Trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng là một nghiệp vụ kế toán quan trọng, giúp doanh nghiệp chủ động nguồn tài chính để thực hiện nghĩa vụ bảo hành sau khi bàn giao công trình. Vai trò của việc trích lập là gì? Hạch toán ra sao? Ketoan.vn sẽ giúp bạn tìm hiểu thêm qua bài viết sau.
1. Dự phòng bảo hành công trình xây dựng là gì?
Dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng là dự phòng chi phí cho những sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng đã bán, đã cung cấp hoặc đã bàn giao cho người mua nhưng doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ phải tiếp tục sửa chữa, hoàn thiện theo hợp đồng hoặc theo cam kết với khách hàng.
Có thể nói, dự phòng bảo hành công trình xây dựng là khoản chi phí ước tính mà doanh nghiệp trích lập trước để đảm bảo có nguồn tài chính thực hiện nghĩa vụ sửa chữa, khắc phục, hoàn thiện công trình trong thời gian bảo hành sau khi đã bàn giao cho chủ đầu tư.
Khoản dự phòng này đóng vai trò như một cơ chế tài chính dự phòng quan trọng với những tác dụng có thể kể đến như:
- Chủ động nguồn lực tài chính để thực hiện nghĩa vụ bảo hành đúng hạn.
- Đảm bảo việc ghi nhận chi phí, doanh thu phản ánh đúng bản chất và thời điểm phát sinh.
- Tuân thủ đúng quy định của pháp luật kế toán và thuế hiện hành.
2. Mức trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng
Theo Điều 7, Thông tư 48/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, việc trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng được thực hiện dựa trên mức tổn thất dự kiến mà doanh nghiệp có thể phải gánh chịu khi thực hiện nghĩa vụ bảo hành.
Cụ thể, doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất để trích lập dự phòng cho các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình xây dựng đã bàn giao, có cam kết bảo hành theo hợp đồng. Việc trích lập được xác định riêng cho từng loại công trình, dự án hoặc hạng mục bảo hành cụ thể.
Tổng mức trích lập dự phòng bảo hành không được vượt quá 5% giá trị hợp đồng đã ký kết với khách hàng. Mức này được xem là giới hạn tối đa nhằm đảm bảo tính hợp lý và tránh việc ghi nhận chi phí dự phòng vượt quá thực tế.
Sau khi hoàn tất việc tính toán và xác định mức dự phòng cho từng công trình, doanh nghiệp phải lập bảng kê chi tiết tổng hợp toàn bộ các khoản dự phòng bảo hành. Bảng kê này là căn cứ quan trọng để ghi nhận chi phí hợp lệ vào sổ kế toán trong kỳ kế toán tương ứng.
Tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm, doanh nghiệp cần căn cứ vào tình hình tiêu thụ, bàn giao công trình xây dựng cùng các cam kết bảo hành ghi trong hợp đồng hoặc các văn bản có liên quan để xác định lại số dự phòng cần trích. Trên cơ sở đó, kế toán tiến hành so sánh giữa số dự phòng phải trích lập và số dư khoản dự phòng bảo hành hiện có trên sổ kế toán năm trước, từ đó xử lý theo từng trường hợp cụ thể như sau:
- Trường hợp 1: Nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư khoản dự phòng bảo hành đã trích trong năm trước, doanh nghiệp không được trích lập bổ sung thêm. Điều này đảm bảo số liệu kế toán được giữ nguyên, phản ánh đúng nghĩa vụ bảo hành hiện tại.
- Trường hợp 2: Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư dự phòng hiện có, doanh nghiệp cần trích lập bổ sung phần chênh lệch để đủ bù đắp cho nghĩa vụ bảo hành dự kiến. Khoản chênh lệch này sẽ được ghi nhận vào chi phí trong kỳ.
- Trường hợp 3: Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư dự phòng đã ghi nhận, doanh nghiệp sẽ hoàn nhập phần chênh lệch và ghi giảm chi phí trong kỳ, đảm bảo chi phí dự phòng phản ánh đúng thực tế phát sinh.
- Trường hợp 4: Khi hết thời hạn bảo hành, nếu công trình không phát sinh chi phí bảo hành hoặc chi phí thực tế thấp hơn số dự phòng đã trích, phần chênh lệch còn lại sẽ được hoàn nhập vào thu nhập của doanh nghiệp trong kỳ kế toán đó.
3. Chứng từ kế toán sử dụng
Trong quá trình ghi nhận, theo dõi và hạch toán chi phí dự phòng bảo hành công trình xây dựng, kế toán cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ, hợp lệ các loại chứng từ liên quan. Đây là cơ sở pháp lý và kế toán quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, chính xác khi hạch toán chi phí bảo hành.
Cụ thể, các chứng từ cần thiết bao gồm:
- Hợp đồng xây dựng: Là căn cứ pháp lý quan trọng xác định nghĩa vụ bảo hành, phạm vi và thời gian bảo hành theo thỏa thuận giữa nhà thầu và chủ đầu tư.
- Phiếu xuất kho: Ghi nhận giá trị vật tư, thiết bị, công cụ, phụ tùng được xuất dùng cho công tác bảo hành, sửa chữa công trình.
- Bảng thanh toán tiền lương: Thể hiện chi phí nhân công trực tiếp tham gia thực hiện công việc bảo hành trong kỳ.
- Phiếu chi, Giấy báo nợ: Là chứng từ chứng minh dòng tiền thực chi phục vụ hoạt động bảo hành công trình, như chi phí vật tư, thuê nhân công hoặc dịch vụ bên ngoài.
- Biên bản nghiệm thu bảo hành công trình: Là căn cứ xác nhận giữa bên bảo hành và bên được bảo hành về khối lượng, chất lượng và kết quả công việc bảo hành đã hoàn thành theo đúng cam kết.
4. Tài khoản hạch toán dự phòng bảo hành công trình xây dựng
Để ghi nhận và theo dõi chính xác nghiệp vụ trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng, kế toán doanh nghiệp sử dụng Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả.
Trong đó, kế toán chi tiết sử dụng TK 3522 – Dự phòng bảo hành công trình xây dựng để phản ánh riêng các khoản chi phí dự kiến cho hoạt động bảo hành, sửa chữa, khắc phục lỗi công trình trong thời gian bảo hành theo hợp đồng.
Kết cấu của Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả được quy định như sau:
Bên Nợ
- Ghi giảm khoản dự phòng phải trả khi phát sinh chi phí thực tế liên quan đến khoản dự phòng đã được trích lập ban đầu.
- Ghi giảm (hoàn nhập) khi doanh nghiệp xác định không còn nghĩa vụ phải chi trả, hoặc khoản dự phòng đã lập không còn phù hợp về mặt kinh tế.
- Ghi giảm khoản dự phòng phải trả khi có số chênh lệch giữa số dự phòng đã lập năm trước với số phải lập năm nay, tức là khi phần dự phòng của năm trước chưa sử dụng hết.
Bên Có
Phản ánh số dự phòng phải trả được trích lập vào chi phí trong kỳ kế toán, bao gồm chi phí dự phòng bảo hành công trình, bảo hành sản phẩm, hay các khoản chi phí phải trả dự kiến khác.
Số dư cuối kỳ
Thể hiện số dư dự phòng phải trả hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính, phản ánh nghĩa vụ bảo hành hoặc chi trả dự kiến trong các kỳ sau.
5. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng
Việc trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng được thực hiện riêng cho từng công trình hoặc hạng mục công trình đã hoàn thành, bàn giao trong kỳ kế toán.
Khi xác định được số dự phòng phải trả cho chi phí bảo hành công trình, kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Có TK 352 – Dự phòng phải trả (3522)
Khi phát sinh chi phí thực tế liên quan đến khoản dự phòng bảo hành
Các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động bảo hành như nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, khấu hao tài sản cố định, dịch vụ mua ngoài… sẽ được hạch toán tùy theo cách thức doanh nghiệp thực hiện việc bảo hành.
b.1. Trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện bảo hành công trình
Khi phát sinh các khoản chi phí phục vụ cho công tác bảo hành, kế toán ghi:
Nợ các TK 621, 622, 627,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,…
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bảo hành thực tế phát sinh trong kỳ:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Có các TK 621, 622, 627,…
Khi công trình đã được bảo hành, sửa chữa xong và bàn giao lại cho khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu chi phí bảo hành thực tế lớn hơn số dự phòng đã trích lập)
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
b.2. Trường hợp doanh nghiệp thuê đơn vị trực thuộc hoặc bên ngoài thực hiện bảo hành
Khi thanh toán hoặc ghi nhận chi phí bảo hành do đơn vị khác thực hiện, kế toán phản ánh như sau:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu chi phí bảo hành thực tế vượt số dự phòng đã trích)
Có các TK 331, 336,…
Hoàn nhập dự phòng khi hết thời hạn bảo hành
Khi hết thời hạn bảo hành công trình, nếu công trình không phát sinh chi phí bảo hành, hoặc số dự phòng lớn hơn chi phí thực tế phát sinh, phần chênh lệch còn lại phải được hoàn nhập và ghi nhận vào thu nhập khác:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522)
Có TK 711 – Thu nhập khác
6. Ví dụ cách hạch toán dự phòng bảo hành công trình
Công ty Xây dựng An Khánh hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nhận thi công công trình nhà kho cho Công ty Y. Doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành độc lập, và các chi phí bảo hành được hạch toán chung vào chi phí sản xuất. (Đơn vị tính: 1.000 đồng)
Năm N: Trích lập dự phòng bảo hành công trình
Cuối năm, Công ty An Khánh lập dự phòng chi phí bảo hành công trình với số tiền 50.000.
Bút toán hạch toán:
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung: 50.000
Có TK 3522 – Dự phòng bảo hành công trình xây dựng: 50.000
Năm N+1: Phát sinh chi phí bảo hành thực tế
Trong năm N+1, công trình phát sinh các chi phí bảo hành như sau:
Xuất nguyên vật liệu sử dụng cho công tác bảo hành: Trị giá 30.000
Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 30.000
Có TK 152 – Nguyên vật liệu: 30.000
Tính tiền lương phải trả:
Công nhân bảo hành: 8.000
Nhân viên quản lý bộ phận bảo hành: 7.000
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: 8.000
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung: 7.000
Có TK 334 – Phải trả người lao động: 15.000
Trích khấu hao TSCĐ sử dụng cho hoạt động bảo hành:
Số tiền 2.000
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung: 2.000
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ: 2.000
Chi phí dịch vụ mua ngoài (đã bao gồm thuế GTGT 10%, thanh toán bằng tiền mặt):
Tổng giá trị 1.100, trong đó giá chưa thuế là 1.000
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung: 1.000
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 100
Có TK 111 – Tiền mặt: 1.100
Hoàn thành và bàn giao công tác bảo hành
Khi công việc bảo hành hoàn thành, chủ đầu tư ký xác nhận nghiệm thu đúng chất lượng.
Kế toán tiến hành tập hợp chi phí bảo hành thực tế phát sinh:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang: 48.000
Có TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 30.000
Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: 8.000
Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung: 10.000
Kết chuyển chi phí bảo hành đã thực hiện vào khoản dự phòng đã trích lập:
Nợ TK 3522 – Dự phòng bảo hành công trình xây dựng: 48.000
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang: 48.000
Hoàn nhập phần dự phòng chưa sử dụng hết
Đến khi hết thời hạn bảo hành, nếu không phát sinh thêm chi phí bảo hành, kế toán hoàn nhập phần dự phòng còn lại (2.000) vào thu nhập khác:
Nợ TK 3522 – Dự phòng bảo hành công trình xây dựng: 2.000
Có TK 711 – Thu nhập khác: 2.000
Trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng là nghiệp vụ quan trọng, giúp doanh nghiệp chủ động nguồn tài chính để thực hiện nghĩa vụ bảo hành, đồng thời phản ánh trung thực chi phí sản xuất – kinh doanh. Việc thực hiện đúng quy định và hạch toán chính xác không chỉ giúp đảm bảo minh bạch tài chính mà còn nâng cao uy tín, trách nhiệm của doanh nghiệp trong ngành xây dựng.
