Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam áp dụng Chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, việc hạch toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán. Trong đó, Tài khoản 611 “Mua hàng” là một tài khoản đặc thù, chỉ được sử dụng khi doanh nghiệp lựa chọn áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để quản lý hàng tồn kho. Bài viết này sẽ đi sâu vào định nghĩa, nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch toán Tài khoản 611 theo quy định của Thông tư 133.
1. Tài khoản 611 là gì?
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, Tài khoản 611 “Mua hàng” được dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua vào, nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ.
Điều quan trọng cần nhấn mạnh là Tài khoản 611 chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
2. Nguyên tắc kế toán Tài khoản 611 – Mua hàng
Việc hạch toán trên Tài khoản 611 phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Tài khoản này phản ánh trị giá của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua vào, nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ.
- Chỉ áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho.
- Giá trị của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua vào phản ánh trên Tài khoản 611 phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc.
- Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp phải tổ chức kiểm kê hàng tồn kho vào cuối mỗi kỳ kế toán để xác định số lượng và giá trị tồn kho thực tế. Kết quả kiểm kê này là căn cứ để xác định giá trị hàng tồn kho xuất sử dụng và xuất bán trong kỳ.
- Kế toán cần mở sổ chi tiết để hạch toán giá gốc hàng tồn kho mua vào theo từng loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa.
3. Nội dung và kết cấu Tài khoản 611 – Mua hàng theo thông tư 133
Tài khoản 611 “Mua hàng” có kết cấu như sau:
Bên Nợ:
- Kết chuyển giá gốc hàng tồn kho đầu kỳ (dựa trên kết quả kiểm kê cuối kỳ trước).
- Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trong kỳ.
Bên Có:
- Kết chuyển giá gốc hàng tồn kho cuối kỳ (dựa trên kết quả kiểm kê).
- Giá gốc hàng tồn kho xuất sử dụng trong kỳ hoặc giá gốc hàng hóa xuất bán và hàng hóa gửi đi bán (nếu chưa được xác định là đã bán trong kỳ).
- Giá gốc hàng mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá.
Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ. Nó phản ánh các giao dịch phát sinh trong kỳ và được kết chuyển toàn bộ vào cuối kỳ kế toán để xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và giá trị xuất dùng/xuất bán.
4. Sơ đồ chữ T tài khoản 611 mua hàng theo thông tư 133
5. Hướng dẫn hạch toán mua hàng (TK 611) theo Thông tư 133 trong các giao dịch kinh tế
Phương pháp hạch toán Tài khoản 611 khác nhau tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp (sản xuất/xây lắp hay kinh doanh hàng hóa) và các nghiệp vụ cụ thể phát sinh trong kỳ.
5.1. Đối với doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, xây lắp:
a, Đầu kỳ kế toán: Kết chuyển trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê cuối kỳ trước):
Nợ TK 611 – Mua hàng
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
b, Khi mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ: Căn cứ vào hóa đơn mua hàng và các chứng từ liên quan:
Nợ TK 611 – Mua hàng (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (hoặc TK 111, 112, 141 nếu thanh toán ngay).
(Lưu ý: Nguồn ghi Có TK 331, nguồn khi mua hàng hóa chung chung thì Có TK 111, 112, 141, 331. Ở đây áp dụng cho sản xuất thì thường qua 331 trước).
c, Khi thanh toán tiền mua hàng và được hưởng chiết khấu thanh toán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112 (số tiền thực trả)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (khoản chiết khấu thanh toán được hưởng)
d, Trường hợp nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào không đúng quy cách, chủng loại, phẩm chất hoặc được giảm giá:
Nếu trả lại hàng cho người bán:
Nợ các TK 111, 112 (nếu tiền được hoàn trả ngay)
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (sẽ được trừ vào số nợ còn lại)
Có TK 611 – Mua hàng (trị giá hàng trả lại)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có áp dụng cho số hàng trả lại)
Nếu được giảm giá hàng mua:
Nợ các TK 111, 112 (nếu tiền được giảm giá ngay)
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (sẽ được trừ vào số nợ còn lại)
Có TK 611 – Mua hàng (số tiền giảm giá được chấp thuận)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có áp dụng cho số tiền giảm giá)
e, Cuối kỳ kế toán: Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để xác định trị giá thực tế tồn kho cuối kỳ và xuất sử dụng/xuất bán.
Kết chuyển trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ tồn kho cuối kỳ:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Có TK 611 – Mua hàng
Ghi trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ đã xuất vào sử dụng hoặc xuất bán trong kỳ:
Nợ các TK 642 (Chi phí quản lý kinh doanh, chi tiết chi phí sử dụng), TK 241 (Xây dựng cơ bản dở dang), TK 631 (Giá thành sản xuất)… (tùy mục đích sử dụng)
Có TK 611 – Mua hàng
f, Xác định trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ thiếu hụt hoặc mất mát chờ xử lý: Căn cứ vào biên bản xác định thiếu hụt, mất mát.
Nợ TK 138 – Phải thu khác (chi tiết 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý)
Có TK 611 – Mua hàng
5.2. Đối với doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa:
a, Đầu kỳ kế toán: Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ:
Nợ TK 611 – Mua hàng
Có TK 156 – Hàng hóa
b, Trong kỳ kế toán, khi mua hàng hóa: Căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ mua hàng.
Trị giá thực tế hàng hóa mua vào:
Nợ TK 611 – Mua hàng (có thể chi tiết 6112 cho hàng hóa)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (chi tiết 1331 – Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ nếu có)
Có các TK 111, 112, 141 (nếu thanh toán ngay) hoặc Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
Chi phí mua hàng thực tế phát sinh: (Ví dụ chi phí vận chuyển, bốc xếp,… nếu chưa tính vào giá hàng mua ở trên và chưa chi hộ khách hàng)
Nợ TK 611 – Mua hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (chi tiết 1331 nếu có)
Có các TK 111, 112, 141, 331,…
c, Khi thanh toán trước hạn và nhận chiết khấu thanh toán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có các tài khoản 111, 112,… (số tiền thực trả)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (khoản chiết khấu thanh toán được hưởng)
d, Trường hợp hàng hóa mua vào không đúng phẩm chất, quy cách hoặc được giảm giá:
Nếu trả lại hàng cho người bán:
Nợ các tài khoản 111, 112 (nếu tiền được hoàn trả ngay)
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (sẽ được trừ vào số nợ còn lại)
Có TK 611 – Mua hàng (trị giá hàng trả lại)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (chi tiết 1331 nếu có áp dụng cho số hàng trả lại)
Nếu được chấp nhận giảm giá hàng hóa:
Nợ các tài khoản 111, 112 (nếu tiền được giảm giá ngay)
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (sẽ được trừ vào số nợ còn lại)
Có TK 611 – Mua hàng (số tiền giảm giá được chấp thuận)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (chi tiết 1331 nếu có áp dụng cho số tiền giảm giá)
e, Cuối kỳ kế toán: Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để tính, xác định trị giá hàng tồn kho, trị giá hàng gửi đi bán và trị giá hàng đã bán.
Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho và hàng gửi đi bán cuối kỳ:
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán (phản ánh trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi cho khách hàng, gửi bán đại lý, ký gửi)
Có TK 611 – Mua hàng
Kết chuyển giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 611 – Mua hàng
5.3. Lưu ý về ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá:
Đối với các giao dịch mua hàng bằng ngoại tệ, giá mua hàng tồn kho phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế phát sinh để ghi nhận.
Trường hợp doanh nghiệp ứng trước tiền cho người bán bằng ngoại tệ, phần giá trị hàng tồn kho tương ứng với số tiền ứng trước được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước, phần còn lại ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận hàng tồn kho.
Việc xử lý chênh lệch tỷ giá liên quan đến hàng tồn kho và các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (như Phải trả người bán bằng ngoại tệ) được thực hiện theo quy định tại Điều 52 Thông tư 133.
Cuối kỳ, các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (bao gồm cả số dư ngoại tệ của TK 331 liên quan đến mua hàng) phải được đánh giá lại theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch.
Chênh lệch tỷ giá phát sinh do đánh giá lại cuối kỳ được kết chuyển vào chi phí tài chính (nếu lỗ) hoặc doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi) sau khi bù trừ.
Tuy nhiên, Tài khoản 611 phản ánh giá gốc của hàng mua vào tại thời điểm phát sinh, và việc xác định giá vốn hàng bán/tồn kho cuối kỳ từ TK 611 không trực tiếp liên quan đến việc đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ; việc đánh giá lại này sẽ ảnh hưởng đến TK tiền hoặc TK phải trả liên quan.
6. Lưu ý cho kế toán về Tài khoản 611
Khi sử dụng Tài khoản 611, kế toán cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:
- Phương pháp kiểm kê định kỳ: Tài khoản 611 chỉ phù hợp và được sử dụng khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Phương pháp này thường được áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư, giá trị thấp, xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên (như cửa hàng bán lẻ), có ưu điểm là đơn giản, giảm khối lượng hạch toán, nhưng độ chính xác phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý kho.
- Nguyên tắc giá gốc: Giá trị hàng tồn kho mua vào phản ánh trên Tài khoản 611 phải theo nguyên tắc giá gốc, bao gồm giá mua cộng các chi phí thu mua liên quan.
- Kiểm kê cuối kỳ bắt buộc: Việc kiểm kê cuối kỳ là bước không thể thiếu để xác định giá trị hàng tồn kho tồn cuối kỳ và giá trị hàng đã xuất dùng/xuất bán, làm căn cứ kết chuyển từ Tài khoản 611.
- Theo dõi chi tiết: Cần mở sổ chi tiết theo dõi giá gốc hàng mua vào cho từng loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa.
- Không có số dư cuối kỳ: Bản chất của Tài khoản 611 là tài khoản trung gian để tập hợp giá trị hàng mua vào và hàng tồn kho đầu kỳ trong phương pháp kiểm kê định kỳ. Do đó, sau khi thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ, Tài khoản 611 sẽ không còn số dư.
- Thiếu hụt, mất mát: Trị giá hàng tồn kho thiếu hụt, mất mát chờ xử lý sẽ được ghi Nợ TK 1381.
Kết luận
Tài khoản 611 “Mua hàng” theo Thông tư 133/2016/TT-BTC là công cụ hạch toán đặc thù dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để quản lý hàng tồn kho. Việc nắm vững nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch toán chi tiết trên Tài khoản 611 là hết sức quan trọng để đảm bảo việc ghi nhận giá trị hàng mua vào và xác định giá vốn, hàng tồn kho cuối kỳ được chính xác, từ đó cung cấp thông tin trung thực, hợp lý trên Báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
