Chi phí công tác hay công tác phí từ tiền vé máy bay, vé xe, xăng xe đi lại, tiền thuê khách sạn,… là khoản chi phí phát sinh thường xuyên với doanh nghiệp. Vậy các loại chi phí công tác này có được coi là chi phí hợp lý khi nào? Cách hạch toán cụ thể ra sao? Theo dõi bài viết dưới đây:
1. Công tác phí gồm những chi phí nào?
Theo khoản 1 điều 3 thông tư 30/2017/TT-BTC quy định như sau:
Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có).
Như vậy công tác phí sẽ bao gồm các chi phí sau:
- Chi phí đi lại: Bao gồm tiền đi lại từ chỗ ở/làm việc đến sân bay/bến xe/ga tàu để đi công tác, tiền đi lại giữa nơi đi và nơi đến, và tiền đi lại trong quá trình công tác.
- Chi phí lưu trú (tiền ở): Gồm tiền thuê khách sạn, nhà nghỉ, nhà trọ, homestay (thuê theo tháng hoặc ngày) và các chi phí liên quan như điện, nước, internet, cáp quang, máy giặt, tủ lạnh….
- Cước phí hành lý và tài liệu: Bao gồm cước phí vận chuyển hành lý và tài liệu khi đi và về sau công tác.
- Phụ cấp công tác: Khoản hỗ trợ tiền ăn, uống, tiêu vặt cho người lao động trong thời gian đi công tác.
Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo quyết định cử đi công tác hoặc giấy mời, bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình và thời gian đi đường.
2. Ai được hưởng chế độ công tác phí?
Theo điều 1 thông tư 30/2017/TT-BTC quy định các đối tượng hưởng chế độ công tác phí trong doanh nghiệp gồm: cán bộ, công chức, viên chức, và người lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật làm việc tại doanh nghiệp, tham gia các chuyến công tác theo yêu cầu công ty.
3. Điều kiện để công tác phí ghi nhận là chi phí hợp lý
Để chi phí công tác được tính là chi phí hợp lý và được giảm trừ khi tính thuế TNDN, và được khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp cần có đầy đủ các chứng từ hợp pháp:
3.1. Các chứng từ
- Quyết định cử đi công tác (giấy điều động)
- Giấy đi đường với xác nhận của doanh nghiệp, nơi được cử đến công tác hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.
- Các hóa đơn, chứng từ trong quá trình đi lại như vé xe, vé máy bay, vé tàu, hóa đơn phòng nghỉ,…
Nếu chi phí trên 20 triệu VNĐ (đã bao gồm thuế GTGT) thì bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (ví dụ như chuyển khoản).
3.2. Quy định khoán chi phí công tác
Nếu doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác thì khoản chi được tính vào chi phí được trừ nếu đúng với quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ doanh nghiệp.
Nếu mức chi thực tế cao hơn mức khoán trong quy chế, phần chi vượt sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.
3.3. Cá nhân tự mua vé/thanh toán bằng thẻ cá nhân
Khi cá nhân tự mua vé/thanh toán bằng thẻ cá nhân và được doanh nghiệp thanh toán lại. Chi phí sẽ được tính là chi phí hợp lý và được khấu trừ thuế GTGT nếu có đủ các hồ sơ và chứng từ chứng minh rằng chi phí này phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:
- Hóa đơn, chứng từ do người bán hàng cấp.
- Văn bản quyết định cử người lao động đi công tác.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ cho phép người lao động thanh toán các khoản phí công tác bằng thẻ ngân hàng cá nhân.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp cho cá nhân (ví dụ như ủy nhiệm chi).
3.4. Công tác phí có tính thuế TNCN không?
Các khoản công tác phí như tiền vé máy bay, tiền lưu trú, tiền taxi và tiền ăn của người lao động đi công tác không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu được tính vào chi phí hợp lý khi tính thu nhập chịu thuế TNDN quy định.
Nếu doanh nghiệp chi tiền công tác cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
3.5. Công tác phí của giám đốc công ty TNHH một thành viên
Theo công văn 5421/CT-TTHT, khoản tiền vé máy bay và tiền lưu trú khách sạn tại Việt Nam của giám đốc điều hành đồng thời là chủ công ty TNHH MTV (do cá nhân làm chủ) nếu được quy định trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính của công ty là khoản có tính chất tiền lương, tiền công thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Nhưng cũng không được khấu trừ thuế GTGT và không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN.
Nếu giám đốc điều hành đồng thời là chủ công ty TNHH MTV thực tế đi công tác, chi phí phát sinh phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và đáp ứng điều kiện tại điều 4 thông tư số 96/2015/TT-BTC thì chi phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN,
3.6. Lưu ý đối với công tác phí nước ngoài
- Các hóa đơn, chứng từ phát sinh tại nước ngoài phải phù hợp với quy định của nước sở tại và phải được dịch ra tiếng Việt.
- Chi phí mua vé máy bay của hãng hàng không nước ngoài có thể có nghĩa vụ khấu trừ, khai và nộp thuế nhà thầu (2% trên doanh thu), nhưng không phải khấu trừ thuế GTGT đối với hoạt động vận tải quốc tế.
4. Hướng dẫn hạch toán công tác phí chi tiết
Việc hạch toán chi phí công tác kế toán được thực hiện tùy thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp đăng ký (theo Thông tư 133 hay 200).
4.1. Nguyên tắc chung
Để hạch toán công tác phí, ta sẽ thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Xác định chi phí công tác bao gồm các loại chi phí phát sinh và thu thập đủ chứng từ, hóa đơn hợp lệ.
- Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt chi phí nằm trong định mức, chính sách của doanh nghiệp.
- Bước 3: Ghi nhận chi phí và ghi vào sổ sách kế toán theo từng loại chi phí.
- Bước 4: Hoàn trả chi phí cho nhân viên sau khi được phê duyệt và ghi nhận khoản hoàn trả.
4.2. Các hạch toán
Kế toán ghi nhận chi phí công tác phí theo vị trí của người đi công tác, thuộc phòng ban nào thì quy chi phí vào tài khoản tương ứng.
Ví dụ người công tác thuộc bộ phận bán hàng => Ghi Nợ TK 6421 (với thông tư 133), Nợ TK 6411 (với thông tư 200).
Ví dụ người công tác thuộc bộ phận quản lý => Ghi Nợ TK 6422 (với thông tư 133), Nợ TK 6421 (với thông tư 200).
4.3. Các bút toán hạch toán cụ thể
TH1: Khi phát sinh chi phí vé máy bay, vé tàu, xe ô tô, taxi, chi phí xăng dầu, phí cầu đường, phí lưu trú, phí tiếp khách:
Nợ TK 642, 641, 627… (tùy thuộc vào bộ phận phát sinh chi phí và Thông tư áp dụng).
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ – nếu có hóa đơn GTGT).
Có TK 111 (Tiền mặt) / Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) / Có TK 131 (Phải thu khách hàng – nếu đã thanh toán cho nhà cung cấp).
TH2: Khi tạm ứng tiền cho nhân viên đi công tác:
Nợ TK 141 (Tạm ứng).
Có TK 111 (Tiền mặt) / Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).
TH3: Khi nhân viên thanh toán lại các khoản đã chi (hoàn ứng):
Nợ TK 642, 641, 627… (tùy thuộc vào bộ phận phát sinh chi phí và Thông tư áp dụng).
Có TK 141 (Tạm ứng).
TH4: Hạch toán phụ cấp công tác (nếu được ghi nhận vào lương):
Nợ TK 642, 641, hoặc 627 (tùy thuộc vào bộ phận liên quan).
Có TK 334 (Phải trả người lao động).
TH5: Chi phí khấu hao tài sản cố định (nếu sử dụng phương tiện của công ty):
Nợ TK 642, 641, hoặc 627.
Có TK 214 (Hao mòn tài sản cố định).
TH6: Chi phí bảo hiểm hoặc các chi phí khác liên quan đến công tác:
Nợ TK 642, 641, hoặc 627.
Có TK 111, 112.
TH7: Chi phí đào tạo, hội thảo (nếu chuyến công tác bao gồm):
Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc TK 641 (Chi phí bán hàng).
Có TK 111 hoặc 112.
Tạm kết:
Hy vọng với bài viết hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn xử lý các nghiệp vụ về công tác phí và cách hạch toán trong doanh nghiệp của mình. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!
