Những nguyên tắc kế toán và cách định khoản các nghiệp vụ cơ bản liên quan đến tài khoản 111 – Tiền mặt theo hướng dẫn của Thông tư 133/2016/TT-BTC sẽ được trình bày chi tiết trong bài viết sau đây.
1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ. Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền Việt Nam, ngoại tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ.
b) Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ,… theo quy định về chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
c) Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
d) Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 111 – Tiền mặt
Bên Nợ:
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ;
- Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền mặt là ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Bên Có:
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ xuất quỹ;
- Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền mặt là ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Số dư bên Nợ:
Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.
Tài khoản 111 – Tiền mặt, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
- Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán.
3. Phương pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu
3.1. Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ thu ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận doanh thu
a) Trường hợp tách được thuế
Nợ TK 111
Có TK 511
Có TK 333
b) Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp:
Nợ 511
Có TK 333
3.2. Khi nhận được tiền của Ngân sách Nhà nước thanh toán về khoản trợ cấp, trợ giá bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111
Có TK 3339
3.3. Khi phát sinh các khoản doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 /Có TK 515
Có TK 711
Có TK 3331
3.4. Rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt; vay dài hạn, ngắn hạn bằng tiền mặt (tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế), ghi:
Nợ TK 111
Có TK 112
Có TK 341
3.5. Thu hồi các khoản nợ phải thu, cho vay, bằng tiền mặt ghi:
Nợ Tài khoản 111
Có các TK 128, 131, 136, 138, 141.
3.6. Khi bán các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn thu bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận chênh lệch giữa số tiền thu được và giá vốn khoản đầu tư (được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền) vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính ghi:
Nợ TK 111
Nợ TK 635
Có TK 121
Có các TK 221, 222, 228
Có TK 515
3.7. Khi nhận được vốn góp của chủ sở hữu bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111
Có TK 411
3.8. Khi nhận tiền của các bên trong hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân để trang trải cho các hoạt động chung, ghi:
Nợ TK 111
Có TK 338
3.9. Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại Ngân hàng ghi:
Nợ TK 112
Có TK 111
3.10. Xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho (theo phương pháp kê khai thường xuyên), mua TSCĐ, chi cho hoạt động đầu tư XDCB:
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua không bao gồm thuế GTGT, ghi:
Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241
Nợ TK 133
Có TK 111
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT.
3.11. Xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho (theo phương pháp kiểm kê định kỳ), nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 611
Nợ TK 133
Có TK 111
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT.
3.12. Khi mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt sử dụng ngay vào sản xuất, kinh doanh, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 621, 641, 642,…
Nợ TK 133
Có TK 111
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh chi phí bao gồm cả thuế GTGT.
3.13. Xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho hoạt động tài chính, hoạt động khác, ghi:
Nợ các TK 635, 811,…
Nợ TK 133
Có TK 111
3.14. Kế toán hợp đồng mua bán lại trái phiếu Chính phủ:
Thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn TK 171 – Giao dịch mua, bán lại trái phiếu Chính phủ.
3.15. Các giao dịch liên quan đến ngoại tệ là tiền mặt.
a) Khi mua hàng hóa, dịch vụ thanh toán bằng tiền mặt là ngoại tệ.
– Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:
Nợ các TK 151,152,153,156,157,211,213,241, 641,642,133,…
Nợ TK 635
Có TK 111 (1112)
– Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:
Nợ các TK 151, 152, 153,156,157,211,213,241, 641, 642,133,…
Có TK 111 (1112)
Có TK 515
b) Khi thanh toán các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ:
– Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái , ghi:
Nợ các TK 331, 335, 336, 338, 341,…
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 111 (1112).
– Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:
Nợ các TK 331, 336, 341,…
Có TK 515
Có TK 111 (1112).
– Trường hợp trả trước tiền bằng ngoại tệ cho người bán, bên Nợ tài khoản phải trả áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả trước, ghi:
Nợ TK 331
Nợ TK 635
Có TK 111 (1112)
Có TK 515
c) Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ là tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 (1112)
Có các TK 511, 515, 711,…
d) Khi thu được tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ, ghi:
– Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:
Nợ TK 111 (1112)
Nợ TK 635
Có các TK 131, 136, 138,…
– Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:
Nợ TK 111 (1112)
Có TK 515
Có các TK 131, 136, 138,…
– Trường hợp nhận trước tiền của người mua, bên Có tài khoản phải thu áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước, ghi:
Nợ TK 111 (1112)
Có TK 131
3.16. Kế toán sử dụng tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế (là tỷ giá mua của ngân hàng) để đánh giá lại các khoản ngoại tệ là tiền mặt tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, ghi:
– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam, kế toán ghi nhận lãi tỷ giá:
Nợ TK 111 (1112)
Có TK 413
– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, kế toán ghi nhận lỗ tỷ giá:
Nợ TK 413
Có TK 111 (1112).
– Sau khi bù trừ lãi, lỗ tỷ giá phát sinh do đánh giá lại, kế toán kết chuyển phần chênh lệch lãi, lỗ tỷ giá vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính
Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn các bạn định khoản các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 111 – Tiền mặt theo hướng dẫn của Thông tư 133/2016/TT-BTC. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm
Hạch toán Tài khoản 812 – Chi phí Thuế TNDN theo Thông tư 133
Tải về hệ thống chứng từ kế toán tài sản cố định chuẩn theo Thông tư 133
Cách hạch toán tài khoản 331 – Phải trả người bán theo Thông tư 133
