Các khoản chi được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP

Các khoản chi được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN là nội dung được quy định rõ ràng, cụ thể tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP – văn bản mới nhất hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp. Theo đó, không phải mọi chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất – kinh doanh đều được chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế, mà doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí hợp lý những khoản đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định. Trong bài viết này, Ketoan.vn sẽ giúp bạn hệ thống lại điều kiện xác định chi phí được trừ và 13 nhóm chi phí được trừ theo quy định mới, giúp kế toán và doanh nghiệp hạn chế rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN.

1. Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp 

Đây là những khoản chi phí cần thiết trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Có thể kể đến như:

• Chi phí khấu hao tài sản cố định
• Chi phí mua nguyên vật liệu
• Chi phí tiền lương
• Chi phí trợ cấp…

Các khoản này không thuộc nhóm chi phí không được trừ khi xác định thuế TNDN và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp của pháp luật. Do đó, khi thực hiện nghiệp vụ, kế toán doanh nghiệp cần phân biệt rõ chi phí kế toán va chi phí được trừ khi tính thuế để hạch toán đúng:

• Chi phí kế toán: Là các khoản được hạch toán phản ánh sổ sách bình thường dù có được hay không trừ khi quyết toán thuế TNCN
• Chi phí được trừ khi tính thuế: Là khhoarn phí khi tính thuế TNDN, kế toán cần phải kiểm tra xem nó có đáp ứng đủ điều kiện để đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN hay không

2. Điều kiện chung để xác định các khoản chi được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN

Để một khoản chi được khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN (ngoại trừ các khoản chi không được trừ theo Điều 10 Nghị định), doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ 03 điều kiện:

• Chi phí phải thực tế phát sinh và có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất – kinh doanh
• Phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định
• Đối với giao dịch mua sắm hàng hóa, dịch vụ và các khoản khác >5 triệu đồng/lần trở lên bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng, không dùng tiền mặt

Lưu ý: 

• Về chi phí nghiên cứu và phát triển (R&D):
  • Các khoản chi phí liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tối đa không quá 200% chi phí thực tế cho hoạt động này
  • Xác định mức chi phí bổ sung này phải đảm bảo sau khi áp dụng, doanh nghiệp không bị lỗ
• Về chứng từ và thanh toán:
  • Những trường hợp đặc biệt (ví dụ như mua nông sản, lâm sản, thủy sản do người sản xuất trực tiếp bán ra, mua phế liệu từ người trực tiếp thu nhặt, mua hàng hóa/dịch vụ của cá nhân, HKD có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT) cần có chứng từ chi trả tiền cho người bán (đối với giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt) và bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ
  • Trường hợp mua hàng hóa/dịch vụ của một người bán có giá trị dưới 5 triệu nhưng mua nhiều lần trong cùng 1 ngày có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ
  • Trường hợp người lao động ủy quyền mua hộ hàng hóa/dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên, nếu người lao động thanh toán bằng dịch vụ không dùng tiền mặt thì chi phí vẫn được trừ nếu doanh nghiệp có hóa đơn, chứng từ, có quy chế độ bộ cho phép ủy tiền thanh toán và doanh nghiệp đã thanh toán lại khoản chi này cho người lao động
  • Nếu mua hàng hóa/dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên mà chưa thanh toán, doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ, nhưng nếu khi thanh toán lại không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt.

3. Danh sách 13 khoản chi phí được trừ theo Luật thuế TNDN mới nhất năm 2025 

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp đối với các khoản chi thực tế phát sinh và đáp ứng đủ 3 điều kiện cơ bản. Dưới đây là 13 nhóm chi phí được phép khấu trừ:

1. Các khoản chi phí đáp ứng điều kiện chung 

Các khoản chi phí đáp ứng 3 điều kiện được nêu trong phần 2 của Nghị định 320/2025/NĐ-CP đều sẽ được tính vào chi phí được khấu trừ khi quyết toán thuế TNDN.

2. Chi phí cho nhiệm vụ giáo dục Quốc phòng và An ninh 

Là khoản chi phí doanh nghiệp  thực hiện theo quy định của pháp luật, góp phần nhiệm vụ quốc phòng:

• Chi cho công tác giáo dục quốc phòng an ninh
• Chi phí huấn luyện và hoạt động lực lượng dân quân tự vệ
• Các khoản chi phí khác phục vụ nhiệm vụ quốc phòng an ninh

3. Chi phí hỗ trợ cho Tổ chức Dảng và Đoàn thể tại Doanh nghiệp (Điểm b)

Kinh phí hỗ trợ hoạt động cho các tổ chức Đảng và Tổ chức chính trị – xã hội (Công đoàn, Đoàn thanh niên…) được thành lập và hoạt động hợp pháp tại doanh nghiệp.

4. Chi phí giáo dục và đào tạo nghề (Điểm c)

Khoản này đầu tư vào phát triển kỹ năng và chuyên môn cho người lao động. Nội dung chi gồm:

• Chi phí cho người dạy
• Chi phí hỗ trợ tài liệu, thiết bị, vật liệu thực hành
• Chi phí hỗ trợ cho người học
• Chi phí đào tạo người lao động mới tuyển dụng vào làm việc tại doanh nghiệp
• Chi phí đào tạo, đào tạo lại, bồi người nghiệp vụ cho người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp

Điều kiện bắt buộc: Nội dung chi cho hoạt động đào tạo phải được quy định rõ trong Hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.

5. Chi phí cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc (Điểm d) 

Các khoản chi này được thực hiện trách nhiejm xã hội và bảo vệ sức khỏe người lao động:

• Chi phí đào tạo cán bộ chuyên trách về phòng chống HIV/ADIS
• Chi phí cho tổ chức truyền thông cho người lao động
• Chi phí tư vấn, khám và xét nghiejek, HIV/AIDS
• Chi phí hỗ trợ người lao động bị nhiễm HIV/ADIS của doanh nghiệp

6. Các khoản tài trợ (Điểm đ) 

Các khoản đóng góp tự nguyện cho cộng đồng với điều kiện có hồ sơ tài trợ hợp lệ theo quy định:

• Tài trợ giáo dục (Khoản đ1: Cho trường học, cơ sở vật chất, học bổng, các cuộc thi học thuật, Quỹ khuyến học
• Tài trợ y tế (Khoản đ2): Cho cơ sở y tế, thiết bị, thuốc chữa bệnh, hỗ trợ tài trợ người bệnh thông qua các tổ chức có chức năng huy động
• Tài trợ văn hóa (Khoản đ3): Cho bảo tàng, thư viện và quỹ bảo tồn di sản văn hóa.
• Tài trợ phòng, chống Thiên tai, Dịch bệnh (Khoản đ4): Cho các tổ chức hoặc cá nhân bị thiệt hại thoongq ua cơ quan chức năng, tổ chức có chức năng huy động
• Tài trợ Nhà tình nghĩa, nhà đại đoàn kết (Khoản đ5): Cho các đối tượng chính sách gồm người có công, hộ cận nghèo và hộ nghèo
• Tài trợ Địa phương đặc biệt khó khăn (Khoản đ6): Theo chương trình, đề án do Chính phủ hoặc Thủ tướng phê duyệt
• Tài trợ cho Nghiên cứu khoa học, Đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số (Khoản đ7)

7. Chi phí cho Nghiên cứu khoa học và chuyển đổi số (Điểm e) 

Việc xác định chi phí cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số thực hiện theo quy định của pháp luật về khoa học công nghệ và chuyển đổi số.

8. Giá trị tổn thất không được bồi thường (Điểm g)

Phần thiệt hại do sự kiện bất khả kháng mà doanh nghiệp không được bồi thường.

• Nguyên nhân do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ 
• Công thức tính: Chi phí được trừ = Tổng giá trị tổn thất – Phần bồi thường từ bảo hiểm hoặc tổ chức/cá nhân khác

9. Chi phí cho nhân sự biệt phái (Điểm h)

Chi phí thực tế chi trả cho người lao động được doanh nghiệp cử đi (biệt phái) để tham gia quản trị, điều hành, kiểm soát tại tổ chức tín dụng được kiểm soát đặc biệt hoặc ngân hàng thương mại được chuyển giao bắt buojc.

10. Các khoản chi phí chưa tạo ra doanh thu trong kỳ (Điểm i) 

Là các khoản chi phí có tính chất đầu tư ban đầu hoặc chi phí rủi ro, chưa tương ứng với doanh thu phát sinh ngay trong kỳ tính thuế. Gồm có:

• Chi phí tham gia đấu thầu nhưng không trúng (i1)
• Chi phí nghiên cứu thị trường, sản phẩm mới không thành công (i2)
• Tiền thuê đất, chi phí hạ tầng trong giai đoạn chưa hoạt động sản xuất kinh doanh (i3)
• Khấu hao hoặc phân bổ tài sản cho thuê trong thời gian chưa có khách thuê (i4)
• Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí khôi phục sau tạm dừng, chi phí hoàn trả mặt bằng khi chấm dứt hoạt động (i5)
• Chi phí marketing, giới thiệu sản phẩm trước giai đoạn bán hàng (i6)
• Chi phí hủy hàng tồn kho do hư hỏng, hết hạn sử dụng, lỗi thời (i7)
• Chi phí hủy tài sản bị hỏng, không còn nhu cầu sử dụng (i8)
• Chi phí hủy phế liệu, phế phẩm phát sinh trong sản xuất (i9)

11. Chi phí hỗ trợ xây dựng công trình công cộng (Điểm k) 

Chi phí hỗ trợ xây dựng công trình hạ tầng công cộng như đường, điện, nước… khi công tình đó đồng thời phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

12. Chi phí bảo vệ môi trường (Điểm i)

Các khoản chi phí gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh hướng tới mục tiêu phát triển bền vững:

• Chi phí giảm phát thải khí nhà kính (Hướng tới net-zero, trung hòa carbon)
• Chi phí giảm ô nhiễm môi trường

13. Đóng góp vào các quỹ của chính phủ (Điểm m)

Các khoản đóng góp theo quy định pháp luật vào các Quỹ do Thủ tướng Chính phủ hoặc Chính phủ quyết định thành lập, ví dụ: Quỹ viễn thông công ích, quỹ phòng chống tác hại thuốc lá, quỹ bảo vệ môi trường Việt Nam.

Việc nắm vững các khoản chi được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp trong bối cảnh Luật thuế TNDN mới đã chính thức được hướng dẫn chi tiết. Kế toán cần đặc biệt lưu ý các điều kiện về tính thực tế của chi phí, hóa đơn chứng từ hợp pháp và hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, nhất là đối với các khoản chi đặc thù như tài trợ, nghiên cứu – chuyển đổi số hay chi phí chưa tạo ra doanh thu trong kỳ. Chủ động rà soát và hạch toán đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế, tối ưu nghĩa vụ thuế và giảm thiểu rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế.

Trong thực tế, việc phân loại và quản lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn khoản chi để đảm bảo tuân thủ đúng quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN luôn là thách thức lớn đối với kế toán và doanh nghiệp. Chỉ một sai sót nhỏ trong khâu hạch toán hoặc chứng từ cũng có thể dẫn đến rủi ro bị loại chi phí, điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế và truy thu thuế TNDN.

Thấu hiểu khó khăn đó, phần mềm AMIS Kế toán của MISA được phát triển với sự hỗ trợ của trợ lý AI MISA AVA, giúp doanh nghiệp cập nhật kịp thời các nghị định, thông tư, hướng dẫn thuế mới nhất và kiểm soát chi phí một cách chính xác – tự động – đúng quy định. Thông qua hệ thống, doanh nghiệp có thể:

• Tổng hợp và phân loại các khoản chi phí không hợp lý, không được trừ khi tính thuế TNDN

• Quản lý, lưu trữ hóa đơn – chứng từ tập trung, giảm rủi ro thất lạc và sai sót

• Tự động lập tờ khai quyết toán thuế TNDN, đảm bảo hạch toán đúng chỉ tiêu B4 – chi phí không được trừ

• Kê khai và nộp tờ khai thuế, nộp thuế trực tiếp ngay trên phần mềm kế toán

• Tự động tổng hợp, lập báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành

• AI AVA hỗ trợ thu thập, kiểm tra và cảnh báo sớm rủi ro hóa đơn không hợp lệ, giúp kế toán chủ động xử lý trước khi quyết toán

Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tuân thủ đúng quy định của Nghị định 320/2025/NĐ-CP mà còn nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và giảm thiểu rủi ro thuế trong dài hạn.