Hàng tồn khi hết hạn sử dụng thì hạch toán kiểu gì? Làm sao để ghi nhận? Chi phí thuế GTGT của hàng tồn kho bị hỏng có được hoàn không? Theo dõi bài viết hướng dẫn dưới đây:
1. Trích lập dự phòng và hạch toán hàng tồn kho bị giảm
Theo quy định tại thông tư 133/2016/TT-BTC và thông tư 99/2025/TT-BTC, thì để xử lý hàng tồn kho bị giảm do hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng, ta phải tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trước, cụ thể:
a) Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá gốc của hàng tồn kho, doanh nghiệp phải thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong kỳ, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2294).
b) Tại thời điểm kết thúc các kỳ kế toán sau:
– Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải trích lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã trích lập từ kỳ trước, doanh nghiệp trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2294).
– Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải trích lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập từ các kỳ trước, doanh nghiệp hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2294)
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Sau khi đã trích lập, ta xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật tư, hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng, ghi:
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (số được bù đắp bằng dự phòng)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phòng)
Có các TK 152, 153, 155, 156,...
Lưu ý: Việc hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích lập đối với hàng tồn kho có thể được ghi nhận ngay cho từng giao dịch tại thời điểm hàng tồn kho bị hủy bỏ hoặc khi xác định số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối mỗi kỳ kế toán nhưng phải nhất quán theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam.
2. Một số lưu ý về hàng tồn kho bị hết hạn, bị hỏng
2.1. Hàng tồn kho bị hỏng, hết hạn có được khấu trừ phần thuế GTGT đã nộp không?
Khoản 1 điều 14 thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn:
“Điều 14:Nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào
1.Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ, kể cả thuế GTGT đầu vào không được bồi thường của hàng hóa chịu thuế GTGT bị tổn thất
Các trường hợp tổn thất không được bồi thường được khấu trừ thuế GTGT đầu vào gồm: thiên tai, hỏa hoạn, các trường hợp tổn thất không được bảo hiểm bồi thường, hàng hóa mất phẩm chất, quá hạn sử dụng phải tiêu hủy. Cơ sở kinh doanh phải có đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh các trường hợp tổn thất không được bồi thường để khấu trừ thuế”
=> Như vậy, nếu hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng mà không được bồi thường và có đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh thì vẫn được khấu trừ thuế GTGT.
2.2. Đưa chi phí hàng tồn kho hư hỏng, hết hạn vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN
Điều 4 của thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) quy định như sau:
“b) Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, được tính vào chi phí được trừ như sau:
– Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.
Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
– Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).
– Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).
c) Hồ sơ nêu trên được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình với cơ quan thuế khi cơ quan thuế yêu cầu.”
=> Như vậy, có đầy đủ các hồ sơ theo quy định trên thì chi phí hàng tồn kho hư hỏng, hết hạn sẽ được tính vào chi phí hợp để giảm mức đóng thuế TNDN.
Để đơn giản hóa quy trình hạch toán và quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm kế toán MISA. Phần mềm hỗ trợ tự động cập nhật bút toán, quản lý nhập – xuất – tồn, trích lập dự phòng và lập báo cáo tức thì. Nhờ đó, kế toán giảm bớt sai sót thủ công, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản trị.
Ngoài ra, MISA AMIS Kế toán còn tích hợp chặt chẽ với các phân hệ bán hàng, mua hàng và quản trị kho, giúp số liệu luôn đồng bộ và chính xác. Kế toán có thể dễ dàng theo dõi tình trạng hàng hóa, kiểm soát hạn sử dụng, cảnh báo tồn kho tối thiểu cũng như lập báo cáo tài chính chỉ với vài thao tác. Đặc biệt, phần mềm hoạt động online, cho phép kế toán và lãnh đạo truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo quá trình quản lý minh bạch và ra quyết định nhanh chóng.
Thực hiện đúng quy trình hạch toán hủy hàng tồn kho giúp doanh nghiệp ghi nhận chi phí hợp lý, xử lý đúng khoản thuế GTGT đầu vào và hạn chế rủi ro về thuế, kiểm toán. Đây là một nghiệp vụ tưởng chừng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của số liệu kế toán và hiệu quả quản trị tài chính. Vì vậy, kế toán cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, áp dụng bút toán chuẩn xác để bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp.
