Trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, tài khoản 334 đóng vai trò thiết yếu. Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, tài khoản này phản ánh toàn bộ các khoản doanh nghiệp phải trả cho người lao động. Bài viết này sẽ đi sâu giải thích rõ về tài khoản 334 theo quy định của Thông tư 133, giúp kế toán nắm vững nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch toán hiệu quả.
1. Tài khoản 334 là gì?
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, Tài khoản 334 – Phải trả người lao động được sử dụng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp. Các khoản phải trả này bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
2. Nguyên tắc kế toán Phải trả người lao động (tài khoản 334) theo Thông tư 133
Nguyên tắc kế toán cốt lõi của Tài khoản 334 theo Thông tư 133 là phản ánh tình hình thanh toán và các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng mang tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải chi trả cho người lao động. Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản đó cho người lao động.
3. Nội dung và kết cấu tài khoản 334 (phải trả người lao động)
Tài khoản 334 có kết cấu đặc trưng như sau:
Bên Nợ:
- Phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động.
- Phản ánh các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
Bên Có:
- Phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động.
Số dư bên có:
- Phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động tại thời điểm báo cáo.
Số dư bên Nợ:
- Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ.
- Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động.
4. Sơ đồ chữ T tài khoản 334 (phải trả người lao động) theo thông tư 133
Đây là sơ đồ chữ T minh họa kết cấu của Tài khoản 334:
5. Hướng dẫn hạch toán tài khoản 334 theo Thông tư 133 với các giao dịch kinh tế phổ biến
Dưới đây là hướng dẫn hạch toán một số giao dịch kinh tế phổ biến liên quan đến Tài khoản 334 theo Thông tư 133:
a, Khi tính tiền lương, phụ cấp phải trả cho người lao động ghi:
Nợ TK 154, 241, 631, 642 (Ghi nợ vào các chi phí tương ứng)
Có TK 334
b, Tiền thưởng trả cho người lao động:
– Khi tính tiền thường cần phải trả cho người lao động ghi:
Nợ TK 353 (3531)
Có TK 334
– Khi xuất quỹ chi tiền thưởng cho người lao động:
Nợ TK 334
Có TK 3335 (thuế TNCN nếu có)
Có TK 111, 112 (Tổng thu nhập đã trừ đi thuế TNCN nếu có)
c, Tiền bảo hiểm xã hội (tai nạn, ốm đau, thai sản,…) phải trả người lao động:
Nợ TK 338 (3383)
Có TK 334
d, Tính lương nghỉ phép thực tế phải trả người lao động:
Nợ TK 154, 642
Nợ TK 335 (nếu công ty có trích trước tiền lương nghỉ phép)
Có TK 334
e, Hạch toán các khoản khấu trừ vào lương và thu nhập của người lao động:
Các khoản khấu trừ vào lương của người lao động như tiền tạm ứng chưa chi hết, bảo hiểm ý tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, tiền bồi thường về tài sản thiếu theo quy định,… hạch toán như sau:
Nợ TK 334 (tổng giá trị các khoản khấu trừ)
Có TK 141 (tiền tạm ứng thừa)
Có TK 338
Có TK 138
f, Hạch toán tiền thuế thu nhập cá nhân của người lao động:
Nợ TK 334 (tiền thuế TNCN phải nộp)
Có TK 333 (3335)
g, Khi ứng trước hoặc thực trả tiền lương, tiền công của người lao động:
Nợ TK 334 (tổng số tiền ứng trước hoặc chi trả)
Có TK 111, 112
h, Thanh toán các khoản phải trả cho người lao động:
Nợ TK 334 (Tổng thu nhập)
Có TK 3335 (nếu có)
Có TK 111, 112 (tổng thu nhập còn lại khi đã khấu trừ thuế TNCN)
i, Trả công, lương cho người lao động bằng sản phẩm, hàng hóa:
Khi chi trả lương, thu nhập cho người lao động dưới dạng sản phẩm, hàng hóa thì kế toán ghi nhận dưới dạng doanh thu nhưng không bao gồm thuế GTGT, như sau:
Nợ TK 334
Có TK 511
Có TK 3331 (33311)
j, Các khoản thanh toán khác cho người lao động:
Với các khoản chi thanh toán khác cho người lao động như: tiền ăn ca, tiền nhà, tiền điện thoại, học phí,… kế toán ghi nhận vào các chi phí tương ứng như sau:
– Khi xác định giá trị các khoản phải trả khác cho người lao động ghi:
Nợ TK 154, 631, 642, 241
Có TK 334
– Khi chi trả các khoản phải trả khác cho người lao động:
Nợ TK 334
Có TK 111, 112
6. Lưu ý cho kế toán về tài khoản 334 (Phải trả người lao động)
- Hạch toán chi tiết: Kế toán cần hạch toán chi tiết các khoản phải trả cho từng người lao động, từng loại thu nhập (lương, thưởng, phụ cấp,…) để dễ dàng theo dõi và quản lý [Nguyên tắc chung về theo dõi chi tiết các đối tượng công nợ, tham khảo TK 131, 136].
- Số dư Nợ: Trường hợp TK 334 có số dư Nợ cho thấy doanh nghiệp đã tạm ứng hoặc chi trả cho người lao động nhiều hơn số tiền thực tế phải trả cho họ tại thời điểm báo cáo. Kế toán cần kiểm tra lại các khoản tạm ứng hoặc các khoản chi trả khác để xác định nguyên nhân số dư Nợ này.
- Chứng từ đầy đủ: Để hạch toán chính xác và tuân thủ quy định, kế toán phải có đầy đủ chứng từ liên quan như bảng chấm công, hợp đồng lao động, bảng thanh toán lương, bảng tính tạm ứng, bảng khấu trừ thuế TNCN, bảng thanh toán thưởng/hoa hồng, hồ sơ bảo hiểm xã hội.
- Trình bày Báo cáo tài chính: Số dư Có của Tài khoản 334 được trình bày trên Báo cáo tình hình tài chính tại chỉ tiêu “Phải trả người lao động” (Mã số 334). Chỉ tiêu này thuộc phần Nợ ngắn hạn nếu có kỳ hạn thanh toán không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh thông thường. Số liệu để ghi chỉ tiêu này căn cứ vào số dư Có chi tiết của TK 334.
Kết luận
Tài khoản 334 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC là tài khoản quan trọng, phản ánh nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với người lao động. Việc nắm vững nguyên tắc, kết cấu và các phương pháp hạch toán cơ bản liên quan đến tài khoản này giúp kế toán viên ghi nhận chính xác các khoản chi phí về người lao động và tình hình thanh toán, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định trong công tác kế toán tại doanh nghiệp nhỏ và vừa.
