Hoạt động tài chính là một phần không thể thiếu trong bức tranh tổng thể hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Các chi phí phát sinh từ hoạt động này cần được phản ánh một cách chính xác và kịp thời để xác định đúng kết quả kinh doanh. Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, Tài khoản 635 – Chi phí tài chính được sử dụng để ghi nhận và phản ánh các khoản chi phí này. Bài viết này sẽ đi sâu giới thiệu chi tiết về tài khoản 635 theo Thông tư 133, giúp kế toán nắm vững nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch toán liên quan.
1. Tài khoản 635 là gì?
Theo điều 63, Thông tư 133/2016/TT-BTC, Tài khoản 635 là tài khoản chi phí tài chính phản ánh những khoản chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Đây là các chi phí phát sinh liên quan đến các hoạt động đầu tư tài chính, vay mượn vốn, giao dịch ngoại tệ và các hoạt động mang tính chất tài chính khác ngoài hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường.
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 635 – Chi phí tài chính
Theo thông tư 133/2016/TT-BTC, nguyên tắc kế toán tài khoản 635 bao gồm các điểm chính sau:
Đối tượng phản ánh: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí phát sinh từ hoạt động tài chính. Cụ thể, bao gồm:
- Chi phí lãi tiền vay, lãi mua hàng trả chậm, lãi thuê tài sản thuê tài chính.
- Chiết khấu thanh toán cho người mua.
- Các khoản lỗ do thanh lý, nhượng bán các khoản đầu tư; chi phí giao dịch bán chứng khoán. Nguồn bổ sung thêm lỗ do nhượng bán các khoản đầu tư vào đơn vị khác.
- Lỗ tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ. Lỗ tỷ giá hối đoái do đánh giá lại cuối kỳ các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ. Lỗ bán ngoại tệ.
- Số trích lập dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác.
- Các khoản chi phí của hoạt động đầu tư tài chính khác.
- Các khoản chi phí tài chính khác.
Đối tượng không phản ánh: Không hạch toán vào tài khoản 635 những nội dung chi phí sau đây:
- Chi phí phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ.
- Chi phí bán hàng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí kinh doanh bất động sản.
- Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản.
- Các khoản chi phí được trang trải bằng nguồn kinh phí khác.
- Chi phí khác.
Hạch toán chi tiết: Tài khoản 635 phải được hạch toán chi tiết cho từng nội dung chi phí.
Hạch toán liên quan đến ngoại tệ: Việc hạch toán khoản chi phí tài chính phát sinh liên quan đến ngoại tệ được thực hiện theo quy định tại Điều 52 Thông tư này. Các doanh nghiệp không được vốn hóa các khoản chênh lệch tỷ giá vào giá trị tài sản dở dang. Khoản lỗ chênh lệch tỷ giá giai đoạn trước hoạt động đang phản ánh trên TK 242 phải kết chuyển toàn bộ vào chi phí tài chính trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
3. Nội dung và kết cấu tài khoản 635 – Chi phí tài chính theo thông tư 133
Tài khoản 635 – Chi phí tài chính có kết cấu như sau:
Bên Nợ: Phản ánh các khoản chi phí tài chính phát sinh trong kỳ, bao gồm:
- Chi phí lãi tiền vay, lãi mua hàng trả chậm, lãi thuê tài sản thuê tài chính.
- Chiết khấu thanh toán cho người mua.
- Lỗ do nhượng bán và thanh lý các khoản đầu tư.
- Chi phí về nghiệp vụ mua bán chứng khoán.
- Lỗ tỷ giá hối đoái.
- Lỗ chênh lệch tỷ giá đánh giá lại cuối kỳ các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ.
- Trích lập dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác (phần trích lập bổ sung khi số dự phòng cần lập kỳ này lớn hơn số đã lập kỳ trước).
- Các khoản chi phí của hoạt động đầu tư tài chính khác.
- Các khoản chi phí tài chính khác.
Bên Có: Phản ánh:
- Hoàn nhập dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác (phần hoàn nhập khi số dự phòng cần lập kỳ này nhỏ hơn số đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
- Các khoản được ghi giảm chi phí tài chính.
- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính phát sinh trong kỳ để xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
Số dư cuối kỳ: Tài khoản 635 không có số dư cuối kỳ. Toàn bộ số phát sinh bên Nợ được kết chuyển sang tài khoản Xác định kết quả kinh doanh (TK 911) vào cuối kỳ kế toán.
4. Sơ đồ chữ T tài khoản 635 – Chi phí tài chính theo thông tư 133
5. Hướng dẫn hạch toán tài khoản 635 theo Thông tư 133 trong các giao dịch kinh tế
Dưới đây là một số bút toán hạch toán điển hình liên quan đến Tài khoản 635 dựa trên hướng dẫn từ các nguồn:
(1) Khi phát sinh chi phí liên quan đến hoạt động bán chứng khoán, cho vay vốn, mua bán ngoại tệ,…:
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Ghi Có các TK 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi Ngân hàng), 141 (Tạm ứng),…
(2) Khi bán chứng khoán kinh doanh, thanh lý nhượng bán các khoản đầu tư vào đơn vị khác phát sinh lỗ:
Ghi Nợ các TK 111, 112,… (giá bán tính theo giá trị hợp lý của tài sản nhận được)
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lỗ)
Ghi Có các TK 121 (Chứng khoán kinh doanh), 221 (Đầu tư vào công ty con), 222 (Đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết), 228 (Đầu tư góp vốn vào đơn vị khác) (giá trị ghi sổ).
Trường hợp doanh nghiệp bán khoản đầu tư vào cổ phiếu của doanh nghiệp khác dưới hình thức hoán đổi cổ phiếu, xác định giá trị hợp lý của cổ phiếu nhận về tại thời điểm trao đổi.
(3) Phần chênh lệch giữa giá trị hợp lý của cổ phiếu nhận về nhỏ hơn giá trị ghi sổ của cổ phiếu mang đi trao đổi được kế toán là chi phí tài chính:
Ghi Nợ các TK 121, 221, 222, 228 (giá trị ghi sổ cổ phiếu nhận về)
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (phần chênh lệch lỗ)
Ghi Có các TK 121, 221, 222, 228 (giá trị hợp lý cổ phiếu mang trao đổi).
(4) Kế toán dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh và dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác khi lập Báo cáo tài chính:
Trường hợp số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước (trích lập bổ sung phần chênh lệch):
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Ghi Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (chi tiết 2291 – Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, 2292 – Dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác).
(5) Trường hợp số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết (hoàn nhập phần chênh lệch):
Ghi Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (chi tiết 2291, 2292).
Ghi Có TK 635 – Chi phí tài chính.
(6) Khoản chiết khấu thanh toán cho người mua hàng hóa, dịch vụ được hưởng do thanh toán trước hạn theo thỏa thuận:
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Ghi Có các TK 131 (Phải thu của khách hàng), 111, 112,…
(7) Chi phí liên quan trực tiếp đến khoản vay dưới hình thức vay theo hợp đồng, khế ước thông thường (ngoài lãi vay phải trả), như chi phí kiểm toán, thẩm định hồ sơ vay vốn…, nếu được tính vào chi phí tài chính:
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Ghi Có các TK 111, 112.
(8) Trường hợp đơn vị phải thanh toán định kỳ lãi tiền vay, lãi trái phiếu cho bên cho vay (trả lãi sau):
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Ghi Có các TK 111, 112,…
(9) Trường hợp đơn vị trả trước lãi tiền vay, lãi trái phiếu cho bên cho vay:
Khi trả trước lãi tiền vay:
Ghi Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (nếu trả trước lãi tiền vay)
Ghi Có các TK 111, 112,…
Định kỳ, khi phân bổ lãi tiền vay, lãi trái phiếu theo số phải trả từng kỳ vào chi phí tài chính:
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Ghi Có TK 242 – Chi phí trả trước.
(10) Trường hợp vay trả lãi sau:
Định kỳ, khi tính lãi tiền vay phải trả trong kỳ, nếu được tính vào chi phí tài chính:
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Ghi Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (chi tiết 3411 – Vay dài hạn) (nếu lãi vay nhập gốc).
Ghi Có TK 335 – Chi phí phải trả.
Hết thời hạn vay, khi đơn vị trả gốc vay và lãi tiền vay:
Ghi Nợ TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (gốc vay còn phải trả)
Ghi Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (lãi tiền vay của các kỳ trước)
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lãi tiền vay của kỳ đáo hạn).
Ghi Có các TK 111, 112,…
(11) Trường hợp doanh nghiệp thanh toán định kỳ tiền lãi thuê của TSCĐ thuê tài chính:
Khi bên thuê nhận được hóa đơn thanh toán của bên cho thuê:
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (tiền lãi thuê trả từng kỳ)
Ghi Có các TK 111, 112 (nếu trả tiền ngay)
Ghi Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (chi tiết 3412 – Nợ thuê tài chính) (nếu nhận nợ).
(12) Khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ theo phương thức trả chậm, trả góp về sử dụng ngay cho hoạt động SXKD:
Khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ:
Ghi Nợ các TK 152 (Nguyên vật liệu), 153 (Công cụ dụng cụ), 156 (Hàng hóa), 211 (Tài sản cố định) (theo giá mua trả tiền ngay)
Ghi Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Ghi Nợ TK 242 – Chi phí trả trước {phần lãi trả chậm là số chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ (-) Giá mua trả tiền ngay trừ Thuế GTGT (nếu được khấu trừ)}.
Ghi Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
(13) Định kỳ, tính vào chi phí tài chính số lãi mua hàng trả chậm, trả góp phải trả:
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Ghi Có TK 242 – Chi phí trả trước.
(14) Kế toán các khoản lỗ tỷ giá hối đoái:
a) Lỗ bán ngoại tệ (tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm bán nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ của các tài khoản tiền):
Trường hợp bên Có TK tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán:
Ghi Nợ TK 111 (chi tiết 1111), 112 (chi tiết 1121) (tỷ giá giao dịch thực tế bán)
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Số chênh lệch lỗ)
Ghi Có các TK 111 (chi tiết 1112), 112 (chi tiết 1122) (tỷ giá ghi sổ kế toán).
Trường hợp bên Có TK tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán:
Ghi Nợ TK 1111, 1121 (tỷ giá thực tế bán)
Ghi Có các TK 1112, 1122.
Khoản lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được ghi nhận đồng thời hoặc định kỳ:
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Ghi Có các TK 111 (1112), 112 (1122).
b) Lỗ khi mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản thanh toán bằng ngoại tệ (tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nhỏ hơn tỷ giá trên sổ kế toán của TK tiền):
Trường hợp bên Có TK tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán:
Ghi Nợ các TK tài sản/chi phí (theo tỷ giá giao dịch thực tế). (Ví dụ: 151, 152, 153, 156, 157, 211, 217, 241, 642).
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá)
Ghi Có các TK 111 (1112), 112 (1122) (theo tỷ giá trên sổ kế toán).
Trường hợp bên Có TK tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi đồng tiền ghi sổ kế toán:
Ghi Nợ các TK tài sản/chi phí (theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch và thanh toán).
Ghi Có các TK 111 (1112), 112 (1122) (theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch và thanh toán).
Khoản lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được ghi nhận đồng thời hoặc định kỳ:
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Ghi Có các TK 111, 112.
c) Lỗ khi thanh toán nợ phải trả bằng ngoại tệ (nợ phải trả người bán, nợ vay, nợ thuê tài chính, nợ nội bộ, v.v.):
Trường hợp bên Nợ các tài khoản phải trả và bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán và tỷ giá ghi sổ kế toán các tài khoản nợ phải trả nhỏ hơn tỷ giá trên sổ kế toán TK tiền:
Ghi Nợ các TK phải trả (tỷ giá ghi sổ kế toán). (Ví dụ: 331, 336, 341,…).
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá)
Ghi Có các TK 1112, 1122 (theo tỷ giá trên sổ kế toán).
Trường hợp bên Nợ các tài khoản phải trả và bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đơn vị tiền tệ kế toán, và tỷ giá ghi sổ của tài khoản phải trả nhỏ hơn tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền lớn hơn tỷ giá giao dịch thực tế:
Khi thanh toán nợ phải trả:
Ghi Nợ các TK phải trả (tỷ giá giao dịch thực tế). (Ví dụ: 331, 338, 341…).
Ghi Có các TK 111, 112 (1112, 1122) (tỷ giá giao dịch thực tế).
Khoản lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được ghi nhận đồng thời hoặc định kỳ:
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Ghi Có các TK 111, 112, 331, 341, 338… (Chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ của khoản nợ phải trả hoặc tài khoản tiền và tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả nợ).
d) Lỗ khi thu được tiền Nợ phải thu bằng ngoại tệ (tỷ giá giao dịch thực tế nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ kế toán các TK phải thu):
Trường hợp bên Có các TK phải thu áp dụng tỷ giá ghi sổ để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán:
Ghi Nợ các TK 111 (1112), 112 (1122) (tỷ giá giao dịch thực tế)
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá)
Ghi Có các TK phải thu (tỷ giá trên sổ kế toán). (Ví dụ: 131, 136, 138).
Trường hợp bên Có các TK phải thu áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán:
Khi thu các khoản nợ phải thu:
Ghi Nợ các TK 111 (1112), 112 (1122) (tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu tiền)
Ghi Có các TK phải thu (tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu tiền). (Ví dụ: 131, 136, 138…).
Khoản lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được ghi nhận đồng thời hoặc định kỳ:
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Ghi Có các TK phải thu (Chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ của khoản nợ phải thu lớn hơn tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm thu tiền). (Ví dụ: 131, 136, 138…).
Lỗ tỷ giá hối đoái do đánh giá lại cuối kỳ các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ: Lỗ này được xử lý theo Điều 52 thông tư 133. Lỗ do đánh giá lại được phản ánh vào bên Nợ TK 413. Cuối kỳ, toàn bộ số lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại từ TK 413 được kết chuyển vào chi phí tài chính để xác định kết quả kinh doanh.
Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, doanh nghiệp đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (tiền, các khoản phải thu, các khoản phải trả, chứng khoán kinh doanh, đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn nếu là tiền tệ) theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ. Chênh lệch lỗ do đánh giá lại ghi Nợ TK 413.
Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chênh lệch lỗ tỷ giá do đánh giá lại TK 413 vào chi phí tài chính:
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Ghi Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Các doanh nghiệp chưa phân bổ hết khoản lỗ chênh lệch tỷ giá của giai đoạn trước hoạt động (đang phản ánh trên tài khoản 242 – Chi phí trả trước), phải kết chuyển toàn bộ số lỗ chênh lệch tỷ giá vào chi phí tài chính để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ:
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)
Ghi Có TK 242 – Chi phí trả trước.
Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính phát sinh trong kỳ sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”:
Ghi Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Ghi Có TK 635 – Chi phí tài chính.
6. Khi hạch toán Tài khoản 635, kế toán cần lưu ý:
- Hạch toán chi tiết: Luôn đảm bảo hạch toán chi tiết theo từng nội dung chi phí để phục vụ công tác quản lý và lập báo cáo.
- Phân loại chi phí: Cần phân biệt rõ ràng chi phí tài chính với các loại chi phí khác như chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí đầu tư XDCB, chi phí khác để hạch toán đúng tài khoản.
- Chênh lệch tỷ giá: Đặc biệt lưu ý các quy định về kế toán chênh lệch tỷ giá theo Thông tư 133. Doanh nghiệp không được vốn hóa chênh lệch tỷ giá vào giá trị tài sản.
- Dự phòng: Việc trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh và dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí tài chính.
- Lãi vay: Lãi vay phải trả trong kỳ báo cáo, kể cả số trích trước, phải được ghi nhận đầy đủ vào chi phí tài chính. Tuy nhiên, lãi vay được vốn hóa vào giá trị tài sản dở dang (TSCĐ, BĐSĐT) thì không ghi vào TK 635.
- Kết chuyển cuối kỳ: Cuối kỳ, toàn bộ số phát sinh bên Nợ của Tài khoản 635 phải được kết chuyển sang Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
Kết luận
Tài khoản 635 – Chi phí tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh chính xác các khoản chi phí phát sinh từ hoạt động tài chính của doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Việc nắm vững các nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản này là điều cần thiết đối với mỗi kế toán để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, cung cấp thông tin tài chính trung thực và hợp lý, góp phần vào việc xác định kết quả kinh doanh chính xác của doanh nghiệp. Các hướng dẫn chi tiết từ Thông tư và các nguồn bổ sung cung cấp cơ sở đầy đủ để thực hiện công việc này một cách hiệu quả.
