Để có được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp tăng năng suất làm việc, người lao động cần lập những kế hoạch công việc cụ thể theo ngày, tuần, tháng. Đảm bảo quỹ thời gian của mình được sử dụng hợp lý và mang lại hiệu quả cao trong công việc hàng ngày.
Những khái niệm cần biết trong kỹ năng quản lý thời gian
Để có được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, trước hết bạn cần hiểu bản chất của quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là cách sắp xếp, lên kế hoạch cho những sự kiện, công việc cần xử lý trong ngày. Việc sắp xếp thời gian có khoa học sẽ giúp bạn phân bổ được lượng công việc đồng đều, tránh gây ra những áp lực từ công việc hay từ những vấn đề, sự kiện phát sinh xung quanh.
Để có các cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần tuân thủ đúng theo quy trình quản lý thời gian 4 bước như sau:
Bước 1: Liệt kê tất cả các đầu công việc cần hoàn thành trong một ngày, một tuần, một tháng tại cơ quan, nơi làm việc.
Bước 2: Xác định những yếu tố công việc cần ưu tiên, việc nào là quan trọng và việc nào là cấp bách để được xử lý kịp thời.
Bước 3: Xác định thời gian hoàn thành của từng công việc, sau đó lập kế hoạch chi tiết để thúc đẩy bản thân làm việc đúng kế hoạch.
Bước 4: Thực hiện kế hoạch đã đặt ra, cố gắng sớm nhất về mặt thời gian nhưng vẫn đạt hiệu quả về nội dung , chất lượng công việc.
Khi đánh giá kỹ năng quản trị thời gian của một người, bạn cần dựa vào cách thức quản trị thời gian mà người đó áp dụng và hiệu quả công việc mà người đó mang lại.
Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Khi bạn học được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ có được những lợi ích sau đây:
-
Giúp đẩy nhanh năng suất làm việc
Việc lên kế hoạch thực hiện các công việc một cách cụ thể, logic sẽ giúp bạn hoàn thành công việc đúng tiến độ do đó sẽ giúp bạn tăng năng suất làm việc. Bạn không cần bận tâm đến những vấn đề rìa cạnh khác, tập trung hoàn toàn vào mục tiêu công việc, từ đó thời gian hoàn thành công việc được đẩy nhanh hơn.
-
Giúp bạn có cách làm việc khoa học, giảm căng thẳng stress trong công việc
Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn có cách làm việc khoa học, giúp đầu óc bạn được thoải mái do đó sẽ có những quyết định sáng suốt hơn. Nếu như bạn không lên kế hoạch làm việc cụ thể sẽ khó tránh khỏi tình trạng chồng chất công việc dẫn đến những cảm giác căng thẳng kéo dài ảnh hưởng đến sức khỏe cũng như chất lượng của nhiệm vụ được giao.
-
Hình thành thói quen tốt, hạn chế những thói quen xấu
Quản lý thời gian cá nhân tốt sẽ giúp bạn hình thành những thói quen tốt trong cách xử lý công việc, tăng độ tập trung khi làm việc cũng như loại bỏ những thói quen trì hoãn, ỉ lại vẫn tồn tại trong phong cách làm việc của những nhân viên văn phòng.
Một khi hình thành được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, không những bạn nhận được sự thoải mái khi làm việc, mà bạn còn có thời gian dành cho những sở thích cá nhân và cân bằng được giữa công việc và thời gian dành cho gia đình của bạn.
Một số lưu ý giúp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả tại nơi làm việc
Sau đây chúng tôi sẽ liệt kê một số mẹo nhỏ giúp bạn quản lý thời gian làm việc hiệu quả tại công sở:
-
Nơi làm việc cần ngăn nắp, gọn gàng, sạch sẽ
Hãy tạo cho mình thói quen thu dọn, vệ sinh khu vực làm việc của mình vào cuối ngày. Việc bạn bỏ ra 5 phút trước khi kết thúc giờ làm việc để kiểm tra tài liệu, sắp xếp, lau dọn sạch sẽ sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn vào mỗi buổi sáng.
-
Học cách chia nhỏ công việc
Những mục tiêu nhỏ sẽ tạo cảm giác nhẹ nhàng và dễ hoàn thành hơn. Do đó, khi được giao một nhiệm vụ lớn nào đó, bạn cần chia nhỏ các đầu công việc, sắp xếp theo một quy trình nhất định và từ từ hoàn thành nó.
Hành động này sẽ giúp bạn không còn cảm thấy khó khăn, áp lực như lúc nhận công việc nữa.
-
Note lại những nhiệm vụ có tính lặp lại
Bạn sẽ tìm ra được quy trình khi thực hiện những nhiệm vụ có tính lặp lại. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Đồng thời, sẽ giúp bạn có những phương án tốt hơn cho những hành động sự việc lặp lại này.
-
Nâng cao những tác vụ văn phòng
Bạn nên tập luyện, nâng cao những kỹ năng, tác vụ văn phòng như kỹ năng đánh máy, kỹ năng quản lý tài liệu. Bên cạnh đó, bạn cũng nên tìm hiểu thêm về các phần mềm hỗ trợ công việc đề giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn.
Sở hữu kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sẽ hỗ trợ bạn rất lớn trong quá trình làm việc cũng như việc sắp xếp thời gian cho những sinh hoạt hàng ngày với gia đình, bạn bè. Giúp cân bằng cuộc sống cho bạn, giảm thiểu những cảm xúc tiêu cực hay những áp lực từ công việc và cuộc sống hàng ngày.
