Vấn đề lưu trữ hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ vô cùng quan trọng của bộ phận hành chính ở trong một cơ quan, doanh nghiệp. Vì thế mà nhân viên hành chính luôn cần có những cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Điều này sẽ giúp không ít cho công việc của bộ phận hành chính.
Tại sao phải lưu hồ sơ nhân sự?
Nhiều nhân viên ở bộ phận nhân sự sẽ thắc mắc rằng tại sao lại cần lưu hồ sơ nhân sự. Đây là một số lý do để cho các doanh nghiệp cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học.
- Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là do yêu cầu bắt buộc của Luật Việt Nam. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự này. Và bên phía bộ phận hành chính cần phải có trách nhiệm là ghi lại toàn bộ những thông tin cá nhân liên quan trực tiếp đến người lao động ở trong doanh nghiệp.
- Khi bạn có cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, chắc chắn nó sẽ giúp cho bạn quản lý tốt hơn nguồn nhân lực ở trong doanh nghiệp. Nếu như bạn có những quyết định trong việc phát triển nhân sự, bạn sẽ kịp thời đưa ra quyết định hơn.
- Khi bạn lưu hồ sơ nhân sự, nó sẽ giúp cho bạn có cơ sở để giải quyết những tranh chấp với người lao động khi có sự cố ngoài ý muốn xảy ra.
Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp
Hiện nay có hai cách để lưu trữ hồ sơ nhân sự được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến. Đó chính là thực hiện lưu trữ thủ công với những bản cứng trực tiếp tại doanh nghiệp hoặc trong kho lưu trữ. Hoặc cách thứ 2 là lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng bản mềm ở trong máy tính.
Phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ hồ sơ
Trước khi bạn đưa toàn bộ hồ sơ đi lưu trữ, hãy thực hiện công tác phân loại nó. Việc thực hiện phân loại hồ sơ sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Đây là cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng.
Một số nhóm hồ sơ nhân sự thường được phân loại như: Hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ bảo hiểm nhân sự, hồ sơ công tác .. Và ở trong những nhóm hồ sơ này, để tiện hơn trong việc tìm kiếm, bạn có thể tiến hành phân loại thành từng nhóm nhỏ nữa.
Một mẹo nhỏ để lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học mà các bạn có thể áp dụng đó chính là lưu trữ hồ sơ dựa trên các mốc thời gian. Và với cách lưu trữ này, bạn hoàn toàn có thể tiến hành tách ra thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau. Cách lưu trữ này cũng sẽ giúp bạn tìm hồ sơ khi cần một cách dễ dàng hơn.
Tìm kiếm địa điểm thích hợp để lưu hồ sơ nhân sự
Một số doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu hồ sơ nhân sự tại chính cơ quan của mình. Còn một số công ty có thể thuê kho để lưu, đó là cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Tùy vào tính chất công việc và cả kinh tế, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những cách lưu trữ hồ sơ khác nhau.
Dù là lưu trữ hồ sơ nhân sự ở đâu thì doanh nghiệp vẫn cần phải đảm bảo được một số những yếu tố như sau:
- Địa điểm lưu trữ thông thoáng và đặc biệt là không bị thấm nước
- Nơi lưu trữ hồ sơ cần phải đảm bảo không có các loại động vật chuyên gặm nhấm như gián, chuột….
- Địa điểm lưu trữ hồ sơ cần phải đảm bảo được lưu trữ ở trong thời hạn nhiều năm.
Tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ nhân sự
Khi bạn đã phân loại được các hồ sơ cụ thể, lúc này bạn hoàn có thể thiết kế những muc lưu trữ riêng biệt dựa trên bản mềm. Bản mềm sẽ lưu bởi những tệp trên máy, song song với đó, bản cứng sẽ được lưu trữ một cách khoa học trong kho.
Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên
Trong quá trình lưu trữ, cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel và cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả bằng bản cứng đó là thường xuyên kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự.
Người lưu trữ cần đảm bảo rằng mình phải thường xuyên kiểm kê về tính chính xác của các loại hồ sơ. Bởi vì nhân sự ở trong các doanh nghiệp thường có những sự thay đổi thường xuyên. Khi có sự thay đổi mới về nhân sự, nhân viên cần phải lập tức thay đổi và bổ sung các giấy tờ cần thiết.
Việc mà bạn thường xuyên kiểm tra và cập nhật các loại giấy tờ này sẽ là cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Bởi vì nó sẽ giúp bạn kịp thời phát hiện và xử lý những tình huống về hỏng máy móc hay hỏng phần mềm. Hoặc nếu như hồ sơ của bạn gặp phải một số sự cố như bị ướt, mốc hay thất lạc, bạn sẽ nhanh chóng xử lý được những tình huống này hơn.
Khi bạn làm nhân viên hành chính nhân sự trong các doanh nghiệp, bạn cần phải đề cao việc lưu trữ hồ sơ nhân sự cho doanh nghiệp của mình. Điều này vừa giúp bạn có trách nhiệm với công việc, bên cạnh đó nó cũng đem đến nhiều thuận tiện trong công việc của bạn hơn.
