Trong mỗi doanh nghiệp, dù doanh nghiệp quy mô lớn hay nhỏ chắc chắn đều có hồ sơ nhân sự (HSNS). Hồ sơ nhân sự công ty được xem như tài liệu vô cùng quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. Vậy nên bộ phận hành chính nhân sự cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự thật cẩn thận và kỹ lưỡng.
Hồ sơ nhân sự công ty là gì?
Hồ sơ nhân sự được hiểu là nơi để lưu trữ lại toàn bộ những thông tin cá nhân của người lao động làm việc ở trong công ty. Vậy hồ sơ quản lý nhân sự gồm những gì? Một số HSNS phổ biến như: sơ yếu lí lịch, hợp đồng lao động, bảng lương, bảo hiểm, giấy khám sức khỏe….
Một nhân sự sẽ có rất nhiều các loại giấy tờ liên quan của mình. Và những loại HSNS của doanh nghiệp cần phải được lưu trữ cẩn thận và nó luôn có quy định lưu trữ mà các doanh nghiệp cần phải tuân thủ.
Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự công ty
Khi bộ phận hành chính nhân sự lưu trữ HSNS của doanh nghiệp, cần phải nắm được những nguyên tắc cơ bản như sau:
- Những hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp được lưu trữ cẩn thận và sử dụng nó với mục đích để trình bày trong các đợt có thanh tra hay các đợt kiểm tra công tác hoạt động của doanh nghiệp. không chỉ vậy, hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp còn có sự liên quan mật thiết đến việc tính lương của người lao động. Vậy nên các bộ phận hành chính cần phải lưu trữ cẩn thận. Nó gắn liền với hồ sơ lương của nhân viên để trình lên cơ quan thuế trong trường hợp mà cơ quan thuế kiểm duyệt.
- Các bộ hồ sơ nhân sự ở trong các doanh nghiệp đều không hoàn toàn giống nhau. Theo đó, nếu như dựa vào quy mô, tính chất của công việc mà những loại hồ sơ ở trong doanh nghiệp đều có thể chia thành nhiều loại khác nhau. Ví dụ như có thể chia hồ sơ ra thành các loại: loại hợp đồng lao động, loại trả lương hay loại thưởng… Vậy nên có thể thấy mỗi doanh nghiệp đều sẽ có những cách khác nhau về lưu trữ hồ sơ nhân sự của công ty.
- Đối với hồ sơ nhân sự của mỗi người lao động, hồ sơ của người lao động sẽ được lưu trữ cẩn thận ở trong khoảng thời gian người đó làm việc tại doanh nghiệp. Đồng thời, bộ hồ sơ của người lao động đó cũng sẽ gắn liền với quy trình hoạt động ở trong doanh nghiệp.
Trong quá trình lưu trữ hồ sơ nhân sự cần những thông tin gì?
Khi lưu trữ hồ sơ nhân sự công ty, cần phải có những thông tin như sau:
- Sơ yếu lí lịch và thông tin cá nhân của từng người lao động.
- Những thông tin quan trọng liên quan đến quá trình làm việc của người lao động trong khoảng thời gian làm việc tại công ty. Ví dụ như thông tin về ngày chính thức vào làm trong công ty, thăng chức hay chức vụ công việc hiện tại của người lao động đó.
- Hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc của người lao động
- Chế độ của người lao động đang được hưởng ở trong doanh nghiệp
- Một số những thông tin quan trọng liên quan đến cả quá trình làm việc của người lao động, ví dụ như những ngày nghỉ phép hay nghỉ ốm..
- Những thông tin quan trọng liên quan về quy định hay kỷ luật của công ty.
- Những thông tin liên quan đến vấn đề chấm dứt hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động.
Vấn đề lưu trữ hồ sơ nhân sự công ty có cần thiết hay không?
Các doanh nghiệp lớn hoặc những doanh nghiệp đã làm việc lâu năm, việc lưu trữ HSNS công ty chắc chắn đã trở nên vô cùng quen thuộc. Tuy nhiên, có thể một số những doanh nghiệp mới thành lập lại chưa hiểu được hết về tác dụng của việc lưu trữ HSNS. Có thể đánh giá việc quản lý và lưu trữ HSNS thực sự rất có lợi cho doanh nghiệp ở trên nhiều các phương diện khác nhau.
Lợi ích khi lưu trữ hồ sơ nhân sự
- Việc lưu trữ HSNS công ty là làm theo luật của Nhà nước. Khi mà doanh nghiệp thực hiện lưu trữ, có nghĩa là đã thực hiện đúng luật mà Nhà nước ban hành. Điều này vô cùng có lợi cho doanh nghiệp, trường hợp ,mà cơ quan chức năng đến để kiểm tra bất ngờ, chắc chắn sẽ an toàn và doanh nghiệp cũng không cần quá lo lắng về vấn đề pháp lý. Đối với những thông tin quan trọng liên quan đến người lao động, doanh nghiệp cần phải ghi chép cũng như quản lý hết sức cẩn thận
- Không chỉ giúp cho doanh nghiệp về mặt pháp lý, bên cạnh đó nó còn có thể giúp cho doanh nghiệp thực hiện tốt hơn trong khâu quản lý nhân sự. Khi bạn đã có thể quản lý được hồ sơ đúng, việc quản lý nhân sự đối với bạn chắc chắn cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Chỉ khi nắm được hết thông tin về nhân sự, nhà lãnh đạo mới có thể đưa ra những quyết định về việc bổ nhiệm nhân sự sao cho đúng đắn và hợp lí nhất.
- Bên cạnh đó, việc lưu trữ HSNS công ty cũng sẽ giúp cho người lao động và người sử dụng lao động dễ dàng giải quyết nếu như có mâu thuẫn. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp giải quyết mọi chuyện minh bạch và nhanh chóng nhất.
