Trong hệ thống kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, việc hạch toán các khoản phải trả, phải nộp là vô cùng quan trọng để phản ánh đúng nghĩa vụ nợ của doanh nghiệp. Bên cạnh các tài khoản chi tiết cho từng đối tượng cụ thể như phải trả người bán, phải trả người lao động, thuế, phí, có một tài khoản tổng hợp dùng để ghi nhận các khoản phải trả, phải nộp không thuộc phạm vi các tài khoản khác trong nhóm 33. Đó chính là Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác. Bài viết này sẽ đi sâu vào định nghĩa, nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch toán chi tiết cho tài khoản này theo quy định của Thông tư 133.
1. Tài khoản 338 là gì?
Theo điều 45, thông tư 133/2016/TT-BTC, Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác là tài khoản kế toán được sử dụng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp của doanh nghiệp ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác thuộc nhóm Tài khoản 33 (từ TK 331 đến TK 336). Tài khoản này cũng được dùng để hạch toán doanh thu nhận trước về các dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng.
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 338 (phải trả, phải nộp khác)
Việc hạch toán trên Tài khoản 338 phải tuân thủ các nguyên tắc sau theo Thông tư 133:
- Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp không thuộc các tài khoản từ 331 đến 336.
- Tài khoản này còn dùng để hạch toán doanh thu nhận trước phát sinh khi doanh nghiệp đã cung cấp dịch vụ nhưng chưa thực hiện hết trong kỳ báo cáo.
- Nội dung phản ánh của Tài khoản 338 bao gồm nhiều nghiệp vụ đa dạng:
- Giá trị tài sản phát hiện thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý.
- Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) nếu đã xác định được nguyên nhân theo quyết định xử lý.
- Số tiền trích và thanh toán bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động (BHTNLĐ) và kinh phí công đoàn (KPCĐ).
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương của người lao động theo quyết định của tòa án.
- Các khoản lợi nhuận, cổ tức phải trả cho các chủ sở hữu.
- Giá trị vật tư, hàng hóa vay, mượn, các khoản nhận vốn góp từ hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC) không thành lập pháp nhân mới.
- Các khoản thu hộ bên thứ ba phải trả lại.
- Số tiền bên nhận ủy thác nhận từ bên giao ủy thác để nộp các loại thuế xuất, nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu và thanh toán hộ.
- Số tiền thu trước của khách hàng cho thuê tài sản, cơ sở hạ tầng trong nhiều kỳ kế toán; khoản lãi nhận trước khi cho vay vốn hoặc mua công cụ nợ (doanh thu nhận trước).
- Khoản chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết và giá bán trả tiền ngay.
- Các khoản nhận cầm cố, ký cược, ký quỹ từ tổ chức, cá nhân khác.
- Các khoản phải trả, phải nộp khác chưa được đề cập.
- Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản nhận ký quỹ, ký cược theo từng khách hàng, kỳ hạn và loại nguyên tệ. Các khoản này được trình bày là nợ ngắn hạn nếu kỳ hạn còn lại không quá 12 tháng và nợ dài hạn nếu kỳ hạn trên 12 tháng.
- Về nguyên tắc, khi phát hiện thiếu tài sản, phải tìm nguyên nhân và người chịu trách nhiệm. Chỉ hạch toán vào Tài khoản 1381 (một tài khoản đối ứng) trường hợp chưa xác định được nguyên nhân thiếu, mất mát tài sản chờ xử lý. Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý được phản ánh ở bên Nợ Tài khoản 1381. Số dư bên Nợ Tài khoản 1381 phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý.
- Đối với tài sản thừa, giá trị tài sản phát hiện thừa chưa xác định rõ nguyên nhân được phản ánh ở bên Có Tài khoản 3381. Khi đã xác định được nguyên nhân và có biên bản xử lý thì được ghi ngay vào các tài khoản liên quan mà không hạch toán qua TK 3381.
- Việc đánh giá lại số dư các khoản phải trả, phải nộp khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ phải thực hiện theo quy định về chênh lệch tỷ giá. Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại được ghi nhận vào TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
3. Nội dung và kết cấu tài khoản 338 – Phải trả phải nộp khác
Tài khoản 338 có kết cấu như sau:
Bên Nợ: Phản ánh sự giảm các khoản phải trả, phải nộp khác và sự tăng số tiền đã trả/nộp. Cụ thể:
- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý.
- Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị.
- Số BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý.
- Doanh thu chưa thực hiện tính cho từng kỳ kế toán hoặc trả lại tiền nhận trước khi không tiếp tục thực hiện hợp đồng.
- Phân bổ khoản chênh lệch giá bán trả chậm/trả góp so với giá bán trả tiền ngay (lãi trả chậm) vào doanh thu hoạt động tài chính.
- Hoàn trả tiền nhận ký cược, ký quỹ.
- Các khoản đã trả và đã nộp khác.
- Đánh giá lại các khoản phải trả, phải nộp khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ khi tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ.
- Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số bảo hiểm xã hội đã chi trả công nhân viên chưa được thanh toán và kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù.
Bên Có: Phản ánh sự tăng các khoản phải trả, phải nộp khác và sự giảm số tiền đã trả/nộp (trong trường hợp đặc biệt). Cụ thể:
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý (chưa xác định rõ nguyên nhân).
- Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể nếu xác định ngay được nguyên nhân.
- Trích BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương người lao động.
- Các khoản thanh toán với người lao động về tiền nhà, điện, nước ở tập thể.
- Số BHXH đã chi trả người lao động khi được cơ quan BHXH thanh toán.
- Doanh thu chưa thực hiện phát sinh trong kỳ.
- Số chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp và giá bán trả tiền ngay.
- Vật tư, hàng hóa vay, mượn, các khoản nhận vốn góp từ BCC không thành lập pháp nhân.
- Các khoản thu hộ đơn vị khác phải trả lại.
- Số tiền nhận cầm cố, ký cược, ký quỹ phát sinh trong kỳ.
- Các khoản phải trả khác.
- Đánh giá lại các khoản phải trả, phải nộp khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ khi tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ.
Số dư bên Có: Phản ánh các khoản phải trả, phải nộp khác còn tồn tại đến cuối kỳ báo cáo. Cụ thể:
- BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, KPCĐ đã trích chưa nộp hoặc kinh phí công đoàn được để lại đơn vị chưa chi hết.
- Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết.
- Doanh thu chưa thực hiện ở thời điểm cuối kỳ kế toán.
- Các khoản còn phải trả, còn phải nộp khác.
- Số tiền nhận ký cược, ký quỹ chưa trả.
Tài khoản 338 có 8 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết: Phản ánh giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ quyết định xử lý.
- Tài khoản 3382 – Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn.
- Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội.
- Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế.
- Tài khoản 3385 – Bảo hiểm thất nghiệp: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm thất nghiệp.
- Tài khoản 3386 – Nhận ký quỹ, ký cược: Phản ánh số tiền nhận ký quỹ, ký cược từ bên ngoài.
- Tài khoản 3387 – Doanh thu chưa thực hiện: Phản ánh số hiện có và biến động của doanh thu chưa thực hiện trong kỳ kế toán, bao gồm tiền nhận trước cho thuê tài sản nhiều kỳ, lãi nhận trước khi cho vay vốn, chênh lệch giá bán trả chậm/trả góp so với giá bán trả ngay, v.v.. Không hạch toán vào tài khoản này: tiền nhận trước của người mua chưa cung cấp sản phẩm/hàng hóa/dịch vụ (hạch toán vào TK 131), hoặc doanh thu chưa thu được tiền của hoạt động cho thuê tài sản/cung cấp dịch vụ nhiều kỳ (doanh thu nhận trước chỉ ghi nhận khi đã thực thu tiền, không ghi đối ứng với TK 131).
- Tài khoản 3388 – Phải trả, phải nộp khác: Phản ánh các khoản phải trả khác ngoài nội dung các tài khoản từ 3381 đến 3387.
4. Sơ đồ chữ T tài khoản 338 theo thông tư 133
Dựa trên kết cấu bên Nợ và bên Có, Tài khoản 338 được biểu diễn dưới dạng chữ T như sau:
5. Hướng dẫn hạch toán phải trả phải nộp khác (tài khoản 338) theo thông tư 133 với các giao dịch kinh tế
Dưới đây là một số phương pháp hạch toán cho các giao dịch kinh tế chủ yếu liên quan đến Tài khoản 338:
5.1. Trường hợp phát hiện tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân chờ xử lý:
Khi phát hiện tài sản thừa, kế toán phản ánh giá trị theo giá trị hợp lý tại thời điểm phát hiện:
Nợ các TK tài sản liên quan (TK 111, 152, 153, 156, 211…) (theo giá trị hợp lý)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết)
Khi có quyết định xử lý số tài sản thừa (ví dụ: nhập quỹ, tính vào vốn góp, tính vào thu nhập khác), kế toán ghi giảm TK 3381 và ghi vào các tài khoản liên quan:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381)
Có các TK liên quan (ví dụ: TK 111, 112 để trả lại tiền thừa; TK 411 để ghi tăng vốn; TK 711 để ghi nhận thu nhập khác).
5.2. Trích và nộp BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, KPCĐ:
Khi trích các khoản theo quy định, ghi vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương:
Nợ các TK Chi phí (641, 642…) hoặc Nợ TK 334 (phần khấu trừ vào lương người lao động)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3385)
Khi nộp tiền cho cơ quan quản lý quỹ:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3385)
Có các TK 111, 112
Khi nhận được tiền thanh toán BHXH đã chi trả người lao động từ cơ quan BHXH:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383)
5.3. Hạch toán trường hợp bán hàng trả chậm, trả góp:
Khi bán hàng, ghi nhận doanh thu theo giá bán trả tiền ngay, phần chênh lệch ghi vào doanh thu chưa thực hiện:
Nợ các TK 111, 112, 131 (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá bán trả tiền ngay chưa có thuế GTGT)
Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện (Chênh lệch giữa giá bán trả chậm/trả góp và giá bán trả tiền ngay chưa có thuế GTGT)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
Định kỳ, phân bổ khoản chênh lệch (lãi trả chậm) vào doanh thu hoạt động tài chính:
Nợ TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
Nhận tiền ký quỹ, ký cược từ đơn vị, cá nhân bên ngoài:
Khi nhận tiền ký quỹ, ký cược:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 3386 – Nhận ký quỹ, ký cược (chi tiết theo từng khách hàng)
5.4. Hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược:
Khi hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược:
Nợ TK 3386 – Nhận ký quỹ, ký cược (chi tiết theo từng khách hàng)
Có các TK 111, 112
Nếu hoàn trả bằng ngoại tệ và áp dụng tỷ giá ghi sổ, có thể phát sinh chênh lệch tỷ giá:
Nợ TK 3386 – Nhận ký quỹ, ký cược (theo tỷ giá ghi sổ)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu lỗ tỷ giá)
Có các TK 111, 112 (theo tỷ giá ghi sổ)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi tỷ giá)
Nếu hoàn trả bằng ngoại tệ và áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế, việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá có thể thực hiện đồng thời hoặc định kỳ:
Nợ TK 3386
Có các TK 111, 112 (theo tỷ giá ghi sổ)
(+) Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có các TK 1112, 1122, 3386
(+) Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá:
Nợ các TK 1112, 1122, 3386
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
Đơn vị ký quỹ, ký cược vi phạm hợp đồng và bị phạt:
Nếu khấu trừ tiền phạt vào tiền ký quỹ, ký cược:
Nợ TK 3386 – Nhận ký quỹ, ký cược
Có TK 711 – Thu nhập khác
Khi thực trả khoản ký quỹ, ký cược còn lại sau khi trừ tiền phạt:
Nợ TK 3386 – Nhận ký quỹ, ký cược
Có các TK 111, 112
5.5. Hạch toán tại bên nhận ủy thác nhập khẩu:
Khi nhận tiền từ bên giao ủy thác để mua hàng nhập khẩu:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác
Khi thanh toán cho người bán ở nước ngoài:
Nợ TK 1388 – Phải thu khác (nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền mua hàng)
Nợ TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác (trừ vào số tiền đã nhận của bên giao ủy thác)
Có các TK 111, 112
Khi nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế TTĐB hộ cho bên giao ủy thác:
Nợ TK 1388 – Phải thu khác (phải thu lại số tiền đã nộp hộ)
Nợ TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác (trừ vào số tiền đã nhận của bên giao ủy thác)
Có các TK 111, 112
Ghi nhận doanh thu phí ủy thác nhập khẩu và thuế GTGT:
Nợ các TK 131, 111, 112 (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Chi các khoản hộ khác liên quan đến ủy thác nhập khẩu (phí ngân hàng, giám định, vận chuyển…):
Nợ TK 1388 – Phải thu khác (chi tiết từng bên giao ủy thác)
Có các TK 111, 112
Bù trừ các khoản phải thu và phải trả khác khi kết thúc giao dịch:
Nợ TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác
Có TK 1388 – Phải thu khác
Xác định và thanh toán lợi nhuận, cổ tức cho chủ sở hữu:
Khi xác định số lợi nhuận, cổ tức phải trả:
Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Có TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác
Khi trả cổ tức, lợi nhuận cho chủ sở hữu:
Nợ TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác
Có các TK 111, 112
Có TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân (nếu khấu trừ tại nguồn)
5.6. Đánh giá lại số dư cuối kỳ các khoản phải trả, phải nộp khác có gốc ngoại tệ:
Thực hiện theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch.
Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
(Lưu ý: TK 413 không có số dư cuối kỳ).
6. Lưu ý cho kế toán về tài khoản 338
Khi hạch toán Tài khoản 338, kế toán cần đặc biệt chú ý:
- Theo dõi chi tiết: Tài khoản 338 cần được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng (cá nhân, tổ chức) và từng nội dung phải trả, phải nộp để quản lý và kiểm soát.
- Phân loại ngắn hạn/dài hạn: Các khoản phải trả, phải nộp trên TK 338 cần được phân loại thành ngắn hạn và dài hạn để trình bày trên Báo cáo tình hình tài chính. Cụ thể, kỳ hạn còn lại không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường là ngắn hạn, trên 12 tháng là dài hạn. Ví dụ, khoản nhận ký quỹ, ký cược phải trả có kỳ hạn. Trên báo cáo tình hình tài chính, các khoản này được tổng hợp vào các chỉ tiêu “Phải trả ngắn hạn khác” (Mã số 315/415) và “Phải trả dài hạn khác” (Mã số 424).
- Tài sản thiếu/thừa: Xử lý tài sản thiếu, thừa phát hiện qua kiểm kê phải tuân thủ nguyên tắc: chỉ hạch toán vào TK 3381 (tài sản thừa chờ xử lý) khi chưa xác định rõ nguyên nhân và chờ quyết định. Nếu nguyên nhân được xác định ngay, ghi thẳng vào các tài khoản liên quan.
- Doanh thu chưa thực hiện (TK 3387): Phải phân biệt rõ doanh thu chưa thực hiện (TK 3387) với tiền nhận trước của khách hàng (TK 131). TK 3387 chỉ dùng cho doanh thu nhận trước khi đã cung cấp dịch vụ/cho thuê tài sản hoặc chênh lệch giá bán trả chậm/trả ngay, và chỉ ghi nhận khi đã thực thu tiền.
- Ủy thác xuất nhập khẩu: Kế toán tại đơn vị nhận ủy thác cần lưu ý không ghi nhận giá trị hàng hóa nhận ủy thác trên Báo cáo tình hình tài chính, mà chỉ theo dõi trên hệ thống quản trị nội bộ và thuyết minh trên Báo cáo tài chính. Các khoản chi hộ, thu hộ liên quan đến thuế, phí… được hạch toán qua TK 1388 và TK 3388 và bù trừ khi kết thúc giao dịch.
- Số dư Nợ (trường hợp đặc biệt): Tài khoản 338 có thể có số dư Nợ trong trường hợp cá biệt như số tiền đã trả/nộp nhiều hơn số phải trả/phải nộp hoặc số BHXH đã chi cho người lao động chưa được cơ quan BHXH thanh toán, kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù.
- Chênh lệch tỷ giá: Việc xử lý chênh lệch tỷ giá đối với các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ trên TK 338 phải tuân thủ nguyên tắc ghi nhận vào TK 413 và không vốn hóa chênh lệch tỷ giá vào giá trị tài sản dở dang.
Kết luận
Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác là một tài khoản quan trọng trong hệ thống kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, giúp doanh nghiệp phản ánh đầy đủ và chính xác các nghĩa vụ phải trả, phải nộp đa dạng không thuộc phạm vi các tài khoản chuyên biệt khác. Việc nắm vững các nguyên tắc và phương pháp hạch toán chi tiết cho từng nghiệp vụ phát sinh trên tài khoản này, cùng với việc theo dõi chi tiết và phân loại phù hợp, sẽ giúp kế toán lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý và cung cấp thông tin hữu ích cho việc quản lý doanh nghiệp.
