Bất cứ công việc nào cũng cần có thông tin cụ thể để người xin việc hoặc nhân viên công ty nắm rõ được những trách nhiệm của mình. Đồng thời, người quản lý hay tuyển dụng cũng dễ dàng trong việc tuyển dụng hơn nhờ các tiêu chí đã được sắp xếp sẵn có. Do đó, để thực hiện việc truyền tải những thông tin mô tả công việc một cách rõ ràng và đầy đủ nhất thì các doanh nghiệp thường sử dụng các biểu mẫu mô tả công việc. Vậy biểu mẫu mô tả công việc sẽ bao gồm những nội dung gì trong đó? Hãy cùng đọc bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé.
Biểu mẫu mô tả công việc là gì? Nội dung bao gồm những gì?
Biểu mẫu mô tả công việc có tên tiếng Anh là Job Description viết tắt là JD. Đây là văn bản được soạn thảo thành bản Word hoặc được in ra giấy bao gồm những nội dung liên quan đến công việc mà bạn đang làm hoặc xin làm.
Trong đó, nội dung của biểu mẫu miêu tả công việc sẽ bao gồm những mục sau:
- Họ và tên, chức vụ, các thông tin cá nhân của các bên liên quan
- Mục đích của công việc
- Vị trí trong tổ chức
- Trách nhiệm và quyền hạn
- Thời gian làm việc
- Lương bổng
- Kỹ năng/Kinh nghiệm
- Các yêu cầu khác tùy từng công ty
Những lợi ích của bảng mô tả công việc đem lại
Bảng mô tả công việc là một trong những yếu tố quan trọng trong công việc, đặc biệt là với các nhân viên mới hoặc đang làm. Không phải lẽ tự nhiên mà các công ty lại đưa ra các biểu mẫu mô tả công việc cho nhân viên. Vốn dĩ, nó đem lại nhiều lợi ích cho công việc và giúp ích cho cả 2 bên công ty và nhân viên.
Dưới đây là thông tin liệt kê lợi ích của biểu mẫu mô tả công việc mà bạn nên biết.
Giúp cho mọi người nắm bắt được công việc
Nhờ có biểu mẫu mô tả công việc mà các nhân viên, người tuyển dụng có thể nắm bắt được những thông tin cơ bản của công việc mà doanh nghiệp yêu cầu.
Trong biểu mẫu có đầy đủ các nội dung về công việc và các thông tin cá nhân cần thiết điều này giúp cho những nhân viên mới làm sẽ dễ dàng hiểu được trách nhiệm và quyền hạn của mình trong công ty, mình cần phải làm những công việc gì.
Là tiêu chí để tuyển dụng
Nội dung trong biểu mẫu mô tả công việc đều có mục liên quan đến kỹ năng, kinh nghiệm làm việc. Đây thường là yêu cầu mà các doanh nghiệp đề ra giúp cho các nhà tuyển dụng trong công ty hiểu được mình cần phải tuyển những người như thế nào.
Ngoài ra, dựa vào thông tin của công việc các chức vụ cần tuyển dụng mà những trưởng phòng nhân sự có thể hiểu được tính chất của công việc. Từ đó, sẽ nâng cao khả năng tuyển đúng người đúng việc hơn.
Phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng
Trong biểu mẫu luôn có mục trách nhiệm và mục đích của công việc, quyền hạn của người ứng tuyển công việc. Nhờ đó, mà mọi người có thể biết được trách nhiệm và quyền hạn của mình nằm trong phạm vi nào.
Bởi vì phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, nêu đầy đủ các điều kiện cần và đủ trong biểu mẫu giúp tránh các vụ kiện về quyền lợi sau này giữa công ty và nhân viên. Là một trong những giấy tờ sẽ là căn cứ để giải quyết các mâu thuẫn.
Phúc lợi được hưởng và hiệu quả công việc rõ ràng
Các mục lương bổng và phúc lợi được hưởng đều đề cập rõ ràng trong bảng mô tả công việc. Bất cứ công việc nào thì các ứng viên hay nhân viên đều quan tâm đến mức lương mức thưởng. Cho nên nội dung trong biểu mẫu đều có đầy đủ các điều khoản lương thưởng cho chức vụ, vị trí công việc đó.
Một số công ty khi đưa ra các biểu mẫu công việc cho nhân viên cũng kèm theo bảng đánh giá công việc theo thang điểm. Bởi vậy, mà các công ty có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên, là một trong các căn cứ để tăng mức lương thưởng giúp khuyến khích nhân viên hơn.
Những điểm cần chú ý trong xây dựng nội dung cho biểu mẫu
Như đã nói, biểu mẫu mô tả công việc rất quan trọng đối với cả 2 phía nhân viên và công ty. Vì vậy mà khi soạn nội dung cho biểu mẫu bạn cần phải cẩn thận trong các điều khoản, các thông tin được đưa ra.
Nếu như bạn là người chưa có kinh nghiệm trong việc này thì cần lưu ý một số những điểm sau để biểu mẫu của bạn thể hiện rõ ràng các ý và đạt đúng yêu cầu hơn:
- Bố cục của biểu mẫu: Cần chia bố cục hợp lý và rõ ràng, phần nào trước phần nào sau, theo đúng trình tự để tránh nhầm lẫn và sai sót trong quá trình soạn thảo.
- Chia các đề mục rõ ràng như: mục đích công việc, trách nhiệm, quyền hạn, lương thưởng….
- Sử dụng các bảng trong biểu mẫu một cách hợp lý: Nếu bạn định sử dụng bảng để phân tích rõ công việc hay điền thông dễ dàng hơn thì cũng cần căn chỉnh đúng, chia cột chia hàng chính xác tránh thiếu sót hay thừa thãi.
- Nêu rõ và chi tiết những nội dung quan trọng như mô tả công việc, quyền, trách nhiệm, lương, phúc lợi….
Đẻ giúp cho công việc đạt được hiệu quả thì bạn cần truyền tải mục đích, tính chất công việc chính xác cho nhân viên đảm nhận vị trí đó. Vì vậy mà một biểu mẫu mô tả công việc là một yếu tố cần thiết sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều.
