Chi phí sử dụng máy thi công đóng vai trò quan trọng trong quá trình tính toán và quản lý chi phí của các công trình xây dựng. Hạch toán Tài khoản 623 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC giúp các doanh nghiệp có thể phân loại, ghi nhận và quản lý chính xác các khoản chi phí này, từ đó tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, nâng cao hiệu quả tài chính. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp và cung cấp các thông tin đầy đủ, chính xác nhất về các hạch toán TK623 theo TT200.
1. Tài khoản 623 theo Thông tư 200 là tài khoản gì?
Tài khoản 623 theo Thông tư 200 là tài khoản Chi phí sử dụng máy thi công. Tài khoản này được sử dụng để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng xe, máy thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây, lắp công trình trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện xây, lắp công trình theo phương thức thi công hỗn hợp vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy.
2. Nguyên tắc kế toán của TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công theo TT200
Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 623 được quy định tại khoản 1, Điều 86 Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:
– Trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện xây lắp công trình hoàn toàn bằng máy, không cần sử dụng Tài khoản 623 – “Chi phí sử dụng máy thi công”. Thay vào đó, toàn bộ chi phí xây lắp sẽ được hạch toán trực tiếp vào các Tài khoản 621, 622, 627 tương ứng.
– Tài khoản 623 không ghi nhận các khoản chi phí liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp, được tính trên lương phải trả công nhân vận hành xe, máy thi công. Ngoài ra, các chi phí sử dụng máy thi công vượt quá mức bình thường sẽ không được tính vào giá thành công trình mà sẽ được kết chuyển ngay vào Tài khoản 632.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK623
Căn cứ khoản 2, Điều 86 Thông tư 200/2014/TT-BTC, kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 623 – Chi phí sử dụng máy thi công được bao gồm:
– Bên Nợ: Phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động của máy thi công, bao gồm:
- Chi phí vật liệu phục vụ máy hoạt động (xăng, dầu, mỡ, v.v.).
- Chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp lương, tiền công của công nhân trực tiếp điều khiển máy.
- Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa máy, xe thi công.
- Chi phí dịch vụ khác phục vụ cho hoạt động của xe, máy thi công.
– Bên Có:
- Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công vào bên Nợ của Tài khoản 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang”.
- Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công vượt mức bình thường vào Tài khoản 632.
– Tài khoản 623 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 623 được chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6231 – Chi phí nhân công: Phản ánh lương chính, lương phụ, phụ cấp lương phải trả cho công nhân trực tiếp điều khiển máy, phục vụ máy thi công, như vận chuyển, cung cấp nhiên liệu, vật liệu cho máy thi công. Tuy nhiên, khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn tính trên lương của công nhân không được ghi vào tài khoản này, mà được phản ánh vào Tài khoản 627 – “Chi phí sản xuất chung”.
- Tài khoản 6232 – Chi phí vật liệu: Phản ánh chi phí vật liệu phục vụ máy thi công, như nhiên liệu (xăng, dầu, mỡ…) và các vật liệu khác cần thiết cho máy thi công.
- Tài khoản 6233 – Chi phí dụng cụ sản xuất: Phản ánh chi phí công cụ, dụng cụ lao động liên quan đến hoạt động của máy thi công.
- Tài khoản 6234 – Chi phí khấu hao máy thi công: Phản ánh chi phí khấu hao đối với xe, máy thi công sử dụng vào hoạt động xây lắp công trình.
- Tài khoản 6237 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài, bao gồm: Thuê ngoài sửa chữa máy thi công, tiền bảo hiểm cho xe, máy thi công, chi phí điện, nước, tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ,…
- Tài khoản 6238 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền phục vụ cho hoạt động của xe, máy thi công.
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 623 theo TT200
Hạch toán chi phí sử dụng xe, máy thi công phụ thuộc vào hình thức sử dụng máy thi công: Tổ chức đội máy thi công riêng chuyên thực hiện các khối lượng thi công bằng máy hoặc giao máy thi công cho các đội, xí nghiệp xây lắp:
(1) Nếu tổ chức đội xe, máy thi công riêng, được phân cấp hạch toán và có tổ chức kế toán riêng, thì công việc kế toán được tiến hành như sau:
– Hạch toán các chi phí liên quan tới hoạt động của đội xe, máy thi công:
Nợ các TK 621, 622, 627
Có các TK 111, 112, 152, 331, 334, 214,…
– Hạch toán chi phí sử dụng xe, máy và tính giá thành ca xe, máy thực hiện trên tài khoản 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang” căn cứ vào giá thành ca máy (theo giá thành thực tế hoặc giá khoán nội bộ) cung cấp cho các đối tượng xây, lắp (công trình, hạng mục công trình); tuỳ theo phương thức tổ chức công tác kế toán và mối quan hệ giữa đội xe máy thi công với đơn vị xây, lắp công trình để ghi sổ:
+ Nếu doanh nghiệp thực hiện theo phương thức cung cấp dịch vụ xe, máy lẫn nhau giữa các bộ phận, hạch toán:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (TK 6238 – Chi phí bằng tiền khác)
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
+ Nếu doanh nghiệp thực hiện theo phương thức bán dịch vụ xe, máy lẫn nhau giữa các bộ phận trong nội bộ, hạch toán:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (TK 6238 – Chi phí bằng tiền khác)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Nếu có)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (TK 33311) (Thuế GTGT phải nộp tính trên giá bán nội bộ về ca xe, máy bán dịch vụ)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Chi tiết cung cấp dịch vụ trong nội bộ).
(2) Nếu không tổ chức Đội xe, máy thi công riêng; hoặc có tổ chức Đội xe, máy thi công riêng nhưng không tổ chức kế toán riêng cho đội thì toàn bộ chi phí sử dụng xe, máy (kể cả chi phí thường xuyên và chi phí tạm thời như: phụ cấp lương, phụ cấp lưu động của xe, máy thi công) sẽ hạch toán như sau:
– Căn cứ vào số tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân điều khiển xe, máy, phục vụ xe, máy, hạch toán:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (TK 6231 – Chi phí nhân công)
Có TK 334 – Phải trả người lao động.
– Khi xuất kho vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng cho hoạt động của xe, máy thi công trong kỳ, hạch toán:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (TK 6232 – Chi phí vật liệu)
Có các TK 152, 153.
– Trường hợp mua vật liệu, công cụ sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động của xe, máy thi công trong kỳ, hạch toán:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (TK 6232)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ thuế)
Có các TK 331, 111, 112,…
– Trích khấu hao xe, máy thi công sử dụng ở Đội xe, máy thi công, hạch toán:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (TK 6234 – Chi phí khấu hao máy thi công)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
– Chi phí dịch vụ mua ngoài phát sinh (sửa chữa xe, máy thi công, điện, nước, tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ,…), hạch toán:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (TK 6237)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ thuế GTGT)
Có các TK 111, 112, 331,…
– Chi phí bằng tiền khác phát sinh, hạch toán:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (TK 6238 – Chi phí bằng tiền khác)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ thuế GTGT)
Có các TK 111, 112,…
– Căn cứ vào Bảng phân bổ chi phí sử dụng xe, máy (chi phí thực tế ca xe, máy) tính cho từng công trình, hạng mục công trình, hạch toán:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (khoản mục chi phí sử dụng máy thi công)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần chi phí vượt trên mức bình thường)
Có TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công.
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK623 theo TT200
Các khoản thuê ngoài như sửa chữa máy móc, bảo hiểm xe thi công được hạch toán vào đâu?
Các khoản thuê ngoài liên quan đến hoạt động của máy thi công như sửa chữa máy, tiền bảo hiểm, chi phí thuê tài sản cố định, điện nước phục vụ máy thi công… sẽ được hạch toán vào TK 6237 – Chi phí dịch vụ mua ngoài.
Máy thi công dùng chung cho nhiều công trình thì chi phí phân bổ như thế nào?
Trường hợp một máy thi công được sử dụng cho nhiều công trình, doanh nghiệp phải thực hiện phân bổ chi phí hợp lý dựa trên tiêu chí phù hợp như:
- Thời gian sử dụng thực tế tại từng công trình
- Khối lượng công việc hoàn thành
- Công suất sử dụng,…
Sau khi phân bổ, chi phí được kết chuyển vào từng công trình tương ứng qua TK 154.
TK 623 có áp dụng cho các ngành ngoài xây dựng không?
Không. TK 623 là tài khoản đặc thù được áp dụng chủ yếu cho ngành xây dựng, đặc biệt trong hoạt động thi công có sử dụng xe, máy thi công chuyên dùng. Các ngành sản xuất, dịch vụ khác nếu có hoạt động máy móc cũng sẽ hạch toán chi phí này vào các tài khoản chi phí sản xuất chung (TK 627), chứ không sử dụng TK 623.
Tạm kết:
Thông qua việc hạch toán chi tiết Tài khoản 623, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý mà còn nâng cao năng lực quản trị chi phí, giúp tối ưu hóa quy trình thi công và đảm bảo tính minh bạch tài chính. Việc áp dụng đúng các phương pháp này sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc trong việc hạch toán tài khoản 623 theo Thông tư 200.
