Trong hoạt động của các doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc, việc quản lý và hạch toán các khoản nợ phát sinh giữa các đơn vị nội bộ là vô cùng quan trọng. Tài khoản 336 “Phải trả nội bộ” theo Thông tư 133/2016/TT-BTC đóng vai trò trung tâm trong việc phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ này, đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch trong quan hệ tài chính nội bộ doanh nghiệp. Hướng dẫn này sẽ đi sâu vào chi tiết về tài khoản 336 dựa trên quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC, giúp kế toán viên nắm vững nguyên tắc và phương pháp hạch toán.
1. Tài khoản 336 là gì?
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, Tài khoản 336 – Phải trả nội bộ là tài khoản được sử dụng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả giữa các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp. Cụ thể, tài khoản này phản ánh các khoản phải trả giữa:
- Doanh nghiệp (đơn vị cấp trên) với các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc (đơn vị cấp dưới) có tổ chức công tác kế toán.
- Giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc của cùng một doanh nghiệp với nhau.
Việc phân loại đơn vị trực thuộc là hạch toán phụ thuộc hay độc lập cho mục đích kế toán dựa vào bản chất của đơn vị đó (có tư cách pháp nhân, có người đại diện trước pháp luật hay không), không phụ thuộc vào tên gọi (chi nhánh, xí nghiệp, tổ, đội…).
2. Nguyên tắc kế toán Tài khoản 336 (phải trả nội bộ)
Các nguyên tắc quan trọng khi kế toán Tài khoản 336 theo Thông tư 133 bao gồm:
- Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả giữa doanh nghiệp (đơn vị cấp trên) và các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc, hoặc giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc với nhau.
- Các khoản phải trả nội bộ phản ánh trên tài khoản 336 bao gồm khoản phải trả về vốn kinh doanh và các khoản đơn vị hạch toán phụ thuộc phải nộp cho doanh nghiệp, phải trả đơn vị hạch toán phụ thuộc khác. Các khoản này có thể là quan hệ nhận tài sản, vốn, thanh toán vãng lai, chi hộ trả hộ, v.v..
- Tùy theo việc phân cấp quản lý và đặc điểm hoạt động, doanh nghiệp quyết định việc đơn vị hạch toán phụ thuộc ghi nhận khoản vốn kinh doanh được cấp vào TK 3361 – Phải trả nội bộ về vốn kinh doanh hoặc TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
- Tài khoản 336 phải được hạch toán chi tiết theo từng đơn vị nội bộ có quan hệ thanh toán và theo dõi riêng từng khoản phải nộp, phải trả.
- Cuối kỳ kế toán, kế toán phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số dư giữa Tài khoản 136 “Phải thu nội bộ” và Tài khoản 336 “Phải trả nội bộ” với từng đơn vị cấp dưới có quan hệ theo từng nội dung thanh toán.
- Phải tiến hành thanh toán bù trừ theo từng khoản của từng đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc hoặc đơn vị nội bộ khác, đồng thời hạch toán bù trừ trên cả hai tài khoản 136 và 336 (theo chi tiết từng đối tượng).
- Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
3. Nội dung và kết cấu phải trả nội bộ (Tài khoản 336)
Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 336 được quy định như sau:
Bên Nợ: Phản ánh các khoản làm giảm nghĩa vụ phải trả nội bộ.
- Số tiền đã trả cho đơn vị hạch toán phụ thuộc.
- Số tiền đơn vị hạch toán phụ thuộc đã nộp cho doanh nghiệp cấp trên.
- Số tiền đã chi trả các khoản mà các đơn vị nội bộ khác đã chi hộ, trả hộ, hoặc thu hộ đơn vị nội bộ.
- Bù trừ các khoản phải thu với các khoản phải trả của cùng một đơn vị có quan hệ thanh toán.
- Thu hồi vốn, quỹ ở đơn vị cấp dưới.
- Số tiền đơn vị cấp dưới đã nộp lại cho đơn vị cấp trên về các khoản cấp trên đã giao xuống.
- Các khoản bù trừ công nợ phải thu nội bộ với công nợ phải trả nội bộ.
Bên Có: Phản ánh các khoản làm tăng nghĩa vụ phải trả nội bộ.
- Số vốn kinh doanh mà đơn vị hạch toán phụ thuộc nhận từ doanh nghiệp cấp trên. (Hoặc số vốn kinh doanh đã giao cho đơn vị cấp dưới từ góc độ đơn vị cấp trên).
- Số tiền đơn vị hạch toán phụ thuộc phải nộp lại cho doanh nghiệp cấp trên. (Hoặc số tiền đơn vị cấp trên phải thu về, các khoản đơn vị cấp dưới phải nộp lên từ góc độ đơn vị cấp trên).
- Số tiền phải trả cho đơn vị hạch toán phụ thuộc.
- Số tiền phải trả cho các đơn vị nội bộ khác trong doanh nghiệp về các khoản đã được đơn vị khác chi hộ, trả hộ, hoặc các khoản thu hộ.
- Các khoản đã chi hộ, trả hộ đơn vị cấp trên và đơn vị nội bộ khác [16b].
- Số tiền đơn vị cấp dưới phải thu về các khoản cấp trên phải giao xuống.
- Số tiền phải thu về bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ giữa các đơn vị nội bộ với nhau.
- Các khoản phải thu nội bộ khác.
Số dư bên Có:
- Phản ánh số tiền còn phải trả, phải nộp cho doanh nghiệp (đơn vị cấp trên) và các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo.
Tài khoản 336 có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 3361 – Phải trả nội bộ về vốn kinh doanh: Tài khoản này chỉ được mở tại đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc để phản ánh số vốn kinh doanh được đơn vị cấp trên giao.
- Tài khoản 3368 – Phải trả nội bộ khác: Tài khoản này phản ánh tất cả các khoản phải trả khác giữa các đơn vị nội bộ trong cùng một doanh nghiệp, ngoài khoản phải trả về vốn kinh doanh.
4. Sơ đồ chữ T Tài khoản 336 – Phải trả nội bộ
Dựa trên kết cấu trên, sơ đồ chữ T của Tài khoản 336 có thể hình dung như sau:
5. Hạch toán Tài khoản 336 – Phải trả nội bộ theo Thông tư 133 với các giao dịch kinh tế chi tiết
Việc hạch toán Tài khoản 336 được thực hiện tùy thuộc vào vị trí của đơn vị (đơn vị cấp trên hay đơn vị hạch toán phụ thuộc).
5.1. Tại đơn vị hạch toán phụ thuộc (đơn vị cấp dưới):
a, Khi nhận vốn được cấp bởi doanh nghiệp (đơn vị cấp trên):
Lúc này, kế toán ghi nhận tăng tài sản do nhận vốn (ví dụ như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nguyên vật liệu, thành phẩm, TSCĐ,…) và ghi nhận phải trả nội bộ về vốn kinh doanh như sau:
Nợ TK 111, 112, 152, 156, 211, 217,…
Có TK 336 (3361).
Lưu ý: Việc ghi Có TK 3361 hay TK 411 tùy thuộc quyết định của doanh nghiệp.
b, Số tiền phải trả cho các đơn vị nội bộ khác về các khoản đã được chi hộ, trả hộ, hoặc khi nhận sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ từ các đơn vị nội bộ chuyển đến:
Lúc này, kế toán sẽ ghi nợ các tài khoản tương ứng với tài sản, dịch vụ nhận được hoặc chi phí phát sinh, nếu có thuế GTGT được khấu trừ thì hạch toán và ghi có vào tài khoản 3368 như sau:
Nợ các TK 152, 153, 156, 331, 642,…
Nợ TK 133 (nếu có thuế GTGT khấu trừ)
Có TK 336 (3368)
c, Khi thu tiền hộ hoặc vay các đơn vị nội bộ khác:
Ghi nhận khoản gia tăng về tiền và ghi có cho tài khoản 3368 như sau:
Nợ TK 111, 112 (giá trị tiền thu hộ hoặc vay được)
Có TK 336 (3368)
d, Khi trả tiền cho doanh nghiệp (đơn vị cấp trên) và các đơn vị nội bộ khác về các khoản phải trả, phải nộp, chi hộ, thu hộ:
Nợ TK 336 (số tiền phải trả, phải nộp, chi hộ hoặc thu hộ)
Có TK 111, 112
e, Khi có quyết định điều chuyển tài sản cho các đơn vị khác trong nội bộ và có quyết định giảm vốn kinh doanh ở đơn vị hạch toán phụ thuộc:
Nợ TK 336 – Phải trả nội bộ (chi tiết TK 3361 nếu giảm vốn kinh doanh)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (nếu điều chuyển TSCĐ, BĐSĐT).
Có các TK 211, 217, 156,… (các tài khoản tài sản tương ứng)
f, Bù trừ phần chênh giữa các khoản thu và phải trả phát sinh từ giao dịch nội bộ ghi:
Nợ TK 336
Có TK 136
g, Nếu đơn vị hạch toán phụ thuộc không được phân cấp kế toán đến lợi nhuận chưa phân phối thì kế toán phải kết chuyển doanh thu, thu nhập và chi phí định kỳ để xác định kết quả kinh doanh:
– Kết chuyển doanh thu, thu nhập:
Nợ TK 511, 711
Có TK 911 (nếu đơn vị hạch toán phụ thuộc theo dõi kết quả kinh doanh trong kỳ).
Có TK 336 (nếu đơn vị hạch toán phụ thuộc không theo dõi kết quả kinh doanh).
– Kết chuyển các khoản chi phí:
Nợ TK 336 (nếu đơn vị hạch toán phụ thuộc không theo dõi kết quả kinh doanh).
Nợ TK 911 (nếu đơn vị hạch toán phụ thuộc theo dõi kết quả kinh doanh riêng)
Có TK 632, 635, 642, 811
– Đơn vị hạch toán phụ thuộc có phân cấp theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh, định kỳ kết chuyển kết quả kinh doanh lên đơn vị cấp trên:
+ Nếu lãi:
Nợ TK 911
Có TK 336
+ Nếu lỗ:
Nợ TK 336
Có TK 911
h, Nếu đơn vị hạch toán phụ thuộc được phân cấp hạch toán đến lợi nhuận sau thuế, định kỳ kế toán sẽ hạch toán kết chuyển lợi nhuận sau thuế chưa phân phối cho đơn vị cấp trên:
+ Nếu lãi:
Nợ TK 421
Có TK 336
+ Nếu lỗ:
Nợ TK 336
Có TK 421
5.2. Tại doanh nghiệp (đơn vị cấp trên):
a, Khi giao vốn kinh doanh cho đơn vị hạch toán phụ thuộc:
Nợ TK 136 (1361)
Có TK 111, 112
b, Khi đơn vị hạch toán phụ thuộc nộp tiền hoặc tài sản lên doanh nghiệp:
Nợ TK 111, 112,… (các tài khoản tài sản nhận được)
Có TK 136 (chi tiết tài khoản phải thu nội bộ)
c, Khi thanh toán các khoản phải trả cho đơn vị hạch toán phụ thuộc (các khoản không phải vốn kinh doanh):
Nợ TK 336 (3368)
Có TK 111, 112
d, Bù trừ các khoản phải thu và phải trả nội bộ giữa doanh nghiệp và đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoặc giữa các đơn vị nội bộ với nhau (thực hiện cuối kỳ):
Nợ TK 336
Có TK 136
e, Quỹ khen thưởng, phúc lợi phải cấp cho đơn vị hạch toán phụ thuộc:
Nợ TK 353
Có TK 336
f, Các khoản phải trả cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc:
Nợ TK 152, 153, 211, 331, 642
Có TK 336
6. Lưu ý cho kế toán về Tài khoản 336
- Theo dõi chi tiết: Bắt buộc phải mở sổ chi tiết Tài khoản 336 cho từng đơn vị nội bộ và theo dõi riêng từng khoản phải nộp, phải trả để đảm bảo khả năng đối chiếu.
- Đối chiếu, xác nhận và bù trừ: Cuối kỳ kế toán, việc kiểm tra, đối chiếu số phát sinh, số dư của TK 136 và TK 336 giữa các đơn vị nội bộ là công việc cực kỳ quan trọng. Sau khi đối chiếu và xác nhận, cần lập biên bản và tiến hành hạch toán bù trừ để phản ánh đúng bản chất công nợ nội bộ còn lại. Việc bù trừ này cũng được thực hiện khi đơn vị cấp trên lập báo cáo tài chính tổng hợp.
- Xử lý chênh lệch: Nếu có chênh lệch khi đối chiếu, phải khẩn trương tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp kịp thời để đảm bảo số liệu chính xác.
- Phân loại đơn vị: Cần xác định rõ bản chất của đơn vị trực thuộc (hạch toán độc lập hay phụ thuộc) để áp dụng đúng phương pháp hạch toán, không chỉ dựa vào tên gọi.
- Vốn kinh doanh: Doanh nghiệp cần có quy định rõ ràng về việc đơn vị hạch toán phụ thuộc sẽ ghi nhận vốn kinh doanh được cấp vào TK 3361 hay TK 411.
- Trình bày Báo cáo tài chính: Số dư Có của TK 336 được trình bày trên Báo cáo tình hình tài chính (Mẫu B01-DNN). Cụ thể:
- Số dư Có chi tiết TK 3361 trình bày ở chỉ tiêu “Phải trả nội bộ về vốn kinh doanh” (Mã số 423).
- Số dư Có chi tiết TK 3368 trình bày ở chỉ tiêu “Phải trả ngắn hạn khác” (Mã số 415) hoặc “Phải trả dài hạn khác” (Mã số 424) tùy thuộc vào kỳ hạn thanh toán còn lại.
- Khi tổng hợp Báo cáo tài chính, các khoản phải thu nội bộ và phải trả nội bộ sẽ được bù trừ.
Kết luận
Tài khoản 336 “Phải trả nội bộ” là một tài khoản quan trọng trong hệ thống kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, giúp phản ánh đầy đủ và chính xác các nghĩa vụ nợ phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch toán được quy định, đặc biệt là nguyên tắc theo dõi chi tiết và đối chiếu, bù trừ cuối kỳ, là chìa khóa để đảm bảo tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, phục vụ công tác quản lý nội bộ hiệu quả.
