong kỳ (không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá)
– Khi phát sinh chi phí sửa chữa TSCĐ:
+ Nếu thuế đầu vào được khấu trừ, hạch toán:
Nợ TK 241 – Chi phí xây dựng dở dang
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 152, 214….
+ Nếu thuế đầu vào không được khấu trừ, thì phần thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ tính vào chi phí sửa chữa TSCĐ, hạch toán:
Nợ TK 241 – Chi phí xây dựng dở dang
Có TK 111, 112, 152, 214….
– Khi việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành:
+ Trường hợp TSCĐ do bộ phận có tài sản tự tiến hành sửa chữa, hạch toán:
Nợ TK 627/641/642 (Nếu chi phí sửa chữa nhỏ – Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Nợ TK 242 (Nếu chi phí sửa chữa cần phân bổ dần)
Có TK 241 – Chi phí xây dựng dở dang.
+ Đối với trường hợp sửa chữa lớn, định kỳ kế toán xác định mức phân bổ tính vào chi phí SXKD từng kỳ, ghi:
Nợ TK 627, 641, 642
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
3.2. Hạch toán chi phí sửa chữa lớn, ghi tăng nguyên giá tài sản cố định
– Khi ghi tăng nguyên giá TSCĐ nếu đáp ứng tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ (Thông tư 45/2013/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC):
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Có TK 111, 112, 331.
– Nếu không ghi tăng nguyên giá, nhưng có giá trị lớn cần phân bổ dần, hạch toán:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Có TK 111, 112, 331.
Sau đó phân bổ theo thời gian:
Nợ TK 642, 627
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
3.3. Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê
– Nếu sửa chữa thường xuyên hoặc 1 lần giá trị nhỏ, hạch toán:
Nợ TK 154, 627, 641, 642
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331…
– Nếu chi phí sửa chữa TSCĐ đi thuê lớn (sửa chữa văn phòng, kho bãi, nhà xưởng …)
+ Chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí khác…, hạch toán:
Nợ TK 241 – XDCB dở dang (TK 2413)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1332)
Có các TK 111, 112, 152, 331… (Tổng giá thanh toán).
+ Khi việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Có TK 241 – Chi phí xây dựng dở dang.
Hàng kỳ phân bổ vào chi phí:
Nợ TK 154, 627, 641, 642
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
4. Một số thắc mắc thường gặp đối với chi phí sửa chữa văn phòng
Hóa đơn sửa chữa mang tên cá nhân thì có được tính vào chi phí hợp lệ không?
Không. Hóa đơn hợp lệ để tính chi phí được trừ phải ghi đúng tên, mã số thuế của doanh nghiệp. Hóa đơn mang tên cá nhân (không có ủy quyền, không có chứng từ chuyển đổi hợp lệ) sẽ bị loại khi quyết toán thuế TNDN.
Doanh nghiệp thuê văn phòng nhưng không có văn bản đồng ý sửa chữa của bên cho thuê thì có được ghi nhận chi phí không?
Không. Theo chuẩn mực kế toán số 06, nếu doanh nghiệp không có quyền sở hữu tài sản nhưng phát sinh chi phí sửa chữa, thì phải có văn bản chấp thuận của bên cho thuê để được ghi nhận là chi phí hợp lệ. Trường hợp không có văn bản, khoản chi này có thể bị loại khi quyết toán thuế.
Chi phí sửa chữa lớn nhưng không ghi tăng TSCĐ thì có bị loại khi thanh tra thuế không?
Có thể. Nếu chi phí có tính chất cải tạo, nâng cấp, làm tăng công năng tài sản nhưng không ghi tăng nguyên giá mà lại đưa vào chi phí trong kỳ hoặc trả trước, cơ quan thuế có thể xem đây là hạch toán sai bản chất và loại chi phí. Do đó, cần xem xét kỹ điều kiện ghi nhận TSCĐ theo Chuẩn mực số 03 và Thông tư 45/2013/TT-BTC.
Khi nào nên ghi nhận chi phí sửa chữa lớn là chi phí trả trước thay vì ghi tăng nguyên giá?
Trường hợp chi phí sửa chữa có giá trị lớn nhưng không làm tăng công năng, không kéo dài thời gian sử dụng và không làm thay đổi kết cấu tài sản, thì có thể ghi nhận là chi phí trả trước dài hạn và phân bổ dần. Việc lựa chọn hình thức ghi nhận cần được hỗ trợ bởi hồ sơ kỹ thuật và căn cứ đánh giá chuyên môn để chứng minh tính chất không làm tăng nguyên giá TSCĐ.
Tạm kết:
Chi phí sửa chữa văn phòng là khoản đầu tư cần thiết cho không gian làm việc chuyên nghiệp. Hy vọng những hướng dẫn trong bài viết về cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
