Tổ chức chương trình nghỉ mát cho nhân viên là một hình thức phúc lợi thiết thực và phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để khoản chi này được ghi nhận hợp lệ và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, kế toán cần nắm rõ các quy định pháp lý cũng như cách hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên chính xác. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp và cung cấp các hướng dẫn cũng như thông tin đầy đủ nhất về vấn đề này.
1. Quy định về chế độ nghỉ mát hàng năm cho nhân viên
Pháp luật hiện hành không đặt ra yêu cầu bắt buộc về việc doanh nghiệp phải tổ chức nghỉ mát định kỳ cho người lao động. Dù vậy, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn chủ động triển khai hoạt động này như một phần trong chính sách phúc lợi nhằm nâng cao đời sống tinh thần, cải thiện sức khỏe và tạo động lực làm việc cho nhân viên.
Việc thực hiện chế độ nghỉ mát thường được doanh nghiệp quy định cụ thể trong thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động, quy chế chi tiêu nội bộ hoặc được thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Tùy theo điều kiện và định hướng của từng đơn vị, nội dung và mức chi cho hoạt động nghỉ mát có thể linh hoạt điều chỉnh.
Đặc biệt, nếu khoản chi nghỉ mát đáp ứng quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC – cụ thể là nằm trong tổng mức chi không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm – thì doanh nghiệp được phép đưa khoản chi này vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Tóm lại, mặc dù không phải nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, nhưng chế độ nghỉ mát đang được nhiều doanh nghiệp xem là công cụ hiệu quả để giữ chân nhân tài và xây dựng văn hóa nội bộ tích cực.
2. Hướng dẫn hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên
Dựa trên căn cứ theo khoản 2, Điều 63, Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn về việc hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên, chúng ta có thể tổng hợp cách hạch toán chi phí nghỉ mát như sau:
– Trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ phúc lợi và sử dụng quỹ phúc lợi để chi cho hoạt động nghỉ mát, trợ cấp khó khăn cho công nhân viên và người lao động, hạch toán:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 3532)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ hoặc nếu có)
Có các TK 111, 112, 331.
– Trường hợp doanh nghiệp không trích lập quỹ phúc lợi và mà sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu của công ty để để chi cho hoạt động nghỉ mát, trợ cấp khó khăn cho công nhân viên và người lao động, hạch toán:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ hoặc nếu có)
Có các TK 111, 112, 331.
3. Chi phí nghỉ mát có được tính là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN hay không?
Theo hướng dẫn tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được phép đưa các khoản chi phúc lợi cho người lao động – bao gồm chi phí nghỉ mát – vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, với điều kiện khoản chi đáp ứng giới hạn quy định.
Cụ thể, tại điểm 2.30 khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), chi phí có tính chất phúc lợi được liệt kê bao gồm: chi đám hiếu, hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ học tập, hỗ trợ thiên tai, tặng thưởng cho con em người lao động có thành tích, chi phí đi lại dịp lễ tết, bảo hiểm sức khỏe,… và các khoản hỗ trợ khác tương tự. Tuy nhiên, tổng mức chi cho các khoản phúc lợi này không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
Như vậy, doanh nghiệp có thể tính chi phí nghỉ mát là chi phí được trừ nếu:
- Khoản chi được chi trực tiếp cho người lao động
- Có chính sách rõ ràng (quy định nội bộ, thỏa ước lao động…)
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ
- Tổng chi phúc lợi không vượt quá 01 tháng lương bình quân năm.
4. Chi phí nghỉ mát có được khấu trừ thuế GTGT hay không?
Theo hướng dẫn tại Công văn số 4005/TCT-CS ngày 29/09/2015 và Công văn 4003/TCT-CS ngày 17/10/2018 của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với khoản chi nghỉ mát cho người lao động nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.
Cụ thể, thuế GTGT đầu vào phát sinh từ các khoản chi có tính chất phúc lợi – như chi phí nghỉ mát – sẽ được khấu trừ nếu khoản chi đó:
- Được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN (tức không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm),
- Có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ sử dụng trong kỳ nghỉ,
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên. Nếu mua nhiều lần trong ngày với tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, thì cũng phải đáp ứng điều kiện thanh toán qua ngân hàng mới được khấu trừ.
Ngoài ra, trường hợp doanh nghiệp chi tặng quà (ví dụ: quà trung thu, quà tết…) mà không sử dụng từ quỹ phúc lợi nhưng vẫn đáp ứng giới hạn chi 01 tháng lương bình quân, thì vẫn được tính vào chi phí hợp lý và khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng – với điều kiện lập đầy đủ hóa đơn GTGT theo quy định.
Tóm lại, doanh nghiệp hoàn toàn có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với chi phí nghỉ mát cho nhân viên, nhưng cần đồng thời đáp ứng các yêu cầu về giới hạn chi phí phúc lợi, hóa đơn chứng từ và phương thức thanh toán theo quy định của pháp luật thuế.
5. Chi phí nghỉ mát có tính thuế TNCN không?
Căn cứ Thông tư 111/2013/TT-BTC, Thông tư 92/2015/TT-BTC và một số công văn hướng dẫn từ Tổng cục Thuế, việc chi trả chi phí nghỉ mát cho người lao động có thể bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu thỏa mãn một số điều kiện nhất định.
Cụ thể, khoản chi nghỉ mát sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động nếu:
- Chi trả có đích danh, ghi rõ tên cá nhân được hưởng trên chứng từ thanh toán hoặc kế hoạch chi tiêu
- Khoản chi không mang tính chất tập thể hoặc không xuất phát từ nguồn phúc lợi chung
Ngược lại, nếu khoản chi không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu:
- Không ghi rõ tên cá nhân mà là chi chung cho tập thể
- Mang tính chất phúc lợi tập thể, như hợp đồng nghỉ dưỡng ký cho toàn bộ nhân viên hay phòng ban.
Vì vậy, doanh nghiệp cần cẩn trọng trong cách ghi nhận chi phí nghỉ mát. Việc lập kế hoạch và chứng từ chi tiết sẽ quyết định nghĩa vụ thuế TNCN phát sinh hay không đối với người lao động.
Tạm kết:
Chi phí nghỉ mát không đơn thuần là một khoản chi nội bộ mà còn là một phần trong bài toán tài chính – pháp lý của doanh nghiệp. Việc hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên chính xác và tuân thủ đúng quy định thuế sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo minh bạch sổ sách và tối ưu hiệu quả sử dụng chi phí. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
