Kế toán cho giám đốc Tổ chức bộ máy kế toán Những điều quan trọng cần biết về tổ chức bộ máy kế...

Những điều quan trọng cần biết về tổ chức bộ máy kế toán phân tán

170
Sơ đồ minh họa tổ chức bộ máy kế toán phân tán - Nguồn: Tác giả tổng hợp
Sơ đồ minh họa tổ chức bộ máy kế toán phân tán. Nguồn: Tác giả tổng hợp

Tổ chức bộ máy kế toán phân tán không những giúp doanh nghiệp nắm bắt các thông tin kế toán một cách nhanh chóng, phục vụ cho việc điều hành quản lý kinh tế – tài chính của các bộ phận trực thuộc mà còn hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định kịp thời, dễ dàng thích nghi sự biến động của môi trường kinh doanh. Tìm hiểu chi tiết về mô hình này trong bài viết dưới đây.

Nguồn: Tổng quan về mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán và các khái niệm liên quan

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toán vừa được thực hiện tại phòng kế toán trung tâm vừa được tiến hành tại các đơn vị nội bộ/trực thuộc như tại các phân xưởng hay chi nhánh.

Sơ đồ minh họa tổ chức bộ máy kế toán phân tán - Nguồn: Tác giả tổng hợp
Sơ đồ minh họa tổ chức bộ máy kế toán phân tán. Nguồn: Tác giả tổng hợp

Quan hệ giữa phòng kế toán trung tâm và các bộ phận là quan hệ chỉ đạo  nghiệp vụ, tiếp nhận thông tin qua chế độ báo cáo kế toán định kỳ do doanh nghiệp quy định. Đơn vị nội bộ/trực thuộc, tùy thuộc vào trình độ và các điều kiện cụ thể khác nhau, có thể chỉ bố trí nhân viên kế toán hoặc thành lập bộ phận kế toán, có bổ nhiệm kế toán trưởng tại đây nhưng vẫn chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ kế toán trưởng của phòng kế toán trung tâm. Như vậy,  doanh nghiệp có thể giao quyền hạn, trách nhiệm cho đơn vị nội bộ/trực thuộc, hoặc được trang bị một số TSCĐ, TSLĐ hoặc được mở tài khoản tiền gửi ngân hàng và được ủy quyền vay vốn phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh với gói hạn mức vay vốn mà doanh nghiệp quy định… .

Thông thường, phòng kế toán trung tâm sẽ chịu trách nhiệm thực hiện và báo cáo các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị cấp trên (đơn vị chính) cũng như xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn doanh nghiệp. Đồng thời, hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị cấp cơ sở; Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của từng bộ phận trực thuộc để tổng hợp và lập báo cáo tài chính cho toàn doanh nghiệp.

Trong khi đó, kế toán đơn vị nội bộ thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh tại đơn vị, thu nhận, xử lý và hệ thống hóa các thông tin kế toán có liên quan, tổ chức lập báo cáo kế toán định kỳ gửi về phòng trung tâm.

Trong thực tế, hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có văn phòng đại diện đặt ở nhiều địa bàn khác nhau , phụ trách những khu vực kinh doanh riêng biệt như các công ty kinh doanh phần mềm bán hàng, nền tảng công nghệ, các sản phẩm cho nông nghiệp,…

Doanh nghiệp được gì khi lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán?

Thuận lợi trong việc ra quyết định

Bộ phận phụ thuộc trực tiếp có mặt tại địa bàn sản xuất kinh doanh nên họ có thể nắm bắt tình hình thực tế một cách nhanh chóng, chính xác, do đó, nếu để họ ra quyết định, các vấn đề phát sinh sẽ được kịp thời xử lý. Tương tự với việc kiểm tra, kiểm soát trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó dễ dàng đưa ra các quyết định đúng đắn, phù hợp, đặc biệt là trong các trường hợp cấp bách.

Thúc đẩy động lực cho người lao động

Đối với mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán, tại các đơn vị cơ sở nhân viên được phân quyền và ra quyết định trong phạm vi và giới hạn công việc kế toán đang chịu trách nhiệm. Điều này giúp mỗi bộ phận được trải nghiệm, cọ xát với nhiều tình huống hơn cũng như có cơ hội thể hiện tiếng nói, ý kiến qua đó nâng cao năng lực làm việc. Cũng từ đó, giúp họ nâng cao tinh thần sáng tạo, chủ động, khích lệ  thái độ tích cực và mong muốn được gắn bó, cống hiến cho doanh nghiệp.

Tổ chức bộ máy kế toán phân tán tạo điều kiện cho người lao động thể hiện sáng kiến, nâng cao năng lực làm việc. Nguồn ảnh: Internet

Giảm gánh nặng cho kế toán trưởng

Thay vì mọi trách nhiệm và quyết định đều đặt lên vai kế toán trưởng, việc phân tán bộ phận kế toán tại các đơn vị trực thuộc giúp họ giảm bớt gánh nặng trong việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ khác nhau, tạo điều kiện tập trung trí tuệ và thời gian để xử lý và đưa ra những giải pháp tốt nhất cho các bài toán quản trị chung hay giải quyết các  tình huống quan trọng, khẩn cấp.

Tạo môi trường chia sẻ kinh nghiệm

Nếu tổ chức bộ máy kế toán tập trung thường dựa trên kinh nghiệm, trình độ chuyên môn của một nhóm hữu hạn nhân viên kế toán thì tổ chức bộ máy kế toán phân tán cho phép doanh nghiệp tận dụng được các hiểu biết, trải nghiệm khác nhau từ mỗi bộ phận. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo ra một môi trường để chia sẻ học hỏi lẫn nhau để cùng nhau phát triển và nâng cao năng suất, hiệu quả công việc.

Những hạn chế cần lưu ý về bộ máy kế toán phân tán

Tổ chức cồng kềnh

Bên cạnh phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp, tại mỗi đơn vị cơ sở đều có bộ phận kế toán riêng biệt, điều này dẫn đến tình trạng tổ chức bộ máy cồng kềnh, phức tạp. Không chỉ vậy, việc kiểm soát, phổ biến, thống nhất các quy trình, quy định trong công tác kế toán cũng trở nên khó khăn giữa các đơn vị; Dù vậy thực trạng này đang ngày càng được hạn chế nhờ ứng dụng CNTT vào công tác kế toán.

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán thường gây ra sự cồng kềnh, phức tạp trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Nguồn ảnh: Internet

Gia tăng chi phí

Việc tổ chức bộ máy kế toán phân tán thường gây ra sự tốn kém về mặt chi phí do phải đầu tư nguồn lực vào nhiều yếu tố khác nhau tại mỗi đơn vị như nguồn nhân lực, cơ sở vật chất,… Bên cạnh đó hình thức này cũng dễ phát sinh các yêu cầu chi không hợp lý  do nhiều tầng nấc quản lý chồng chéo có thể xảy ra tình trạng gian lận, khai khống,…

Không phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ

Với các đặc trưng vốn có, hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, các bộ phận trực thuộc hoạt động khá độc lập, đồng thời thường tổ chức quản lý theo mô hình nhiều cấp, có sự phân cấp quản lý tài chính. Do đó hình thức này không phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa, nhỏ và siêu nhỏ.

Tình trạng mâu thuẫn, xung đột

Do bộ phận kế toán có sự phân tán nên tình trạng xung đột mâu thuẫn trong công tác điều phối, kiểm soát có thể thường xuyên xảy ra. Mặt khác việc phân quyền và chia sẻ trách nhiệm ra quyết định có thể gây ra sự cạnh tranh không lành mạnh nhằm đảm bảo quyền lợi cá nhân hoặc lợi ích nhóm của từng đơn vị.

Việc hiểu rõ chi tiết tổ chức bộ máy kế toán phân tán, từ nội dung đến ưu, nhược điểm sẽ giúp người đứng đầu doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan cũng như có thể xem xét, so sánh với các mô hình khác, từ đó,đưa ra lựa chọn phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

V.Thúy

Xem thêm:
Hội thảo trực tuyến: Chuyển đổi số trong công tác quản trị Tài chính - Kế toán - Thuế tại doanh nghiệp