Khi thực hiện bất kì công việc nào, việc theo sát tiến độ là điều vô cùng quan trọng và cần thiết để làm nên sự thành công. Để thực hiện được điều này, bạn nên lập bản báo cáo công việc với các số liệu rõ ràng để quản lí tiến độ một cách hiệu quả nhất.
Các bước lập báo cáo
- Xác định nội dung báo cáo: Mỗi báo cáo sẽ có một mục đích khác nhau, người lập báo cáo cần xác định mục đích để có những nội dung phù hợp.
- Lập dàn ý chi tiết: Bạn nên liệt kê các hạng mục và các nội dung quan trọng từ tổng quan đến chi tiết để có một bản báo cáo hoàn chỉnh.
- Liệt kê và đánh giá: Cần đưa ra các mốc thời gian cụ thể kèm theo những công việc đã làm (ghi chi tiết, cụ thể) sau đó đánh giá mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đã đặt ra.
- Đưa ra giải pháp: Từ những nội dung đã báo cáo, bạn có thể nhận thấy những hạn chế còn tồn đọng để khắc phục trong thời gian tới. Tư duy và tinh thần trong công việc của nhân viên sẽ được đánh giá qua bản báo cáo tiến độ công việc.
Phân loại báo cáo công việc
Báo cáo kết quả công việc thường được chia thành ba loại chính: Báo cáo theo ngày, báo cáo theo tuần và báo cáo theo tháng.
Báo cáo theo ngày
– Sau mỗi một ngày làm việc, nhân viên sẽ note ra những công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành để có thể thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo.
– Cách viết báo cáo công việc hàng ngày:
+ Nội dung: Cần ghi chi tiết các công việc đã thực hiện trong một ngày kèm theo mô tả, đánh giá và những đóng góp ý kiến. Từ đó có những điều chỉnh hợp lí để thay đổi kế hoạch sao cho phù hợp nhất.
+ Hình thức: Có thể thực hiện báo cáo trên excel hoặc word. Các mục cần có là:
- Tên công ty, tố chức cá nhân đang làm việc
- Tên nhân viên, chức vụ, phòng ban đang làm việc
- Ngày thực hiện
- Nội dung các việc đã được xử lý
- Ý kiến, thắc mắc, góp ý
- Một số thông tin khác như: Tên dự án, thuộc chiến dịch nào, giai đoạn dự án…
Báo cáo theo tuần
– Sau mỗi tuần, nhân viên sẽ báo cáo lộ trình làm việc của các ngày trong tuần để quản lí đánh giá tiến độ công việc và năng lực cá nhân.
– Cách viết báo cáo công việc trong tuần:
+ Nội dung: Khác với báo cáo hàng ngày, báo cáo theo tuần sẽ cần ghi chú thêm kết quả đạt được.
+ Hình thức:
- Tên công ty, tố chức cá nhân đang làm việc
- Tên người báo cáo, phòng ban
- Nội dung thực hiện của cá nhân và thành viên khác trong tổ
- Kết quả thực hiện trong tuần
- Một số ý kiến đề xuất, góp ý hoặc khó khăn
Báo cáo công việc theo tháng
– Đây là mẫu báo cáo được thực hiện sau mỗi tháng, mỗi quý hoặc mỗi năm.
– Cách viết báo cáo hàng tháng:
+ Nội dung: Trong báo cáo cần ghi chi tiết và chính xác các việc đã và chưa hoàn thành, kết quả và sản phẩm. Từ đó có thể đưa ra những phương án giải quyết cụ thể cho thời gian tới.
+ Hình thức: Cần đảm bảo những mục sau:
- Tên công ty..
- Tên người báo cáo, phòng ban, tổ.
- Các công việc đã hoàn thành, đạt được những thành công nào và chưa thực hiện tốt công việc nào.
- Chi tiết các việc quan trọng đã xử lý và có kết quả trong năm.
- Nhận xét của bản thân
*Chú ý: – Trình bày rõ ràng
– Báo cáo từng chi tiết nhỏ
– Kiểm tra tổng thể trước khi gửi
Vì sao cần phải lập báo cáo công việc?
Thực hiện báo cáo kết quả định kì đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp/công ty, góp phần thúc đẩy tiến độ thực hiện kế hoạch. Dưới đây là những lợi ích mà báo cáo này đem lại:
- Báo cáo công việc thể hiện năng lực làm việc của một cá nhân. Thông qua báo cáo, nhà quản lí có thể nhìn nhận và đánh giá trình độ, tư duy trong cách làm việc của cá nhân đó.
- Báo cáo cho thấy trách nhiệm và tinh thần làm việc của cá nhân: Một cá nhân chăm chỉ, hết sức vì công việc, có trách nhiệm với những nhiệm vụ mình được giao chắc chắn sẽ có báo cáo công việc đầy đủ hơn người làm việc lười nhác, thiếu trách nhiệm và tư duy.
- Báo cáo giúp khắc phục thiếu sót: Qua bản báo cáo chi tiết có thể thấy được những phần còn thiếu sót để có thể khắc phục và đưa ra những phương hướng giải quyết tốt hơn, nâng cao hiệu quả làm việc.
- Báo cáo giúp theo sát tiến độ kế hoạch: Từ những việc đã và chưa thực hiện, có thể thấy được tiến độ đang ở giai đoạn nào để điều chỉnh hợp lí hơn.
Nếu không có báo cáo công việc một cách cụ thể, doanh nghiệp sẽ không thể nắm bắt được tình hình và năng lực, hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên. Như vậy, doanh nghiệp sẽ rất khó có thể thành công.
