Trong một doanh nghiệp hay công ty, việc họp giữa các phòng hay các bộ phận hay cả công ty là một việc khá thường xuyên. Trong cuộc họp, họ cùng nhau trao đổi hay bàn bạc, thảo luận, hay cùng nhau giải quyết một vấn đề nào đó, và tìm ra các biện pháp khắc phục lỗi để giải quyết công việc. Để điều hành một cuộc họp thành công và hiệu quả bạn cũng cần có những kỹ năng điều hành cuộc họp. Dưới đây là một số kỹ năng để điều hành cuộc họp mà bạn cần biết.
Công cuộc chuẩn bị cho cuộc họp
Để cuộc họp diễn ra một cách suôn sẻ và đạt hiệu quả cao. Thì việc chuẩn bị trước những thứ cần thiết cho cuộc họp cũng được coi là một kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả tuy việc chuẩn bị ngắn nhưng nó lại rất cần thiết và tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho bạn. Bạn có thể tận dụng khoảng thời gian này xem xét và xác định mục đích, thời gian diễn ra cuộc họp trong bao lâu, hay các thiết bị hỗ trợ cuộc họp: Máy chiếu, tài liệu,…và kiểm tra lại các thành phần tham dự cuộc họp.
Mục đích của cuộc họp được gọi là một phần thành công trong cuộc họp. Mục đích cuộc họp được xác định rõ ràng, không lạc đề là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để để điều hành cuộc họp hiệu quả. Bạn phải nêu ra mục đích của cuộc họp ngay khi mới bắt đầu cuộc họp. Khi bạn đã xác định được mục đích cuộc họp nó sẽ giúp bạn đi vào trọng tâm, không lạc đề, tiết kiệm được nhiều thời gian và điều chỉnh được các thành viên tham dự họp nếu họ muốn kéo hoặc câu thời gian, hay họ chuyển sang các vấn đề khác.
Trình bày nội dung khi bắt đầu cuộc họp
Những vấn đề trong cuộc họp cần quan tâm:
- Mục đích của cuộc họp là gì?
- Thành phần tham dự là những ai và số lượng người tham dự.
- Thời gian diễn ra buổi họp.
- Trình bày các nội dung chi tiết có trong cuộc họp.
Tình trạng các thành viên tham dự họp phải chờ đợi để họp xảy ra rất phổ biến ở rất nhiều các doanh nghiệp Việt Nam. Bạn là người lãnh đạo cuộc họp hay quản lý cuộc họp việc đến đúng giờ để bắt đầu cuộc họp là một việc vô cùng quan trọng. Và khi có thành viên tham dự đến trễ bạn hãy từ chối những nội dung mà cần tất cả các thành viên cần và được biết.
Việc này có thể khiến nhiều người ngạc nhiên, nhưng nếu buổi họp đề cập đến những công việc quan trọng thì chắc chắn lần sau họ sẽ cân nhắc việc đến đúng giờ hơn. Khi đã đợi các thành viên quá giờ quy định, bạn có thể chốt cửa sau khoảng 5 phút để bắt đầu cuộc họp. Và những thành viên đến trễ sẽ không được vào dự họp nếu không có lý do.
Sẽ có nhiều bạn sẽ những suy nghĩ giống nhau như nếu tiến hành một cuộc họp như vậy thì những người quan trọng không đến sẽ làm hỏng cuộc họp thì sao? Bạn hãy can đảm và tiến hành cuộc họp một cách bình thường như mọi khi và biên bản cuộc họp.
Làm tốt vai trò của một người điều hành cuộc họp
Trong cuộc họp, sẽ có người điều hành hay người lãnh đạo trong cuộc họp. Để làm tốt vai trò của một người điều hành cuộc họp bạn cần tuân thủ chính xác về thời gian. Hãy để cuộc họp tránh những nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn bạn nên giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và điều khiển một cách khéo léo. Để cuộc họp diễn ra bớt căng thẳng hay cãi lộn bạn hãy tạo cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp. Luôn lắng nghe những ý kiến và khuyến khích xem xét các quyết định của mọi người, đó là kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả.
Trong các cuộc họp của công ty nhà nước, thường diễn ra các cuộc họp được chia thành hai chiều, kiểu sếp nói và các nhân viên chỉ việc ngồi nghe mà không có sự trao đổi trong cuộc họp hay các ý kiến của các nhân viên. Với cách họp như vậy chắc chắn sẽ không đem lại hiệu quả cao, vừa gây mất thời gian, vừa tạo ra sự nguy hiểm khi không có bất kỳ một ý kiến góp ý nào của các nhân viên. Nếu cuộc họp diễn ra như vậy, tốt nhất là phát tài liệu để ở nhà đọc.
Nêu rõ vấn đề cần thảo luận
Sau khi bạn đã nêu ra vấn đề cần thảo luận và bàn bạc. Bạn hãy tạo cho mọi người nêu những ý kiến và suy nghĩ của mình. Hoặc bạn chỉ định và khuyến khích nếu ai đó vẫn còn rụt rè chưa dám nói ra và đưa ý kiến của mình ra trước đám đông.
- Ghi lại những câu hỏi hay của mọi người.
- Tạo cơ hội cho các thành viên góp ý kiến vào những ý kiến của các thành viên khác để đưa ra quyết định đúng.
- Đưa ra quyết định chính, và các quyết định phải được đưa vào biên bản cuộc họp.
- Kết thúc và sau cuộc họp.
- Kết thúc cuộc họp bạn cần thực hiện:
- Xem xét lại những vấn đề
- Thông qua những quyết định trong buổi họp.
- Xác nhận cuộc họp đã được ghi nhận đầy đủ.
- Kết thúc và cảm ơn.
Sau buổi họp đưa lại cho các thành viên và những ai liên quan mỗi người một biên bản họp. Ghi nhận và đánh giá các ý kiến để làm cơ sở thực hiện.
Đây là những kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả mà chúng tôi nghĩ cần thiết cho bạn.
