Trong hệ thống kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, tài khoản 631 “Giá thành sản xuất” đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp chi phí và xác định giá thành của sản phẩm hoặc dịch vụ. Tài khoản này được áp dụng đặc thù đối với các doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ trong hạch toán hàng tồn kho. Hiểu rõ nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch toán tài khoản 631 là cần thiết để đảm bảo tính chính xác trong công tác kế toán giá thành.
1. Tài khoản 631 là gì?
Theo Điều 61 của Thông tư 133/2016/TT-BTC, Tài khoản 631 “Giá thành sản xuất” được sử dụng để phản ánh tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, dịch vụ tại các đơn vị sản xuất trong ngành công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp và các đơn vị kinh doanh dịch vụ như giao thông vận tải, bưu điện, du lịch, khách sạn. Tài khoản này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 631 – Giá thành sản xuất
Việc kế toán Tài khoản 631 phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây theo Thông tư 133:
- Tài khoản 631 chỉ được sử dụng bởi các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ cho hàng tồn kho. Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên không sử dụng tài khoản này.
- Chỉ các loại chi phí sản xuất, kinh doanh cụ thể mới được hạch toán vào tài khoản 631, bao gồm:
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.
- Chi phí nhân công trực tiếp.
- Chi phí sử dụng máy thi công (đối với các doanh nghiệp xây lắp).
- Chi phí sản xuất chung.
- Không hạch toán vào tài khoản 631 các loại chi phí như: Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp, Chi phí tài chính, Chi phí khác.
- Chi phí của các bộ phận sản xuất, kinh doanh phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, trị giá vốn hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, và chi phí thuê ngoài gia công chế biến cũng được phản ánh trên tài khoản 631.
- Tài khoản 631 “Giá thành sản xuất” phải được hạch toán chi tiết theo nơi phát sinh chi phí (phân xưởng, tổ, đội sản xuất,…), theo loại, nhóm sản phẩm, dịch vụ.
- Đối với ngành nông nghiệp, giá thành sản phẩm thực tế được xác định vào cuối vụ hoặc cuối năm. Chi phí phát sinh trong năm nay nhưng sản phẩm thu hoạch năm sau thì giá thành tính trong năm sau. Đối với cây lâu năm, chi phí từ làm đất, gieo trồng, chăm sóc đến khi bắt đầu có sản phẩm được xem như quá trình đầu tư XDCB và tập hợp chi phí vào TK 241. Chi phí chăn nuôi phải theo dõi chi tiết theo ngành, nhóm, loại gia súc, gia cầm. Súc vật sinh sản chuyển thành nuôi lớn được hạch toán vào TK 631 theo giá trị còn lại.
- Phần chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp vượt trên mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ không được tính vào giá thành sản phẩm mà hạch toán vào giá vốn hàng bán.
3. Nội dung và kết cấu tài khoản 631 – Giá thành sản xuất theo thông tư 133
Tài khoản 631 có kết cấu như sau:
Bên Nợ:
- Chi phí sản xuất, kinh doanh sản phẩm, dịch vụ dở dang đầu kỳ.
- Chi phí sản xuất, kinh doanh sản phẩm, dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ.
Bên Có:
- Giá thành sản phẩm nhập kho, dịch vụ hoàn thành kết chuyển vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”.
- Chi phí sản xuất, kinh doanh sản phẩm, dịch vụ dở dang cuối kỳ kết chuyển vào tài khoản 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang”.
Tài khoản 631 không có số dư cuối kỳ. Điều này có nghĩa là tất cả chi phí tập hợp trong kỳ trên tài khoản 631 sẽ được kết chuyển hết vào TK 632 (đối với sản phẩm/dịch vụ hoàn thành) và TK 154 (đối với sản phẩm/dịch vụ dở dang cuối kỳ).
4. Sơ đồ chữ T tài khoản 631- Giá thành sản xuất theo thông tư 133
Dựa trên kết cấu trên, sơ đồ chữ T của tài khoản 631 có thể hình dung như sau:
5. Hướng dẫn hạch toán giá thành sản xuất (tài khoản 631) theo thông tư 133 với các giao dịch kinh tế
Dưới đây là một số bút toán hạch toán các giao dịch kinh tế chủ yếu liên quan đến tài khoản 631:
a, Kết chuyển chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang đầu kỳ:
Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
b, Kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vào cuối kỳ:
Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
Có TK 611 – Mua hàng
(Lưu ý: TK 611 được sử dụng trong phương pháp kiểm kê định kỳ để phản ánh trị giá hàng tồn kho mua vào và tồn kho đầu kỳ, và kết chuyển trị giá hàng tồn kho cuối kỳ hoặc xuất dùng/xuất bán.)
c, Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào cuối kỳ:
Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
Có TK 334 – Phải trả người lao động
d, Tính toán và thêm các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, KPCĐ) của công nhân trực tiếp sản xuất và cán bộ quản lý sản xuất vào giá thành sản xuất:
Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (chi tiết TK 3382, 3383, 3384, 3385, 3388 phù hợp)
(Lưu ý: Các khoản trích theo lương được phản ánh chi tiết trên TK 338).
e, Khi phát sinh các loại chi phí khác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh (như chi phí sản xuất chung):
Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
Có các tài khoản liên quan (ví dụ: TK 111 Tiền mặt, TK 112 Tiền gửi ngân hàng, TK 214 Hao mòn tài sản cố định, TK 331 Phải trả người bán…)
(Ví dụ: Chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho hoạt động sản xuất, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí vật liệu, dụng cụ xuất dùng cho quản lý phân xưởng… được tập hợp vào chi phí sản xuất chung và sau đó kết chuyển sang TK 631.)
f, Cuối kỳ, sau khi kiểm kê và xác định giá trị sản phẩm, dịch vụ dở dang cuối kỳ:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Có TK 631 – Giá thành sản xuất
i, Ghi nhận giá thành sản phẩm nhập kho, dịch vụ hoàn thành:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 631 – Giá thành sản xuất
6. Lưu ý cho kế toán về tài khoản 631
Khi sử dụng tài khoản 631, kế toán cần lưu ý các điểm quan trọng sau:
- Chỉ sử dụng khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Doanh nghiệp áp dụng kê khai thường xuyên không sử dụng tài khoản này.
- Phân loại chi phí chính xác: Đảm bảo chỉ hạch toán các chi phí trực tiếp và chi phí sản xuất chung vào tài khoản này. Các chi phí khác như chi phí bán hàng hay quản lý doanh nghiệp phải được loại trừ.
- Theo dõi chi tiết: Cần hạch toán chi tiết chi phí theo nơi phát sinh (phân xưởng, tổ, đội…), theo loại sản phẩm, dịch vụ để phục vụ công tác tính giá thành chính xác.
- Không có số dư cuối kỳ: Tài khoản 631 phải được kết chuyển hết vào cuối kỳ kế toán để xác định giá thành sản phẩm hoàn thành (chuyển sang TK 632) và giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ (chuyển sang TK 154).
- Kết chuyển chi phí dở dang đầu kỳ: Giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ (phản ánh trên TK 154) cần được kết chuyển sang TK 631 để tập hợp chi phí cho kỳ hiện tại.
- Xử lý chi phí vượt mức bình thường: Các chi phí nguyên vật liệu, nhân công vượt định mức bình thường hoặc chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ sẽ không được tính vào giá thành sản phẩm mà được hạch toán thẳng vào giá vốn hàng bán (TK 632).
Kết luận
Tài khoản 631 “Giá thành sản xuất” là công cụ kế toán thiết yếu cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để tổng hợp chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ và tính toán giá thành sản phẩm, dịch vụ hoàn thành. Việc tuân thủ đúng nguyên tắc và phương pháp hạch toán của tài khoản này theo Thông tư 133/2016/TT-BTC là cơ sở để xác định kết quả hoạt động kinh doanh chính xác và cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý.
