Quản lý nguyên vật liệu tốt sẽ góp phần không nhỏ tạo nên sự thành công trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hoạt động quản lý nguyên vật liệu chưa bao giờ là đơn giản. Làm thế nào để quản lý được lượng nguyên liệu nhập vào, xuất ra hiệu quả? Vì sao lại phải quản lý nguyên vật liệu thật chặt chẽ? Tất cả sẽ được làm rõ trong bài viết dưới đây.
1. Quản lý nguyên vật liệu là gì?
Quản lý nguyên vật liệu là hành động kiếm soát lượng vật liệu vào, ra của doanh nghiệp. Quá trình ấy sẽ bao gồm từ việc giám sát mua các nguyên vật liệu sản xuất, lên kế hoạch và kiểm soát quá trình lưu chuyển của vật liệu đến công tác quản lý kho và phân phối thành phẩm.
2. Vai trò của quản lý nguyên vật liệu
Đảm bảo nguyên vật liệu đầy đủ, đồng bộ và cung cấp kịp thời: Một quá trình sản xuất muốn đạt được kết quả tốt nhất, cần có sự liên tục của nguồn nguyên vật liệu. Việc thiếu hụt nguyên vật liệu dù trong thời gian ngắn hay dài cũng sẽ gây ra thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp. Ngược lại, việc đảm bảo được nguồn nguyên vật liệu ổn định sẽ góp phần làm gia tăng năng suất lao động, gia tăng sản lượng, đáp ứng được yêu cầu ngày càng tăng của thị trường.
Đảm bảo sử dụng nguyên vật liệu hợp lí, tiết kiệm: Đây là cách để doanh nghiệp tối ưu chi phí, gia tăng được chất lượng sản phẩm với giá thành vừa phải, từ đó sẽ thu hút được lượng khách hàng lớn. Như vậy, chỉ với việc quản lý nguyên vật liệu hiệu quả, doanh thu của doanh nghiệp đã có thể tăng đáng kể, việc chiếm lĩnh thị trường và khả năng sinh lời vốn cũng được cải thiện đáng kể.
Đảm bảo công tác quản lý khác đạt hiệu quả cao: Các công tác quản lý khác sẽ được đưa vào quy trình một cách nề nếp hơn như quản lý nguồn lao động, quỹ lương, thiết bị, vốn…
Như vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò rất lớn trong sự phát triển của doanh nghiệp. Nó không chỉ kiểm soát về mặt số lượng, chất lượng và phân phối của nguyên vật liệu, mà từ đó, quản lý nguyên vật liệu còn ảnh hưởng đến năng suất lao động, số lượng và chất lượng sản phẩm, tình hình tài chính, đầu tư và khả năng nâng cao doanh thu của doanh nghiệp.
3. Quy trình quản lý nguyên vật liệu hiệu quả
Quá trình quản lý nguyên vật liệu gồm 5 giai đoạn như sau:
Giai đoạn 1: Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu
Đây là khâu mở đầu nhưng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất.
Định nghĩa: Là quá trình chuyển vật liệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng và cũng là cơ sở để hạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu của mỗi bên.
Ý nghĩa: đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin về số lượng, chất lượng, chủng loại của nguyên vật liệu để người quản lý nắm rõ.
Nhiệm vụ: Gồm 2 nhiệm vụ chính:
– Tiếp nhận chính xác về số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng nội dung đã ký kết giữa 2 bên trong hợp đồng kinh tế, hóa đơn, phiếu giao hàng…
– Vận chuyển nhanh chóng từ nơi tiếp nhận nguyên vật liệu đến kho của doanh nghiệp, tuyệt đối không để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát và sẵn sàng đảm bảo cung cấp kịp thời khi cần.
Yêu cầu:
– Tiếp nhận nguyên vật liệu có đầy đủ giấy tờ hợp lệ theo quy định của Nhà nước.
– Thực hiện đầy đủ thủ tục tiếp nhận, kiểm tra đầy đủ.
– Thủ kho ghi sổ thực nhập và người giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Sau đó, phiếu nhập kho sẽ được bên kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ.
– Bên nhà cung cấp và doanh nghiệp phải thống nhất địa điểm tiếp nhận nguyên vật liệu.
Giai đoạn 2: Tổ chức quản lý kho
Định nghĩa: Là việc kiểm soát dự trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu, thiết bị máy móc dùng trong sản xuất.
Ý nghĩa: đảm bảo giữ được toàn vẹn số lượng, chất lượng cho nguyên vật liệu.
Nhiệm vụ:
– Bảo đảm số lượng nguyên vật liệu không thay đổi, tránh tối đa tình trạng hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu.
– Nắm chắc tình hình nguyên vật liệu để việc cung ứng được diễn ra kịp thời, liên tục.
– Bảo đảm thuận tiện cho việc xuất nhập kho bất kỳ lúc nào.
– Đảm bảo hạ thấp chi phí bảo quản, quản lý kho hiệu quả.
Yêu cầu:
– Sắp xếp nguyên vật liệu khoa học: phân chia theo chủng loại, đặc tính, có ghi tên, đánh số, sắp xếp an toàn, ngăn nắp và có sự phân bổ hợp lí.
– Bảo quản nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu của Nhà nước quy định.
– Kiểm tra thường xuyên để cập nhật tình hình nguyên vật liệu trong kho.
Giai đoạn 3: Tổ chức cấp phát nguyên liệu
Định nghĩa: Là quá trình vận chuyển nguyên vật liệu từ trong kho đến bộ phận sản xuất.
Ý nghĩa: nâng cao năng suất lao động, hiệu quả kinh doanh, tăng chất lượng sản phẩm, giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo được tính kịp thời và nhanh chóng cho quá trình sản xuất.
Nhiệm vụ: Quá trình được tiến hành theo 2 cách:
– Cách 1: Cấp phát theo yêu cầu của bộ phận sản xuất: Nguyên vật liệu được cung ứng dựa trên yêu cầu của từng phân xưởng, bộ phận sản xuất.
– Cách 2: Cấp phát theo tiến độ kế hoạch: Nguyên vật liệu được cung ứng với quy định về số lượng và thời gian cho bộ phận sản xuất.
Tùy trường hợp mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn cấp phát nguyên vật liệu theo hình thức nào. Tuy nhiên, trong đại đa số trường hợp, cấp phát theo tiến độ kế hoạch thường đạt hiệu quả cao hơn vì nó đảm bảo tính khoa học và ổn định.
Giai đoạn 4: Thanh toán, quyết toán nguyên vật liệu
Định nghĩa: Là quá trình chuyển giao trách nhiệm giữa các bộ phận sử dụng và quản lý nguyên vật liệu. Hai bên sẽ đối chiếu giữa lượng nguyên vật liệu nhận về với số lượng sản phẩm giao nộp.
Ý nghĩa: đảm bảo hạch toán đầy đủ, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu.
Thời gian thanh toán: có thể theo quý, theo tháng.
Công thức: A = Lsxsp + Lbtp +Lspd + Ltkpk. Trong đó:
- A: Lượng nguyên vật liệu đó nhận về trong tháng
- Lsxsp: Lượng nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm trong tháng
- Lbtp: Lượng nguuyên vật liệu bán thành phẩm kho
- Lspd: Lượng nguyên vật liệu trong sản phẩm dở dang
- Ltkp: Lượng nguyên vật liệu tồn kho phân xưởng
Giai đoạn 5: Sử dụng hợp lí, tiết kiệm nguyên vật liệu
Doanh nghiệp cần có những biện pháp, kế hoạch cụ thể để tránh việc sử dụng lãng phí hay lạm dụng nguồn nguyên vật liệu trong sản xuất. Việc sử dụng tiết kiệm, khoa học sẽ tối ưu được chi phí và nâng cao doanh thu cho doanh nghiệp.
Có thể nói, việc quản lý nguyên vật liệu trong sản xuất là một bài toán khó với doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải là không có cách. Chỉ cần thực hiện theo đúng quy trình, việc quản lý nguyên vật liệu sẽ có tính đảm bảo, ổn định và hiệu quả hơn nhiều. Nếu như doanh nghiệp bạn còn chưa quan tâm đến quản lý nguyên vật liệu, hãy đọc thật kĩ bài viết này và có ngay những kế hoạch cho việc quản lý này trong thời gian sớm nhất.
Phần mềm kế toán MISA SME.NET hỗ trợ doanh nghiệp tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp: Bình quân cuối kì, Bình quân tức thời… và tính giá xuất cho từng hàng hóa. Đồng thời Cho phép nhập kho, xuất kho; quản lý, theo dõi hàng hóa theo nhiều đặc tính như: màu sắc, size, số máy, số khung…
Để tìm hiểu chi tiết hơn về nghiệp vụ quản lý kho trên phần mềm kế toán MISA SME.NET, anh chị vui lòng đăng ký tại link dưới đây:
