Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng tối ưu nguồn lực và chi phí, việc thuê ngoài nhân công theo thời vụ, theo dự án hoặc theo hợp đồng dịch vụ ngắn hạn trở nên phổ biến. Tuy nhiên, để khoản chi này được ghi nhận hợp lệ và đúng quy định kế toán theo Thông tư 133, việc phân loại, định khoản, xử lý chứng từ đi kèm và hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài theo thông tư 133 đều cần được thực hiện cẩn thận. Bài viết này sẽ tổng hợp các thông tin đầy đủ, chính xác nhất liên quan đến vấn đề này.
1. Quy định về hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài theo TT133
Thông tư 133 không quy định riêng một điều khoản cụ thể cho chi phí nhân công thuê ngoài, mà hướng dẫn ghi nhận chi phí sản xuất – kinh doanh trên cơ sở phân loại chi phí theo chức năng hoạt động và bản chất khoản chi, đồng thời áp dụng hệ thống tài khoản kế toán rút gọn, không phân tách chi tiết như Thông tư 200.
Tài khoản sử dụng:
Chi phí thuê nhân công bên ngoài (không thuộc biên chế doanh nghiệp) sẽ được hạch toán vào một trong ba nhóm tài khoản chi phí chính sau, tùy vào mục đích sử dụng lao động thuê ngoài:
| Mục đích sử dụng | Tài khoản áp dụng | Giải thích |
| Phục vụ trực tiếp cho sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ, hoàn thiện công trình | TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang | Nhân công thuê ngoài thực hiện gia công, lắp ráp, chế biến, thi công phần việc trong quá trình sản xuất. |
| Phục vụ công tác bán hàng | Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng | Thuê nhân công hỗ trợ trưng bày sản phẩm, bốc xếp hàng hóa giao khách, vận chuyển bán hàng. |
| Phục vụ hoạt động quản lý doanh nghiệp | Tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp | Thuê nhân công dọn vệ sinh văn phòng, bảo vệ, thợ sửa chữa thiết bị văn phòng, công việc hành chính khác. |
Lưu ý: TK 334 – “Phải trả người lao động” chỉ áp dụng với người lao động có hợp đồng lao động chính thức. Với thuê ngoài không có quan hệ lao động, không sử dụng TK 334.
2. Hướng dẫn hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài theo thông tư 133
– Khi thuê nhân công ngoài phục vụ trực tiếp sản xuất sản phẩm, gia công, lắp ráp…, ghi nhận chi phí, hạch toán
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Có TK 331, 111, 112.
– Khi thuê nhân công phục vụ hoạt động bán hàng (bốc xếp, vận chuyển, hỗ trợ sự kiện…), ghi nhận chi phí, hạch toán:
Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng
Có TK 331, 111, 112.
– Khi thuê nhân công phục vụ bộ phận hành chính, văn phòng (dọn vệ sinh, sửa chữa, bảo vệ…), ghi nhận chi phí, hạch toán:
Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 331, 111, 112.
– Khi thuê cá nhân không có hóa đơn, có hợp đồng khoán (trên 2 triệu đồng/lần, khấu trừ 10% TNCN)
+ Ghi nhận chi phí, hạch toán:
Nợ TK 6422/154/6421 (tùy mục đích sử dụng)
Có TK 334 – Phải trả người lao động.
+ Khấu trừ thuế TNCN, hạch toán:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
Có TK 111, 112 – Phần còn lại sau khấu trừ.
3. Hồ sơ hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài
– Trường hợp thuê tổ chức/cá nhân có đăng ký kinh doanh và có hóa đơn
Hồ sơ cần có:
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ (nêu rõ nội dung công việc, thời gian thực hiện, đơn giá, phương thức thanh toán).
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng do bên cung cấp dịch vụ xuất.
- Biên bản nghiệm thu công việc hoàn thành hoặc phiếu xác nhận khối lượng công việc.
- Chứng từ thanh toán (phiếu chi, ủy nhiệm chi, sao kê…).
– Trường hợp thuê cá nhân không có hóa đơn (lao động thời vụ, khoán việc)
Hồ sơ cần có:
- Hợp đồng khoán việc/hợp đồng lao động thời vụ
- (nêu rõ nội dung, thời gian, đơn giá, trách nhiệm hai bên).
- Biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn thành công việc.
- Bảng thanh toán tiền công (kèm chữ ký nhận tiền của cá nhân).
- Chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc UNC).
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu tổng chi trả > 2 triệu đồng/lần và không cam kết miễn thuế): Tờ khai thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN và Chứng từ nộp thuế mẫu CTT56 (nếu có)
- CMND/CCCD bản sao của cá nhân (kèm theo hồ sơ thanh toán).
– Lưu ý:
- Mọi khoản chi đều phải có chứng từ hợp lệ và phục vụ cho hoạt động SXKD thì mới được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
- Với cá nhân không có hóa đơn, nhưng có thu nhập dưới 2 triệu/lần, có thể làm cam kết mẫu 02/CK-TNCN để không khấu trừ 10% TNCN (nếu đáp ứng đủ điều kiện).
4. Một số thắc mắc thường gặp về chi phí nhân công thuê ngoài
Doanh nghiệp thuê cá nhân không có hóa đơn thì có được tính vào chi phí hợp lý không?
Có, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Có hợp đồng khoán việc hoặc hợp đồng lao động thời vụ.
- Có biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận khối lượng công việc đã hoàn thành.
- Có bảng thanh toán tiền công, chứng từ chi tiền, kèm CMND/CCCD của người nhận.
- Có chứng từ khấu trừ thuế TNCN 10% (nếu chi trả > 2 triệu/lần, trừ trường hợp người lao động nộp mẫu 02/CK-TNCN để cam kết không khấu trừ).
Lưu ý: Khoản chi này phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì mới được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Thuê người lao động thời vụ nhiều lần trong năm có cần ký hợp đồng lao động không?
Có, nếu cá nhân làm việc thường xuyên, định kỳ hoặc tổng thời gian thuê vượt 30 ngày thì nên ký hợp đồng lao động ngắn hạn để tránh bị quy kết là “trốn đóng BHXH bắt buộc”. Nếu chỉ ký khoán việc lặp đi lặp lại mà không đủ điều kiện thì khi thanh tra, cơ quan BHXH có thể xác định là quan hệ lao động ngầm và yêu cầu truy thu BHXH.
Khi nào phải khấu trừ 10% thuế TNCN đối với nhân công thuê ngoài?
– Khi chi trả tiền công, tiền thuê nhân công cho cá nhân không ký hợp đồng lao động, có thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên, thì doanh nghiệp phải:
- Khấu trừ 10% thuế TNCN tại nguồn
- Nộp tờ khai mẫu 05/KK-TNCN
- Nộp thuế bằng chứng từ CTT56 và cung cấp cho cá nhân.
– Trường hợp cá nhân có thu nhập dưới 2 triệu và nộp mẫu 02/CK-TNCN (cam kết không có thu nhập chịu thuế TNCN năm đó), thì được miễn khấu trừ.
Tạm kết:
Hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài theo thông tư 133 đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp minh bạch chi phí, phòng tránh rủi ro khi thanh kiểm tra thuế. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
