Chi phí mua phần mềm kế toán được hạch toán vào tài khoản nào? Như thế nào? Xem chi tiết dưới đây:
1 Hướng dẫn hạch toán chi phí mua phần mềm kế toán
– Khi mua phần mềm kế toán, hạch toán:
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
– Khi thanh toán tiền phần mềm kế toán cho nhà cung cấp, hạch toán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có các TK 111,112.
– Định kỳ phân bổ, hạch toán
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
2. Những câu hỏi thường gặp đối với chi phí mua phần mềm kế toán
Chi phí mua phần mềm kế toán có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp?
Chi phí mua phần mềm kế toán hoàn toàn có thể được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, nếu doanh nghiệp đảm bảo có đầy đủ hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán hợp lệ. Khoản chi này phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và đúng đối tượng chi trả theo quy định của Luật thuế TNDN. Trong trường hợp phần mềm ghi nhận là TSCĐ vô hình, chi phí được trừ sẽ thực hiện thông qua trích khấu hao theo quy định.
Khi trích khấu hao phần mềm kế toán là TSCĐ, có cần đăng ký với cơ quan thuế không?
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không có nghĩa vụ phải đăng ký trước với cơ quan thuế về danh mục hay đối tượng TSCĐ vô hình. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải có hồ sơ đầy đủ gồm hợp đồng mua, hóa đơn, bảng tính khấu hao và biên bản bàn giao để xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra. Việc trích khấu hao cũng cần phải phù hợp với thời gian sử dụng thực tế và được ghi rõ trong chính sách kế toán nội bộ.
Phí duy trì, nâng cấp hoặc cập nhật phần mềm kế toán có được tính vào chi phí hợp lý không?
Có. Các khoản phí duy trì hằng năm, phí nâng cấp phiên bản hoặc cập nhật hệ thống phần mềm kế toán được xem là chi phí dịch vụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp được phép ghi nhận toàn bộ vào chi phí trong kỳ nếu đáp ứng điều kiện về chứng từ và mục đích sử dụng theo Thông tư 96/2015/TT-BTC. Tuy nhiên, nếu khoản phí đó có bản chất làm tăng giá trị phần mềm (tức là nâng cấp lớn hoặc bổ sung tính năng), thì có thể phải ghi tăng nguyên giá TSCĐ vô hình để trích khấu hao.
Khi thay đổi nhà cung cấp phần mềm kế toán, chi phí chuyển đổi có được ghi nhận không?
Có, nếu hợp lý. Chi phí chuyển đổi hệ thống kế toán – bao gồm phí tư vấn, chuyển dữ liệu, đào tạo lại nhân viên – có thể được ghi nhận vào chi phí hợp lý trong kỳ nếu chứng minh được mối liên hệ trực tiếp với hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp cần lưu ý lưu trữ đầy đủ hợp đồng, hóa đơn và biên bản nghiệm thu (nếu có) cho các khoản chi này.
Doanh nghiệp có cần phân bổ chi phí phần mềm kế toán cho từng phòng ban sử dụng không?
Không bắt buộc, nhưng nên thực hiện nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát chi phí nội bộ hiệu quả. Trong mô hình kế toán quản trị, việc phân bổ chi phí phần mềm cho các bộ phận như kế toán, bán hàng, kho, sản xuất… giúp đánh giá hiệu quả sử dụng tài nguyên công nghệ. Phân bổ có thể dựa trên tiêu chí như:
- Số lượng người dùng mỗi phòng ban
- Tỷ lệ sử dụng module chức năng
- Thời gian truy cập hệ thống.
Chi phí mua phần mềm kế toán dùng thử có được ghi nhận không?
Chi phí cho phần mềm kế toán dùng thử (demo có phí) chỉ được ghi nhận là chi phí hợp lý nếu:
- Có hợp đồng/thoả thuận thể hiện rõ mục đích dùng thử phục vụ đánh giá lựa chọn phần mềm
- Có chứng từ thanh toán hợp lệ
- Phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế.
Nếu phần mềm dùng thử miễn phí hoặc không có chứng từ rõ ràng, khoản chi này không đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải dùng phần mềm kế toán không?
Không bắt buộc. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không bị bắt buộc phải sử dụng phần mềm kế toán. Tuy nhiên:
- Doanh nghiệp vẫn phải lập sổ sách, chứng từ, báo cáo tài chính đúng quy định của Luật Kế toán và Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
- Việc sử dụng phần mềm giúp tự động hóa quy trình, tránh sai sót thủ công, đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, hoặc nhiều giao dịch.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp chuyển từ Excel sang phần mềm khi tăng trưởng quy mô hoặc cần liên thông hóa đơn điện tử – ngân hàng – thuế.
Tạm kết:
Hạch toán chi phí mua phần mềm kế toán đúng và đủ không phải là điều khó khăn nhưng cần được thực hiện cẩn thận cũng như hiểu về nguyên tắc kế toán. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
