Khi soạn thảo các văn bản hành chính, nhà nước có các quy định về phông chữ và cỡ chữ tiêu chuẩn. Người sử dụng Word nói chung và dân văn phòng nói riêng nên nắm rõ các quy định này để tránh mắc lỗi khi soạn thảo văn bản. Hãy cùng Ketoan.vn tìm hiểu các quy định này tại bài viết dưới đây.
Quy định chung về phông chữ và cỡ chữ
Trước đây phông chữ và cỡ chữ chuẩn được thực hiện theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV. Tuy nhiên, từ ngày 5/3/2020, văn bản hành chính được trình bày theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Theo đó:
+ Phông chữ chuẩn là phông chữ Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
+ Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng yếu tố thể thức.
>> Tham khảo ngay: 18+ phần mềm kế toán miễn phí thông dụng và tốt nhất hiện nay
Quy định riêng đối với từng thể thức văn bản
Như đã nói ở trên, ngoài quy định chung thì tùy theo từng thể thức văn bản sẽ có quy định về cỡ chữ và kiểu chữ khác nhau.
Đối với các thể thức chính
Các thể thức chính là Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tên cơ quan,… Cụ thể cỡ chữ và kiểu chữ đối với từng thể thức chính được tổng hợp như sau:
| Thể thức | Kiểu chữ | Cỡ chữ |
| Quốc hiệu CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Chữ in hoa, kiểu đứng, chữ đậm ở phía trên cùng, bên phải trang đầu của văn bản | Cỡ chữ 13 hoặc 14 |
| Tiêu ngữ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
Chữ in thường, kiểu đứng, chữ đậm, canh giữa dưới Quốc hiệu. Chữ cái đầu tiên viết hoa và giữa các cụm từ có gạch nối | Cỡ chữ 13 hoặc 14 |
| Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản | Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm | Cỡ chữ 12 hoặc 13 |
| Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp | Chữ in hoa, kiểu đứng | Cỡ chữ 12 hoặc 13 |
| Số văn bản | Chữ số Ả Rập, in thường, kiểu đứng. Chữ số nhỏ hơn 10 phải thêm số “0” đằng trước | Cỡ chữ 13 |
| Ký hiệu văn bản | Chữ in hoa, kiểu đứng | Cỡ chữ 13 |
| Thời gian ban hành văn bản | Chữ số Ả Rập. Ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải thêm số “0” vào phía trước. | Cỡ chữ 13 đến 14 |
| Địa danh văn bản | Chữ in thường, kiểu nghiêng. Chữ cái đầu của địa danh viết hoa | Cỡ chữ 13 hoặc 14 |
| Tên loại văn bản | Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm | Cỡ chữ 13 hoặc 14 |
| Trích yếu nội dung | Chữ in thường, kiểu đứng, đậm | Cỡ chữ 13 hoặc 14 |
| Phụ lục sau chữ “V/v” | Chữ in thường, kiểu đứng | Cỡ chữ 12 hoặc 13 |
| Căn cứ ban hành văn bản | Chữ in thường, kiểu nghiêng | Cỡ chữ 13 hoặc 14 |
| “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương | Chữ in thường, kiểu đứng, đậm | Cỡ chữ 13 hoặc 14 |
| Tiêu đề của phần, chương | Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm | Cỡ chữ 13 hoặc 14 |
| “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục | Chữ in thường, kiểu đứng, đậm | Cỡ chữ từ 13 đến 14 |
| Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều | Chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Kiểu đứng, đậm | Cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn |
| Nội dung văn bản | Chữ in thường, kiểu đứng. Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm. Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu 6pt. | Cỡ chữ từ 13 đến 14 |
| Họ, tên của người ký văn bản | Chữ in thường, kiểu đứng, đậm | Cỡ chữ 13 hoặc 14 |
| Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký | Ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601. Phông chữ Times New Roman, in thường, kiểu đứng, màu đen. | Cỡ chữ 10 |
| “Kính gửi” + tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân | Chữ in thường, kiểu đứng | Cỡ chữ từ 13 đến 14 |
| Từ “Nơi nhận” + thông tin | Chữ in thường, kiểu nghiêng, đậm | Cỡ chữ 12 |
| Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản | Chữ in thường, kiểu đứng | Cỡ chữ 11 |
Đối với các thể thức khác
Với các thể thức khác như tên phụ lục, số và ký hiệu văn bản,… thì quy định về kiểu chữ và cỡ chữ như sau:
| Thành phần, thể thức | Kiểu chữ | Cỡ chữ |
| Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục | Chữ in thường, canh lề giữa, kiểu chữ đứng, đậm | Cỡ chữ 14 |
| Tên Phụ lục | Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm. Căn lề giữa | Cỡ chữ 13 hoặc 14 |
| Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên Phụ lục | Chữ in thường, kiểu nghiêng. Phông chữ cùng với nội dung văn bản, màu đen. | Cỡ chữ 13 hoặc14 |
| Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký | Ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601. Phông chữ Times New Roman, in thường, kiểu đứng, màu đen. | Cỡ chữ 10 |
| Chữ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN” trên con dấu | Chữ in hoa, phông Times New Roman, kiểu chữ đứng, đậm. Sử dụng mực đỏ tươi. | Cỡ chữ 13 hoặc 14 |
| Chỉ dẫn lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” | Chữ in hoa, phông Times New Roman, kiểu đứng, đậm | Cỡ chữ 13 hoặc 14 |
| Tên địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax | Chữ in thường, kiểu đứng | Cỡ chữ từ 11 hoặc 12 |
Trên đây là các quy định về phông chữ, kiểu chữ và cỡ chữ chuẩn đối với các thể thức văn bản khi soạn thảo văn bản trong Word. Người soạn thảo phải nắm bắt rõ các thông tin này và tuân theo để chủ động trong công việc của mình. Chúc các bạn thành công.
Xem ngay: Trải nghiệm dùng thử phần mềm kế toán MISA đầy đủ 20 phân hệ trong 15 ngày hoàn toàn miễn phí.
