Hiện nay các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh hầu như đã chuyển hết sang sử dụng hóa đơn điện tử. Nhưng vẫn có một số đơn vị còn sử dụng hóa đơn tự in. Vậy hóa đơn tự in là gì? Hóa đơn tự in có cần đóng dấu, chữ ký không? Hóa đơn tự in khác gì hóa đơn giấy hay HĐĐT? Hãy cùng lưu ý những điều sau về hóa đơn tự in nhé.
1. Hóa đơn tự in là gì?
Hóa đơn tự in (HĐTI), hiểu đơn giản là loại HĐ do chính tổ chức, cơ sở sản xuất kinh doanh tự in ấn; phát hành bằng cách sử dụng các thiết bị in như máy tính, máy in, thiết bị công nghệ khác có thể in ấn.
HĐTI không phải là HĐ do cơ quan thuế phát hành. Hóa đơn này khác với hóa đơn đặt in hay hóa đơn điện tử. Hóa đơn đặt in là hóa đơn do tổ chức, cơ sở kinh doanh đặt in theo mẫu, để phục vụ quá trình buôn bán; hoặc do cơ quan thuế đặt in và cung cấp cho đơn vị kinh doanh. Hóa đơn điện tử là hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền; phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật.
2. Khi nào được sử dụng hóa đơn tự in?
Theo quy định của pháp luật, không phải doanh nghiệp, công ty; cơ sở kinh doanh nào cũng được sử dụng HĐTI trong bất cứ hoàn cảnh nào.
Những đối tượng được phép tự in hóa đơn và sử dungk kể từ khi có mã số thuế:
- Doanh nghiệp hợp pháp trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.
- Doanh nghiệp có mức vốn điều lệ theo quy định của Bộ Tài chính.
- Các đơn vị công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định.
Những đối tượng là cá nhân, tổ chức (không thuộc phần trên) được sử dụng HĐTI; đáp ứng việc buôn bán, kinh doanh khi thỏa mãn những điều kiện sau:
- Cá nhân, tổ chức đã được cấp mã số thuế.
- Đơn vị có nguồn doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ ổn định.
- Đơn vị có đầy đủ hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy photo,…) để tự in ấn và lập HĐ.
- Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ gắn liền với phần mềm kế toán, đảm bảo việc in và lập hóa đơn chỉ được thực hiện khi nghiệp vụ kế toán phát sinh.
- Không có hành vi vi phạm về thuế và không bị Bộ Tài chính xử phạt trong vòng 365 ngày kể từ ngày thông báo phát hành HĐTI.
HĐTI cần đảm bảo nguyên tắc:
- Mỗi số hóa đơn chỉ được lập một lần
- Căn cứ nhu cầu sử dụng hóa đơn theo nghiệp vụ bán hàng để in số lượng liên hóa đơn phù hợp
- Doanh nghiệp tự in HĐ có trách nhiệm về số lượng liên HĐ
3. Hóa đơn tự in có cần đóng dấu không?
Về nguyên tắc, bất kỳ loại hóa đơn nào cũng cần có chữ ký và đóng dấu của người mua, người bán. HĐTI cũng không ngoại lệ. Chỉ có một số trường hợp được quy định không cần thiết có dấu trên hóa đơn theo pháp luật.
Các trường hợp HĐTI không cần có dấu đóng:
- HĐ được bên được ủy nhiệm tự in. Việc ủy nhiệm phải được bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm xác nhận bằng văn bản.
- HĐ do tổ chức kinh doanh tự tạo, không nhất thiết phải có chữ ký của người bán nếu là: HĐ điện nước, HĐ dịch vụ viễn thông, HĐ dịch vụ ngân hàng và đáp ứng các điều kiện về HĐ tự in.
- HĐ được tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại tự in theo quy định của pháp luật.
- Có giá in sẵn trên tem, vé.
- Tùy từng trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn; tuân thủ quy định về luật thuế, cơ quan Thuế có thể xem xét tình hình kinh doanh; và đề nghị của doanh nghiệp để xác định hóa đơn có nhất thiết cần dấu cảu người bán hay không.
- Và một số trường hợp cụ thể khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Như đã nói ở trên, nguyên tắc chung là hóa đơn nào cũng cần có chữ ký; đóng dấu của bên mua, bên bán. Nếu không tuân thủ quy tắc về hóa đơn; hóa đơn đó được coi là không hợp lệ. Vì vậy, kế toán cần tìm hiểu và xác định doanh nghiệp của mình có thuộc diện được dùng hóa đơn tự in; và có cần đóng dấu đầy đủ hay không; cũng như các quy định khác về sử dụng hóa đơn tự in.
Xem thêm:
Miễn chữ kí người mua trên hóa đơn điện tử khi nào?
Liên trong hóa đơn điện tử khác trong hóa đơn giấy thế nào?
Có được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy không?
