Mời bạn đọc tải về mẫu file Excel quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp

17/01/2021

6616

Mục lục Hiển thị

Quản lý hồ sơ là việc vô cùng cần thiết trong mọi doanh nghiệp. Việc quản lý hồ sơ bằng Excel được xem là ứng dụng dùng để lưu trữ, quản lý văn bản hiệu quả và khoa học. Trong bài viết này, Ketoan.vn sẽ chia sẻ với các bạn mẫu file Excel giúp bạn quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp thuận tiện và dễ dàng hơn nhé.

1. Quản lý hồ sơ là gì ?

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.

2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ

Giảm chi phí mua sắm thiết bị
Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng.
Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…

3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ

Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần.
Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành. Nếu không, có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập.
Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ. Các doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần.
Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có.
Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn. Và sự hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật.
Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích. Và cung cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lĩnh vực.
Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau.
Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả. Phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp.
Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung.