Quản lý kho trong doanh nghiệp là công việc quan trọng, không thể thiếu bởi kho hàng quyết định đến hoạt động sản xuất và đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Công việc quản lý kho đòi hỏi người thủ kho, quản lý kho, kế toán kho hết sức cẩn thận kiểm tra, quản lý kho hàng hiệu quả, đặc biệt phải tuân thủ tránh 3 “KHÔNG” khi quản ý kho.
1. Nghiêm cấm 3 “KHÔNG” trong quản lý kho
3 “KHÔNG” giúp cho công việc quản lý kho trở nên dễ dàng, hiệu quả, đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp.
Không quản lý kho một cách có tổ chức
Nhiều người nghĩ kho hàng của mình sắp xếp thế nào chẳng được, miễn là kho có hàng để phục vụ công việc kinh doanh. Thực chất, sắp xếp kho hàng một cách có tổ chức, khoa học có ý nghĩa rất lớn. Mặt hàng giống nhau cần được sắp cùng một chỗ. Người thủ kho sắp xếp hàng hóa gọn gàng, có tổ chức sẽ giúp việc tìm kiếm hàng, lấy hàng khỏi kho, xếp hàng vào kho được dễ dàng, nhanh chóng hơn.
Hơn nữa hàng hóa được bố trí khoa học, gọn gàng sẽ giúp tiết kiệm được không gian kho hàng. Người thủ kho, kiểm toán kho cũng dễ dàng hơn mỗi khi cần kiểm tra, sắp xếp lại hàng hóa, tránh gây ra thất thoát, gian lận trong nội bộ quản lý kho.
Không kiểm kê mức hàng tồn kho định kỳ
Đối với doanh nghiệp càng lớn, kiểm kê hàng hóa thường xuyên là rất cần thiết. Không chỉ là quan tâm đến số lượng hàng hóa xuất, nhập kho mà hàng tồn kho cũng cần được kiểm tra định kỳ đúng quy định. Kiểm tra hàng tồn kho nhằm mục đích giúp người quản lý kho, doanh nghiệp kịp thời nắm bắt và bổ sụng hàng hóa cho những dự án phát sinh hoặc tìm phương án giải quyết lượng hàng đang quá tải.
Hàng tồn kho nếu không kiểm tra định kỳ thì khi hàng khan hiếm sẽ không kịp cung ứng thêm hàng hoặc hàng tồn kho quá nhiều để thời gian lâu ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, gây thâm hụt, thất thoát tài chính cho doanh nghiệp. Như vậy, người thủ kho cần kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên và báo cáo kịp thời cho lãnh đạo để đảm bảo hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp.
Không tổ chức các khóa đào tạo quản lý kho
Công tác quản lý, sắp xếp kho hàng cũng nhiều phức tạp và yêu cầu có kinh nghiệm. Doanh nghiệp nên thường xuyên mở các lớp tập huấn cho nhân viên quản lý kho về sản phẩm của doanh nghiệp, phương pháp quản lý kho hiệu quả, kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán kho. Nhân viên nếu thiếu những kiến thức này sẽ dễ mắc sai lầm khi quản lý kho, có thể dẫn tới hậu quả nghiêm trọng, gây thất thoát tài sản.
2. Phương pháp quản lý kho hiệu quả
Quản lý kho được hiệu quả, tránh được 3 “KHÔNG” cần có phương pháp đúng đắn.
Soát hóa đơn, phiếu nhập, xuất kho
Việc kiểm tra các loại chứng từ, hóa đơn, phiếu nhập xuất hàng cần được triển khai một cách nghiêm túc, minh bạch, trung thực, tránh gây thất thoát tài sản, gian lận trong kinh doanh.
Công việc này cũng yêu cầu nhân viên kho hàng có kiến thức về sản phẩm, quy trình lập phiếu, tính toán hàng hóa trong kho một cách thành thạo.
Kỹ năng sắp xếp hàng hóa
Cùng một không gian kho hàng, người thủ kho cần biết cách sắp xếp hàng hóa sao cho gọn gàng, khoa học, đúng quy luật. Công tác này sẽ giúp cho công việc kiểm kê hàng được dễ dàng hơn, khi xuất nhập hàng được nhanh chóng, tránh việc để sót hay mất hàng.
Đồng thời có cách bảo quản hàng hóa tốt để tránh làm giảm chất lượng sản phẩm, ảnh hưởng đến tài chính.
Đánh dấu hàng hóa
Kho hàng với hàng trăm loại hàng hóa lớn nhỏ, làm sao để bạn nhanh chóng nhận ra sản phẩm mình muốn tìm. Trước khi đưa hàng vào kho hãy đánh dấu chúng, những mặt hàng giống nhau thì đánh dấu chung 1 kí tự, sắp xếp vào từng vị trí đã được bố trí trước.
Hệ thống hóa sổ sách và lưu trữ
Công việc kiểm kê lượng hàng hóa lớn không phải là điều dễ dàng, khiến nhiều nhân viên kiểm kho thấy bối rối. Tuy nhiên không thể bỏ qua khâu ghi chép và lưu trữ số liệu vào sổ sách được. Để công việc này nhẹ nhàng và thuận tiện hơn, hiện nay có các phần mềm quản lý kho giúp chủ kho xử lý thông minh, hiệu quả các số liệu. Vì vậy người làm công tác này cần thành thạo excel, nhanh nhạy với công nghệ thông tin.
Quản lý kho là công tác có ý nghĩa rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp. Không chỉ tránh 3 “KHÔNG” mà còn cần nắm được phương pháp quản lý kho hiệu quả để không gây tổn thất đến lợi ích của doanh nghiệp. Hiện nay các phần mềm công nghệ đã được ứng dụng ngày càng phổ biến giúp ích rất nhiều cho hoạt động của doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp cho doanh nghiệp ngày càng mở rộng con đường kinh doanh.
Tham khảo thêm:
Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả
Top 5 phần mềm quản lý kho cực đơn giản và hiệu quả cho doanh nghiệp
2 phương pháp quản lý hàng tồn kho hữu hiệu đối với doanh nghiệp hiện nay
