Các cơ quan, doanh nghiệp có rất nhiều hồ sơ cần lưu trữ và thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, nên trong bài viết này chúng tôi sẽ khái quát một cách tổng quan về hồ sơ nhân sự hay các giấy tờ một cách đầy đủ nhất. Vì vậy, bạn cần nắm rõ thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự để phân loại và sắp xếp hợp lí để bố trí phù hợp.
Phân loại nhóm hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ
Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp hay công ty mà sẽ có các tài liệu hồ sơ và giấy tờ khác nhau. Một số loại giấy tờ hồ sơ cần lưu trữ như hồ sơ nhân sự, hồ sơ tài chính hay lao động…
Hồ sơ trong các cơ quan nhà nước
Một số hồ sơ nhân sự bắt buộc quan trọng thuộc các hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, xã hội, hay các đơn vị vũ trang nhân dân,….thì cần phân loại và lưu trữ theo các nhóm hồ sơ sau.
- Nhóm 1: Hồ sơ và tài liệu tổng hợp.
- Nhóm 2: Hồ sơ và tài liệu thống kê, quy hoạch, kế hoạch.
- Nhóm 3: Hồ sơ nhân sự, tổ chức.
- Nhóm 4: Hồ sơ và tài liệu về lao động, tiền lương.
- Nhóm 5: Hồ sơ và tài liệu về tài chính, kế toán.
- Nhóm 6: Hồ sơ và tài liệu về xây dựng thiết kế cơ bản.
- Nhóm 7: Hồ sơ và tài liệu về khoa học công nghệ.
- Nhóm 8: Hồ sơ và tài liệu về hợp tác quốc tế.
- Nhóm 9: Hồ sơ và tài liệu giải quyết khiếu nại và tố cáo và hồ sơ thanh tra.
- Nhóm 10: Hồ sơ và tài liệu thi đua, khen thưởng.
- Nhóm 11: Hồ sơ và tài liệu pháp chế.
- Nhóm 12: Hồ sơ và tài liệu về hành chính công vụ
- Nhóm 13: Hồ sơ và tài liệu nghiệp vụ chuyên môn.
- Nhóm 14: Hồ sơ và tài liệu về tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan.
Lưu trữ hồ sơ nhân sự đối với doanh nghiệp tư nhân
Đối với những doanh nghiệp tư nhân, dựa vào điều 11 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định với bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ bao gồm:
- Những điều lệ nội bộ và quy chuẩn quản lý của công ty.
- Hồ sơ và sổ đăng ký cổ đông đối với công ty cổ phần, đăng ký thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn.
- Các hồ sơ và văn bản bảo hộ chứng nhận quyền sở hữu công nghiệp.
- Các hồ sơ và giấy tờ chứng nhận đăng ký giấy phép, chất lượng sản phẩm, và các loại giấy chứng nhận quan trọng khác.
- Văn bản và các loại giấy tờ tài liệu chứng minh các quyền sở hữu của doanh nghiệp của công ty.
- Các biên bản về họp Đại hội cổ đông, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản lý.
- Các văn bản tài liệu thể hiện quyết định của công ty.
- Các hồ sơ tài liệu về kế toán, báo cáo tài chính hàng năm.
- Bản cáo bạch dùng để phát hành chứng khoán.
- Bản báo cáo về kết luận kiểm toán.
- Bản báo cáo về kết luận của cơ quan thanh tra.
- Các hồ sơ nhân sự, bảo hiểm của doanh nghiệp.
- Một số giấy tờ quan trọng khác.
Nắm rõ thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự
Tùy thuộc vào từng cơ quan, doanh nghiệp quy mô mà thời hạn lưu trữ hồ sơ tài liệu khác nhau và phụ thuộc vào quy định của pháp luật đối với từng cơ quan và tầm quan trọng của loại hồ sơ. Trong bài viết này sẽ khái quát giúp bạn danh sách và thời hạn lưu trữ hồ sơ mà pháp luật quy định đối với hai đối tượng: Cơ quan tổ chức doanh nghiệp và doanh nghiệp tư nhân.
Thời gian lưu trữ hồ sơ tài liệu đối với tổ chức cơ quan nhà nước
Theo luật quy định, hồ sơ tài liệu được bảo quản từ năm công việc kết thúc với hai mức cụ thể:
Thời gian lưu trữ vĩnh viễn: Trước tiên được bảo quản tại lưu trữ tại cơ quan, và sau một thời gian theo quy định sẽ được chuyển nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
Thời gian lưu trữ có thời hạn: Hồ sơ và tài liệu được được cất giữ và bảo quản tại lưu trữ cơ quan. Cơ quan sẽ tiến hành thống kê danh sách, và trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét khi hết thời gian quy định. Lưu trữ đối với hồ sơ vẫn còn quan trọng, hoặc đem tiêu hủy đối với hồ sơ hết thời hạn.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân sự doanh nghiệp
Theo khoản 2 điều 11 Luật Doanh nghiệp quy định:
Nơi lưu trữ hồ sơ: Là các trụ sở chính của doanh nghiệp hay các địa điểm khác phù hợp được nêu trong Điều lệ công ty.
Thời gian lưu trữ hồ sơ: Tuân theo quy định của luật, không có bảng thống kê lưu trữ hồ sơ cụ thể, từng ngành nghề lĩnh vực sẽ có những hồ sơ đặc thù với thời hạn lưu trữ khác nhau.
Những hành vi bị nghiêm cấm trong thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự
- Làm hư hỏng, thất lạc hay chiếm đoạt hồ sơ tài liệu.
- Thay đổi nội dung, sửa chữa, hay thay đổi làm tài liệu bị chênh lệch so với nguyên bản.
- Chuyển giao và mua bán hồ sơ trái pháp luật.
- Xử lý hồ sơ tài liệu hết thời hạn phải nghiêm túc, đảm bảo tính bảo mật,..
- Cấm các hành vi sử dụng hồ sơ tài liệu vào những việc có mục đích xâm phạm lợi ích nhà nước, cơ quan, cá nhân..
- Không mang hồ sơ trái phép ra nước ngoài.
Khi bạn còn thắc mắc bộ hồ sơ nhân sự cần những gì và hồ sơ nhân sự lưu trữ bao lâu, chỉ cần đọc nội dung bài viết này, bạn sẽ giải đáp được thắc mắc.
