Quản lý các khoản phải trả cho người bán là một khía cạnh thiết yếu của kế toán doanh nghiệp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV). Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, Tài khoản 331 đóng vai trò trung tâm trong việc theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ này. Bài viết này sẽ đi sâu vào Tài khoản 331 theo Thông tư 133, cung cấp cái nhìn chi tiết và hướng dẫn hạch toán cụ thể, giúp kế toán DNNVV nắm vững quy định và thực hiện công tác một cách chính xác và hiệu quả.
1. Tài khoản 331 Là Gì?
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, Tài khoản 331 là tài khoản phải trả cho người bán được sử dụng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho nhiều đối tượng cung cấp. Các đối tượng này bao gồm người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán tài sản cố định (TSCĐ), bất động sản đầu tư (BĐSĐT), các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng phản ánh tình hình thanh toán nợ cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.
Quan trọng là, Tài khoản 331 không phản ánh các nghiệp vụ mua trả tiền ngay.
2. Nguyên tắc kế toán tài Khoản 331 (Phải trả cho người bán) theo thông tư 133
Thông tư 133 đưa ra một số nguyên tắc quan trọng khi kế toán Tài khoản 331:
- Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng: Các khoản nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả.
- Phản ánh cả số tiền ứng trước: Trong chi tiết từng đối tượng, tài khoản 331 còn phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng doanh nghiệp chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.
- Giao nhập khẩu ủy thác: Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận trên Tài khoản 331 số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả người bán thông thường. Bên nhận ủy thác nhập khẩu không sử dụng tài khoản 331 mà phản ánh qua các Tài khoản 138 “Phải thu khác” và 338 “Phải trả, phải nộp khác”.
- Giá tạm tính: Đối với vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận hoặc nhập kho nhưng đến cuối kỳ chưa có hóa đơn, kế toán sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
- Chiết khấu và giảm giá: Khi hạch toán chi tiết, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.
- Đánh giá lại số dư ngoại tệ: Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải trả cho người bán là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được đánh giá lại theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ. Chênh lệch tỷ giá phát sinh được ghi nhận vào Tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
3. Nội dung và kết cấu tài khoản 331 – Phải trả người bán theo thông tư 133
Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 331 được quy định như sau:
Bên Nợ:
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp.
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao.
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng.
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả.
- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính lớn hơn giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn.
- Đánh giá lại các khoản phải trả có gốc ngoại tệ khi tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán (ghi nhận lãi tỷ giá).
Bên Có:
- Số tiền phải trả phát sinh cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp.
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn.
- Đánh giá lại các khoản phải trả có gốc ngoại tệ khi tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán (ghi nhận lỗ tỷ giá).
Số dư Bên Có:
- Số tiền còn phải trả cho người bán hàng, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp tại thời điểm báo cáo. Số liệu này dùng để trình bày trên Báo cáo tình hình tài chính tại chỉ tiêu “Phải trả người bán ngắn hạn” (Mã số 311).
Tài khoản này có thể có Số dư Bên Nợ:
- Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, số dư Nợ chi tiết của Tài khoản 331 được trình bày tại chỉ tiêu “Trả trước cho người bán ngắn hạn” (Mã số 132).
4. Sơ đồ chữ T tài khoản 331 theo thông tư 133
Dựa trên kết cấu, Tài khoản 331 có thể được hình dung theo sơ đồ chữ T như sau:
5. Hạch toán phải trả người bán (TK 331) theo thông tư 133 với các giao dịch kinh tế phổ biến
Dưới đây là hướng dẫn hạch toán một số giao dịch kinh tế phổ biến liên quan đến Tài khoản 331 dựa trên Thông tư 133:
5.1. Mua hàng hóa, vật tư về nhập kho chưa trả tiền:
TH1: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên:
a, Mua hàng nội địa:
– Nếu thuế GTGT được khấu trừ:
Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211 (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 (1331, 1332) (Giá trị thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 331 (Tổng giá thanh toán)
– Nếu thuế GTGT không được khấu trừ:
Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211 (tổng giá thanh toán)
Có TK 331 (tổng giá thanh toán)
b, Mua hàng nhập khẩu:
– Có thuế TTĐB, NK, BVMT (nếu có) và thuế GTGT được khấu trừ:
Nợ TK 152, 153, 156, 157, 211
Có TK 331
Có TK 3332, 3333, 33381 (nếu có)
Có TK 3331, TK 33312
– Không có thuế GTGT khấu trừ:
Nợ TK 133 (1331, 1332)
Có TK 3331 (33312)
TH2: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
a, Mua hàng nội địa:
– Thuế GTGT được khấu trừ:
Nợ TK 611 (giá chưa có thuế)
Nợ TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 331 (tổng giá thanh toán)
– Thuế GTGT không được khấu trừ:
Nợ TK 611 (tổng giá thanh toán)
Có TK 331 (tổng giá thanh toán)
b, Mua hàng nhập khẩu:
– Nếu có thuế TTĐB, XK, BVMT và thuế GTGT được khấu trừ:
Nợ TK 611
Có TK 331
Có TK 3331 (33312)
Có TK 3332, 3333, 33381
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Nợ TK 133 (1331)
Có TK 3331 (33312)
5. 2. Có thực hiện đầu tư XDCB
Khi đơn vị thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản theo phương pháp giao thầu, khi nhận bàn giao khối lượng xây lắp hoàn thành của bên nhận thầu xây lắp, dựa vào hợp đồng giao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây lắp, hóa đơn khối lượng xây lắp hoàn thành:
– Nếu thuế GTGT được khấu trừ:
Nợ TK 241 (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 331 (tổng giá thanh toán)
– Nếu thuế GTGT không được khấu trừ:
Nợ TK 241 (tổng giá thanh toán)
Có TK 331 (tổng giá thanh toán)
5.3. Ứng trước tiền hoặc thanh toán tiền phải trả cho người bán hàng, vật tư, cung cấp dịch vụ, nhận thầu xây lắp:
Nợ TK 331
Có TK 112, 111, 341,…
5.4. Ứng trước tiền cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ bằng ngoại tệ
– Ghi nhận số tiền ứng trước cho người bán và cung cấp dịch vụ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng:
+ Nếu bên có TK tiền sử dụng tỷ giá ghi sổ:
Nợ TK 331 (tỷ giá giao dịch thực tế)
Nợ TK 635 (nếu phát sinh lỗ tỷ giá)
Có TK 111, 112 (1112, 1122) (Tỷ giá ghi sổ BQGQ)
Có TK 515 (nếu phát sinh lãi tỷ giá)
+ Nếu bên có TK tiền sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế:
Nợ TK 331
Có TK 111, 112 (1112, 1122)
– Khoản chênh lệch giữa tỷ giá ghi nhận tại thời điểm ứng trước và tỷ giá ghi nhận định kỳ:
+ Nếu có lãi từ chênh lệch tỷ giá:
Nợ TK 635 (chênh lệch tỷ giá)
Có TK 111, 112, 331
+ Nếu phát sinh lỗ từ chênh lệch tỷ giá:
Nợ TK 111, 112, 331,…
Có TK 331
– Khi nhận được tiền hoàn lại đã ứng trước vì không cung cấp dịch vụ, hàng hóa:
Nợ TK 111, 112
Có TK 331
5.5. Nhận dịch vụ cung cấp của người bán
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Nợ TK 156, 241, 242, 642, 635, 811 (giá chưa gồm thuế GTGT)
Nợ TK 133 (giá trị thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 331 (tổng giá thanh toán)
– Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
Nợ TK 156, 241, 642, 635, 811 (tổng giá thanh toán)
Có TK 331 (tổng giá thanh toán)
5.6. Nhận được chiết khấu thanh toán do thanh toán trước thời hạn được trừ vào nợ phải trả người bán
Nợ TK 331 (số tiền chiết khấu được hưởng)
Có TK 515
5.7. Vật tư và hàng hóa mua vào phải trả lại hoặc được nhận giảm giá do lỗi được trừ vào nợ phải trả người bán:
Nợ TK 331
Có TK 133 (1331) nếu có
Có TK 152, 153, 156, 611
5.8. Nếu khoản nợ phải trả không tìm ra chủ nợ, chủ nợ không đòi
Với các khoản khoản nợ phải trả không tìm ra chủ nợ, chủ nợ không đòi thì ghi tăng vào thu nhập khác của doanh nghiệp:
Nợ TK 331
Có TK 711
5.9. Với nhà thầu chính xác định số lượng xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ
Đối với nhà thầu chính, khi xác định giá trị khối lượng xây lắp phải trả cho nhà thầu theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, căn cứ vào hóa đơn, phiếu giá công trình, biên bản nghiệm thu và hợp đồng giao thầu phụ:
Nợ TK 632 (giá chưa có thuế)
Nợ TK 133 (giá trị thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 331 (tổng giá trị cần thanh toán cho nhà thầu phụ)
5.10. Doanh nghiệp nhận hoa hồng khi làm bán hàng đại lý
– Khi bán hàng nhận đại lý ghi:
Nợ TK 111, 112, 131 (tổng giá thanh toán)
Có TK 331 (giá giao bán đại lý cùng thuế)
– Xác định hoa hồng đại lý được hưởng, tính vào doanh thu hoa hồng về bán hàng đại lý:
Nợ TK 331
Có TK 511
Có TK 3331 (nếu có)
– Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý:
Nợ TK 331 (Giá bán trừ đi hoa hồng đại lý)
Có TK 111, 112
5.11. Đánh giá lại các khoản phải trả có gốc ngoại tệ cuối kỳ:
Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán (lãi tỷ giá):
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán (lỗ tỷ giá):
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
6. Lưu ý cho kế toán về tài khoản 331 (Phải trả cho người bán) theo thông tư 133
Để kế toán Tài khoản 331 chính xác theo Thông tư 133, kế toán cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:
- Tính chi tiết: Luôn hạch toán chi tiết nợ phải trả và tiền ứng trước cho từng người bán cụ thể. Điều này rất quan trọng cho việc quản lý công nợ và lập báo cáo.
- Số dư Nợ: Hiểu rõ ý nghĩa của số dư Nợ trên Tài khoản 331 (tiền ứng trước hoặc trả thừa) và cách trình bày nó trên Báo cáo tình hình tài chính ở cả phần Tài sản (“Trả trước cho người bán”) và Nguồn vốn (trong trường hợp đặc biệt).
- Chứng từ: Đảm bảo đầy đủ chứng từ theo quy định cho mọi giao dịch liên quan đến TK 331, bao gồm hóa đơn, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho, phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng.
- Giá tạm tính: Theo dõi chặt chẽ các nghiệp vụ ghi theo giá tạm tính để kịp thời điều chỉnh khi có giá chính thức.
- Chênh lệch tỷ giá: Thực hiện đánh giá lại các khoản phải trả có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ theo đúng nguyên tắc và ghi nhận chênh lệch tỷ giá vào Tài khoản 413.
- Đối chiếu công nợ: Thường xuyên đối chiếu công nợ với từng người bán để đảm bảo số liệu trên sổ sách khớp với thực tế và phát hiện kịp thời các sai sót [Tham khảo nguyên tắc chung về phải thu, áp dụng cho phải trả].
- Dòng tiền: Hiểu rằng sự thay đổi số dư của Tài khoản 331 (phần liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh) ảnh hưởng đến chỉ tiêu “Tăng, giảm các khoản phải trả” trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ lập theo phương pháp gián tiếp.
Kết Luận
Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” là một tài khoản nghiệp vụ quan trọng trong hệ thống kế toán của DNNVV theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Việc nắm vững các nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch toán liên quan đến tài khoản này không chỉ giúp kế toán viên thực hiện đúng quy định mà còn góp phần quan trọng vào việc quản lý hiệu quả các khoản nợ phải trả, đảm bảo tính chính xác và minh bạch của báo cáo tài chính doanh nghiệp.
