Trong Excel, để tránh tình trạng nhập sai số vào cột năm sinh (thừa hoặc thiếu số), bạn nên cài đặt thông báo nhắc nhở khi nhập năm sinh không đủ 4 chữ số. Cách này rất hữu ích và giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian nếu phải làm việc với một bảng dữ liệu lớn (công ty có nhiều nhân viên).
Bước 1: Chọn Data Vilidation
Chỉ với 2 bước đơn giản, bạn đã có thể tạo 1 cảnh báo nhắc nhở khi nhập năm sinh không đủ bốn số. Trước tiên hãy mở file Excel mà bạn cần cài đặt thông báo. Sau đó bôi đen cột Năm sinh như hình minh họa dưới đây.
Tiếp theo, trên thanh công cụ, chọn mục Data, sau đó chọn tiếp Data Vilidation.
Lúc này hộp thoại Data Validation sẽ xuất hiện.
Bước 2: Thiết lập Data Validation
Trong hộp thoại Data Validation, lần lượt thao tác như sau:
– Tại mục Setting, thiết lập như sau:
- Allow: chọn Text Length.
- Data: chọn Greater than or equal to.
- Minmium: nhập số 4.
– Tại mục Error Alert, thiết lập như sau:
- Style: chọn Stop.
- Title: nhập tiêu đề của thông báo. Bạn có thể nhập “Cảnh báo” như ví dụ dưới đây.
- Error Message: nhập nội dung của thông báo. Bạn có thể nhập “Năm sinh không đủ 4 số” như hình minh họa.
Sau đó ấn OK.
Như vậy bạn đã thiết lập xong thông báo, bây giờ hãy thử nhé. Bạn hãy nhập thử 1 số không đủ bốn số vào cột “Năm sinh”. Khi đó, thông báo sẽ hiện ra như sau:
Trên đây là cách tạo thông báo khi nhập năm sinh không đủ 4 số trong Excel. Mời bạn đọc tham khảo và áp dụng. Chúc các bạn thành công.
