Trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, việc quản lý và hạch toán các quỹ nội bộ như quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi đóng vai trò quan trọng, trực tiếp liên quan đến quyền lợi của người lao động và chính sách tài chính của doanh nghiệp. Tài khoản 353 “Quỹ khen thưởng, phúc lợi” được sử dụng để theo dõi chi tiết các khoản mục này. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc, kết cấu, nội dung và phương pháp hạch toán tài khoản 353 theo quy định của Thông tư 133, giúp kế toán thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả.
1. Tài khoản 353 là gì?
Theo điều 48 thông tư 133/2016/TT-BTC, Tài khoản 353 “Quỹ khen thưởng, phúc lợi” dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty của doanh nghiệp. Các quỹ này được trích lập từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp để sử dụng cho mục đích khen thưởng, khuyến khích lợi ích vật chất, phục vụ nhu cầu phúc lợi công cộng, cũng như cải thiện và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của người lao động.
Quỹ khen thưởng, phúc lợi là tài sản hay nguồn vốn?
Quỹ khen thưởng phúc lợi được trích từ lợi nhuận sau thuế để khen thưởng cho công nhân viên trong doanh nghiệp. Do đó, nó không phải là nguồn vốn hay tài sản mà được phản ánh ở mục nợ phải trả ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán.
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 353 theo Thông tư 133
Việc hạch toán tài khoản 353 cần tuân thủ các nguyên tắc sau theo Thông tư 133:
- Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty.
- Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi được trích từ lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Việc trích lập và sử dụng quỹ phải theo chính sách tài chính hiện hành hoặc theo quyết định của chủ sở hữu.
- Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty phải được hạch toán chi tiết theo từng loại quỹ.
- Đối với tài sản cố định (TSCĐ) đầu tư, mua sắm bằng quỹ phúc lợi:
- Nếu dùng vào sản xuất, kinh doanh, kế toán ghi tăng TSCĐ, đồng thời ghi tăng Vốn đầu tư của chủ sở hữu và giảm quỹ phúc lợi.
- Nếu dùng cho nhu cầu văn hóa, phúc lợi của doanh nghiệp, kế toán ghi tăng TSCĐ và đồng thời kết chuyển từ Quỹ phúc lợi (TK 3532) sang Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (TK 3533). Những TSCĐ này hàng tháng không trích khấu hao TSCĐ vào chi phí mà cuối niên độ kế toán tính hao mòn TSCĐ một lần/một năm để ghi giảm Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ.
- Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, chỉ tiêu “Quỹ khen thưởng, phúc lợi” (Mã số 418) phản ánh số quỹ chưa sử dụng tại thời điểm báo cáo. Chỉ tiêu này lấy số liệu từ số dư Có của TK 353. Chỉ tiêu “Quỹ phát triển khoa học và công nghệ” (Mã số 427), lấy số liệu từ số dư Có của TK 356, được trình bày là Nợ dài hạn. Mặc dù các quỹ này được hình thành từ lợi nhuận sau thuế và thuộc vốn chủ sở hữu theo nguyên tắc, trên Báo cáo tình hình tài chính theo mẫu B01a-DNN (áp dụng TT133), Quỹ khen thưởng, phúc lợi được phân loại là Nợ ngắn hạn và Quỹ phát triển khoa học và công nghệ được phân loại là Nợ dài hạn.
3. Nội dung và kết cấu tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng phúc lợi
Tài khoản 353 có kết cấu và nội dung phản ánh như sau:
Bên Nợ: Phản ánh các khoản làm giảm quỹ.
- Các khoản chi tiêu quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty.
- Giảm quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (TK 3533) khi tính hao mòn TSCĐ hoặc do nhượng bán, thanh lý, phát hiện thiếu khi kiểm kê TSCĐ.
- Đầu tư, mua sắm TSCĐ bằng quỹ phúc lợi khi hoàn thành phục vụ nhu cầu văn hóa, phúc lợi (kết chuyển từ TK 3532 sang TK 3533).
- Cấp quỹ khen thưởng, phúc lợi cho đơn vị cấp dưới.
Bên Có: Phản ánh các khoản làm tăng quỹ.
- Trích lập quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty từ lợi nhuận sau thuế TNDN.
- Quỹ khen thưởng, phúc lợi được đơn vị cấp trên cấp.
- Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (TK 3533) tăng do đầu tư, mua sắm TSCĐ bằng quỹ phúc lợi hoàn thành đưa vào sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hoặc hoạt động văn hóa, phúc lợi. (Lưu ý: Theo nguyên tắc, TSCĐ dùng cho sản xuất kinh doanh làm tăng TK 411 chứ không phải TK 3533. Nội dung bên Có này có thể bao gồm cả hai trường hợp tăng TSCĐ từ quỹ phúc lợi, nhưng việc kết chuyển cụ thể cần theo đúng nguyên tắc: sang TK 411 cho TSCĐ SXKD và sang TK 3533 cho TSCĐ phúc lợi).
Số dư bên Có: Số quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi hiện còn của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo.
Tài khoản 353 có 4 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 3531 – Quỹ khen thưởng: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ khen thưởng của doanh nghiệp.
- Tài khoản 3532 – Quỹ phúc lợi: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu quỹ phúc lợi của doanh nghiệp.
- Tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ: Phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ của doanh nghiệp.
- Tài khoản 3534 – Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty: Phản ánh số hiện có, tình hình trích lập và chi tiêu Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty.
4. Sơ đồ chữ T tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng phúc lợi theo Thông tư 133
5. Hướng dẫn hạch toán quỹ khen thưởng phúc lợi (tài khoản 353) theo Thông tư 133 với các giao dịch kinh tế phổ biến
Dưới đây là một số phương pháp hạch toán các giao dịch kinh tế chủ yếu liên quan đến Tài khoản 353:
5.1. Trích lập quỹ khen thưởng, phúc lợi:
Trong năm, khi tạm trích quỹ khen thưởng, phúc lợi (phần để lại cho doanh nghiệp):
Ghi Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Có TK 353 (3531, 3532, 3534)
(Lưu ý: Nguồn ghi Nợ TK 353 đối ứng Có TK 111, 112 khi tạm trích, điều này có thể hiểu là khi rút tiền từ quỹ để chi, nhưng nguyên tắc chung và phương pháp hạch toán đều ghi trích lập từ Lợi nhuận sau thuế – TK 421).
Cuối năm, xác định số trích thêm quỹ khen thưởng, phúc lợi:
Ghi Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
Có TK 353 (3531, 3532, 3534).
5.2. Chi tiền thưởng cho người lao động:
Tính tiền thưởng phải trả từ Quỹ khen thưởng:
Ghi Nợ TK 3531 – Quỹ khen thưởng
Có TK 334 – Phải trả người lao động.
Khi chi trả tiền thưởng (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản):
Ghi Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 111, 112. (Nguồn ghi Nợ TK 353 đối ứng với TK 111, 112 khi thưởng cho HĐQT/Ban Giám đốc, có thể hiểu là chi trực tiếp từ quỹ).
5.3. Sử dụng Quỹ phúc lợi để chi cho người lao động, ủng hộ, từ thiện:
Chi trợ cấp khó khăn, nghỉ mát, hoạt động văn hóa, văn nghệ,…:
Ghi Nợ TK 3532 – Quỹ phúc lợi
Có TK 111, 112.
Dùng thành phẩm, hàng hóa để khen thưởng hoặc sử dụng cho phúc lợi tập thể (mẫu giáo, y tế…):
Ghi Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) (Nếu có). (Giao dịch này được hạch toán như bán hàng nội bộ).
Dùng quỹ phúc lợi ủng hộ thiên tai, hỏa hoạn, chi từ thiện:
Ghi Nợ TK 3532 – Quỹ phúc lợi
Có các TK 111, 112, 156, 211… (Tùy theo hình thức chi).
5.4. Đầu tư, mua sắm TSCĐ bằng Quỹ phúc lợi:
TH1: TSCĐ dùng cho nhu cầu văn hóa, phúc lợi:
Khi mua sắm, đầu tư XDCB hoàn thành TSCĐ:
Ghi Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (Nguyên giá, không bao gồm thuế GTGT)
Có các TK 111, 112, 241, 331… (Nguồn thanh toán).
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, nguyên giá bao gồm cả thuế:
Ghi Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (Nguyên giá bao gồm cả thuế)
Có các TK 111, 112, 241, 331….
Đồng thời, kết chuyển nguồn:
Ghi Nợ TK 3532 – Quỹ phúc lợi (giá trị không bao gồm thuế GTGT hoặc bao gồm thuế GTGT nếu thuế không được khấu trừ)
Có TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị tương ứng).
Định kỳ (cuối năm), tính hao mòn TSCĐ:
Ghi Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
TH2: TSCĐ dùng vào sản xuất, kinh doanh:
Khi mua sắm, đầu tư XDCB hoàn thành TSCĐ:
Ghi Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Có các TK 111, 112, 241, 331… (Nguồn thanh toán).
Đồng thời, kết chuyển nguồn:
Ghi Nợ TK 3532 – Quỹ phúc lợi
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
5.5. Trường hợp công ty cổ phần phát hành cổ phiếu thưởng từ Quỹ khen thưởng:
Khi được phát hành:
Ghi Nợ TK 3531 – Quỹ khen thưởng (theo mệnh giá)
Có TK 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu. (Điều chỉnh thặng dư/chiết khấu nếu có liên quan đến giá phát hành khác mệnh giá được hạch toán trên TK 4112).
6. Lưu ý cho kế toán về tài khoản 353
- Nguồn hình thành: Luôn nhớ rằng Quỹ khen thưởng, phúc lợi được trích lập từ lợi nhuận sau thuế TNDN.
- Hạch toán chi tiết: Bắt buộc phải hạch toán chi tiết cho từng loại quỹ (khen thưởng, phúc lợi, thưởng ban quản lý). Việc theo dõi chi tiết giúp quản lý và sử dụng quỹ đúng mục đích.
- Sử dụng đúng quy định: Việc sử dụng quỹ phải tuân thủ chặt chẽ chính sách tài chính hiện hành và quyết định của chủ sở hữu. Kế toán cần có đủ chứng từ theo quy định.
- Hạch toán TSCĐ từ quỹ phúc lợi: Phân biệt rõ mục đích sử dụng TSCĐ (sản xuất kinh doanh hay văn hóa phúc lợi) để hạch toán nguồn vốn hình thành khác nhau (sang TK 411 hay TK 3533) và phương pháp tính hao mòn khác nhau.
- Trình bày trên Báo cáo tài chính: Theo Thông tư 133, Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 353) được trình bày trên Báo cáo tình hình tài chính tại chỉ tiêu “Quỹ khen thưởng, phúc lợi” (Mã số 418) thuộc phần Nợ ngắn hạn. Đây là một điểm khác biệt cần lưu ý so với các chế độ kế toán khác có thể phân loại quỹ này vào Vốn chủ sở hữu. Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (TK 3533) là một khoản mục trong TK 353, và cuối kỳ số dư TK 3533 sẽ được ghi giảm bằng hao mòn, góp phần giảm số dư TK 353 chung.
Kết luận
Tài khoản 353 “Quỹ khen thưởng, phúc lợi” là một tài khoản quan trọng trong hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 133, phản ánh nguồn tài chính nội bộ dùng để chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động. Việc nắm vững nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch toán tài khoản 353, đặc biệt là các giao dịch liên quan đến trích lập quỹ, chi tiêu quỹ và hình thành tài sản từ quỹ, là yếu tố then chốt giúp kế toán thực hiện công việc một cách chính xác, đảm bảo tuân thủ quy định và minh bạch hóa thông tin tài chính của doanh nghiệp.
