Tiền mặt là dòng chảy tài chính trực tiếp phản ánh sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Với các đơn vị áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, việc hạch toán Tài khoản 111 không chỉ cần chính xác mà còn đòi hỏi sự am hiểu đúng chuẩn mực kế toán. Bài viết này được xây dựng nhằm tổng hợp và cung cấp các hướng dẫn đầy đủ, chính xác nhất về cách hạch toán tài khoản 111 theo Thông tư 133.
1. Tài khoản 111 theo Thông tư 133 là tài khoản gì?
Tài khoản 111 theo thông tư 133 là tài khoản Tiền mặt, được sử dụng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ. Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền Việt Nam, ngoại tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ.
2. Nguyên tắc kế toán của TK 111 – Tiền mặt theo TT133
Nguyên tắc kế toán đối với TK111 được quy định tại khoản 1, Điều 12 Thông tư 133/2016/TT-BTC như sau:
– Mọi khoản thu, chi liên quan đến quỹ tiền mặt đều phải được lập phiếu thu hoặc phiếu chi kèm đầy đủ chữ ký của các bên liên quan như người giao tiền, người nhận tiền và người có thẩm quyền phê duyệt. Đối với một số giao dịch đặc biệt, cần bổ sung lệnh nhập quỹ hoặc lệnh xuất quỹ đi kèm để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ.
– Việc theo dõi quỹ tiền mặt phải được kế toán thực hiện liên tục thông qua sổ sách chuyên biệt, ghi chép đầy đủ từng khoản thu – chi theo trình tự thời gian phát sinh. Đồng thời, kế toán cần cập nhật số dư tồn quỹ tại mọi thời điểm để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
– Thủ quỹ giữ vai trò trực tiếp trong việc bảo quản và thực hiện nhập, xuất tiền mặt theo đúng chứng từ đã được phê duyệt. Cuối mỗi ngày làm việc, thủ quỹ có trách nhiệm kiểm kê thực tế số tiền mặt tồn quỹ, đồng thời phối hợp với kế toán để đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ và sổ kế toán. Trường hợp phát sinh chênh lệch, hai bên cần rà soát, xác định nguyên nhân và đề xuất phương án xử lý phù hợp.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK111
Căn cứ khoản 2, Điều 12 Thông tư 133/2016/TT-BTC, kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 111 – Tiền mặt bao gồm:
– Bên Nợ ghi nhận các khoản tăng của tiền mặt tại quỹ, bao gồm:
- Tiền mặt bằng đồng Việt Nam hoặc ngoại tệ được nhập vào quỹ;
- Phần tiền thừa phát hiện sau khi kiểm kê thực tế;
- Lợi chênh lệch tỷ giá phát sinh do đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính, trong trường hợp tỷ giá thực tế cao hơn tỷ giá ghi sổ.
– Bên Có phản ánh các khoản giảm của tiền mặt tại quỹ, cụ thể:
- Số tiền mặt bằng đồng Việt Nam hoặc ngoại tệ đã chi ra;
- Mức thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê thực tế quỹ tiền mặt;
- Lỗ chênh lệch tỷ giá khi đánh giá lại số dư ngoại tệ nếu tỷ giá thực tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán.
– Số dư cuối kỳ bên Nợ thể hiện lượng tiền mặt còn tồn trong quỹ tại thời điểm báo cáo, bao gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ quy đổi theo tỷ giá hạch toán.
Tài khoản 111 được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 như sau:
- Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Dùng để phản ánh toàn bộ các giao dịch thu, chi và số dư tiền mặt bằng đồng Việt Nam tại quỹ.
- Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Ghi nhận các khoản thu, chi, đánh giá chênh lệch tỷ giá và số dư quỹ bằng ngoại tệ, quy đổi theo tỷ giá ghi sổ kế toán.
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 111 theo TT133
(1) Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ thu ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận doanh thu, ghi:
– Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế (gián thu) phải nộp này được tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
– Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, hạch toán:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
(2) Khi phát sinh các khoản doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập
khác bằng tiền mặt, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá thanh toán)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 711 – Thu nhập khác (Giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (33311).
(3) Rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt; vay dài hạn, ngắn hạn bằng tiền mặt (tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế), hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng (TK 1121, 1122)
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (TK 3411).
(4) Thu hồi các khoản nợ phải thu, cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt, nhận ký quỹ, ký cược của các doanh nghiệp khác bằng tiền mặt, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (TK 1111, 1112)
Có các TK 128, 131, 136, 138, 141, 338.
(5) Khi bán các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn thu bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận chênh lệch giữa số tiền thu được và giá vốn khoản đầu tư (được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền) vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Nếu lỗ)
Có TK 121, 128, 228 (Giá vốn)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
(6) Khi nhận được vốn góp của chủ sở hữu bằng tiền mặt, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
(7) Khi bên kế toán cho BCC nhận tiền của các bên trong hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân để trang trải cho các hoạt động chung, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 338 – Phải trả phải nộp khác
(8) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại Ngân hàng hoặc đem ký quỹ, ký cược, ghi:
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1386)
Có TK 111 – Tiền mặt.
(9) Xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán, cho vay hoặc đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết…, ghi:
Nợ TK 121, 128, 228
Có TK 111 – Tiền mặt.
(10) Xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho (theo phương pháp kê khai thường xuyên), mua TSCĐ, chi cho hoạt động đầu tư XDCB:
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua không bao gồm thuế GTGT, ghi:
Nợ các Tài khoản 151, 152, 153, 156, 211, 217, 241
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331)
Có TK 111 – Tiền mặt.
– Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT.
(11) Xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho (theo phương pháp kiểm kê định kỳ), nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, hạch toán:
Nợ TK 611 – Mua hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331)
Có TK 111 – Tiền mặt.
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả
thuế GTGT.
(12) Khi mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt sử dụng ngay vào sản xuất, kinh doanh, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, hạch toán:
Nợ các Tài khoản 154, 642, 242
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1331)
Có TK 111 – Tiền mặt.
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh chi phí bao gồm cả
thuế GTGT.
(13) Xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản vay, nợ phải trả, hạch toán:
Nợ Tài khoản 331 Phải trả người bán, hoặc
Nợ các TK 333, 334, 335, 336, 338, 341
Có TK 111 – Tiền mặt.
(14) Xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho hoạt động tài chính, hoạt động khác, hạch toán:
Nợ các Tài khoản 635, 811,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có TK 111 – Tiền mặt.
(15) Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1381)
Có TK 111 – Tiền mặt.
(16) Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (TK 3381).
(17) Các giao dịch liên quan đến ngoại tệ là tiền mặt.
a. Khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ thanh toán bằng tiền mặt là ngoại tệ
– Trường hợp bên Có TK tiền mặt áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi:
Nợ các TK 151,152,153,156, 211, 217, 241, 642,… (Theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Nếu lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 111 (TK 1112) (Theo tỷ giá ghi sổ kế toán).
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Nếu lãi tỷ giá hối đoái)
– Trường hợp bên Có TK tiền mặt áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi:
+ Khi chi tiền mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ ghi:
Nợ các TK 151,152,153,156, 211, 241, 642, 133… (Theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch và thanh toán)
Có TK 111 (TK 1112) (Theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch
và thanh toán).
+ Ghi nhận chênh lệch tỷ giá: Việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được thực hiện đồng thời khi chi tiền mặt hoặc định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN:
+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 111 – Tiền mặt (TK 1112)
+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (TK 1112)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
b. Khi vay tiền bằng ngoại tệ, căn cứ tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày phát sinh, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (TK 1112)
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính
c. Khi thanh toán nợ phải trả bằng tiền mặt là ngoại tệ (nợ phải trả người bán, nợ vay, nợ thuê tài chính, nợ nội bộ …):
– Trường hợp bên Nợ các tài khoản phải trả và bên Có tài khoản tiền mặt áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán, ghi:
Nợ các TK 331, 336, 338, 341,…(tỷ giá ghi sổ kế toán)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Nếu lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 111 – Tiền mặt (TK 1112) (Tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Nếu lãi tỷ giá hối đoái).
– Trường hợp bên Nợ các tài khoản phải trả và bên Có tài khoản tiền mặt áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán, ghi:
+ Khi thanh toán nợ phải trả, ghi:
Nợ các TK 331, 336, 338, 341 … (tỷ giá giao dịch thực tế)
Có TK 111 – Tiền mặt (TK 1112) (Tỷ giá giao dịch thực tế.)
+ Ghi nhận chênh lệch tỷ giá:
Việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được thực hiện đồng thời khi thanh toán nợ phải trả hoặc định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN:
+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ của khoản nợ phải trả hoặc tài khoản tiền mặt và tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả nợ)
Có TK 331, 336, 338, 341, 111 (1112)…
+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, ghi:
Nợ các TK 331, 336, 338, 341, 111 (1112)… (Chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ của khoản nợ phải trả hoặc tài khoản tiền mặt và tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả nợ)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
d. Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng tiền mặt là ngoại tệ, căn cứ tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, hạch toán:
Nợ TK 111 (1112) (Tỷ giá giao dịch thực tế)
Có các TK 511, 711,… (Tỷ giá giao dịch thực tế).
đ. Khi nhận tiền ứng trước của người mua bằng tiền mặt là ngoại tệ để cung cấp vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ:
– Kế toán phản ánh số tiền nhận ứng trước của người mua theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tước, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 131 – Phải thu khách hàng.
– Khi chuyển giao vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ cho người mua thì phần doanh thu, thu nhập tương ứng với số tiền nhận ứng trước được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận ứng trước, phần doanh thu, thu nhập tương ứng với số tiền còn lại được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh doanh thu, thu nhập, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng.
Có TK 511, 711
e. Khi thu được tiền nợ phải thu bằng tiền mặt là ngoại tệ (nợ phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác,…):
– Trường hợp bên Có các tài khoản phải thu áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (TK 1112) (Tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày thu nợ)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Nếu lỗ tỷ giá hối đoái)
Có các TK 136, 131, 138 (tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 515 (Nếu lãi tỷ giá hối đoái).
– Trường hợp bên Có các tài khoản phải thu áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán, ghi:
+ Khi thu các khoản nợ phải thu, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (1112) (Tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày thu nợ)
Có các TK 131, 136, 138 (Tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày thu nợ)
+ Ghi nhận chênh lệch tỷ giá:
Việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được thực hiện đồng thời khi thu được khoản nợ phải thu hoặc định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN:
+ Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ của khoản nợ phải thu và tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả nợ)
Có các TK 131, 136, 138 …
+ Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, ghi:
Nợ các TK 131, 136, 138 …(Chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ của khoản nợ phải thu và
tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả nợ)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
g. Trường hợp DN sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán bên Có tài khoản tiền mặt thì tại thời điểm cuối kỳ kế toán:
– Nếu tiền mặt bằng ngoại tệ không còn số dư ngoại tệ thì DN phải kết chuyển toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính của kỳ báo cáo:
+ Kết chuyển lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (TK 1112)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
+ Kết chuyển lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính.
Có TK 111 – Tiền mặt (TK 1112)
– Nếu tiền bằng ngoại tệ còn số dư nguyên tệ thì DN phải đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ và việc hạch toán khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
(18) Tại thời điểm lập BCTC, kế toán sử dụng tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi DN thường xuyên có giao dịch để đánh giá lại tiền mặt là ngoại tệ cuối kỳ:
– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng tiền ghi sổ kế toán, kế toán ghi nhận lãi tỷ giá:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (TK 1112)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, kế toán ghi nhận lỗ tỷ giá, ghi:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Có TK 111 – Tiền mặt (TK 1112)
5. Các câu hỏi thường gặp liên quan đến TK111 theo TT133
Cuối ngày không kiểm kê tiền mặt có vi phạm quy định không?
Không bắt buộc kiểm kê hàng ngày. Tuy nhiên, thủ quỹ cần kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, đặc biệt vào thời điểm lập báo cáo tài chính, và phải phối hợp đối chiếu số dư với sổ kế toán để đảm bảo khớp đúng.
Trường hợp phát hiện thừa/thiếu quỹ tiền mặt thì xử lý thế nào?
- Trường hợp thừa quỹ: Tạm thời ghi nhận tăng quỹ vào TK 111, đồng thời chờ xử lý theo kết luận của người có thẩm quyền.
- Trường hợp thiếu quỹ: Ghi giảm quỹ, đồng thời xác định trách nhiệm và xử lý theo quy định hiện hành (bồi thường, điều chỉnh thuế TNDN, v.v.).
Có thể dùng TK 111 để ghi nhận tiền gửi ngân hàng tạm thời không?
Không. TK 111 chỉ dùng cho tiền mặt tồn quỹ. Tiền gửi ngân hàng phải hạch toán vào TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, kể cả khi mới gửi trong thời gian ngắn.
Có được phép chi tiền mặt khi không có phiếu chi kèm chứng từ gốc không?
Không được. Mọi khoản chi ra từ quỹ tiền mặt đều phải có phiếu chi hợp lệ, kèm theo hóa đơn, chứng từ gốc và được người có thẩm quyền phê duyệt. Trường hợp chi không có chứng từ sẽ bị coi là chi không hợp lệ, không được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.
Kế toán có được đồng thời giữ tiền và ghi sổ quỹ tiền mặt không?
Theo nguyên tắc kiểm soát nội bộ, không nên để một người vừa làm kế toán, vừa kiêm nhiệm thủ quỹ. Việc này có thể dẫn đến sai sót hoặc gian lận. Trong doanh nghiệp nhỏ, nếu không thể tách biệt, cần có quy trình giám sát độc lập hoặc kiểm tra định kỳ của người quản lý.
Tạm kết:
Nắm rõ nguyên tắc và phương pháp hạch toán Tài khoản 111 theo Thông tư 133 là bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền minh bạch, tránh rủi ro sai sót trong báo cáo tài chính. Với những hướng dẫn chi tiết đã trình bày, hy vọng bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích đến bạn đọc.
