Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhỏ và vừa, tài sản cố định (TSCĐ) và bất động sản đầu tư (BĐSĐT) đóng vai trò quan trọng. Tuy nhiên, theo thời gian và quá trình sử dụng, giá trị của các tài sản này sẽ giảm dần do hao mòn. Để phản ánh chính xác sự giảm giá trị này trên sổ sách kế toán, Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định sử dụng Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết về nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch toán tài khoản 214 theo quy định hiện hành.
1. Tài khoản 214 là gì?
Theo thông tư 133/2016/TT-BTC, Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định là tài khoản kế toán được sử dụng để phản ánh tình hình tăng, giảm giá trị hao mòn và giá trị hao mòn lũy kế của các loại TSCĐ và BĐSĐT trong quá trình sử dụng. Giá trị hao mòn này phát sinh chủ yếu do việc trích khấu hao TSCĐ và BĐSĐT. Tài khoản này giúp theo dõi tổng giá trị phần giá trị tài sản đã được chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc nguồn khác trong suốt vòng đời hữu ích của tài sản.
Hao mòn tài sản cố định là nguồn vốn hay tài sản? Là tài sản ngắn hạn hay dài hạn?
Hao mòn tài sản cố định là khái niệm riêng biệt không phải là tài sản hoặc nguồn vốn. Hao mòn TSCĐ là liên quan đến việc phân bổ chi phí của tài sản cố định theo thời gian, nó là sự giảm giá trị ghi sổ của tài sản.
2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ theo Thông tư 133
Việc kế toán Tài khoản 214 phải tuân thủ các nguyên tắc quan trọng được quy định trong Thông tư 133/2016/TT-BTC:
- Tài khoản 214 dùng để phản ánh sự biến động (tăng, giảm) và giá trị lũy kế của hao mòn TSCĐ và BĐSĐT trong quá trình sử dụng, thông qua việc trích khấu hao và các điều chỉnh khác.
- Nguyên tắc chung là mọi TSCĐ và BĐSĐT (bao gồm cả tài sản chưa dùng, không cần dùng, chờ thanh lý) liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đều phải trích khấu hao theo quy định hiện hành.
- Khấu hao TSCĐ dùng trong sản xuất, kinh doanh và khấu hao BĐSĐT cho thuê hoạt động được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ (giá vốn hàng bán đối với BĐSĐT cho thuê hoạt động).
- Khấu hao TSCĐ, BĐSĐT chưa dùng, không cần dùng, chờ thanh lý được thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành. Thông thường phần giá trị còn lại chưa thu hồi sẽ được hạch toán vào chi phí khác khi thanh lý.
- Đối với TSCĐ dùng cho mục đích phúc lợi, doanh nghiệp không trích khấu hao tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh mà chỉ tính hao mòn TSCĐ và hạch toán giảm nguồn hình thành TSCĐ đó, cụ thể là Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (TK 3533).
- Doanh nghiệp có quyền lựa chọn một trong các phương pháp tính khấu hao phù hợp với từng TSCĐ, BĐSĐT dựa trên quy định pháp luật và yêu cầu quản lý. Phương pháp này cần được áp dụng nhất quán nhưng có thể thay đổi nếu có sự thay đổi đáng kể cách thức thu hồi lợi ích kinh tế.
- Thời gian khấu hao và phương pháp khấu hao phải được xem xét lại ít nhất vào cuối mỗi năm tài chính. Nếu có thay đổi, chi phí khấu hao của năm hiện hành và các năm tiếp theo phải được điều chỉnh và thuyết minh trong Báo cáo tài chính.
- TSCĐ đã khấu hao hết (thu hồi đủ vốn) nhưng vẫn còn sử dụng cho sản xuất, kinh doanh thì không được tiếp tục trích khấu hao.
- BĐSĐT nắm giữ chờ tăng giá thì không trích khấu hao mà xác định tổn thất do giảm giá trị. Nếu sau đó BĐSĐT tăng giá trở lại, doanh nghiệp có thể điều chỉnh tăng nguyên giá nhưng không vượt quá nguyên giá ban đầu.
- Đối với doanh nghiệp không đáp ứng giả định hoạt động liên tục, việc tính khấu hao hoặc ghi nhận tổn thất của TSCĐ, BĐSĐT được ghi giảm trực tiếp vào giá trị ghi sổ của tài sản, không sử dụng Tài khoản 214 để phản ánh hao mòn lũy kế. (Lưu ý: Đây là trường hợp đặc biệt khi doanh nghiệp không còn hoạt động liên tục).
3. Nội dung và kết cấu tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định
Tài khoản 214 có kết cấu và nội dung phản ánh như sau:
- Bên Nợ: Phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ, BĐSĐT giảm do các nguyên nhân như thanh lý, nhượng bán, điều động cho đơn vị phụ thuộc, góp vốn đầu tư vào đơn vị khác. Các điều chỉnh giảm mức khấu hao do thay đổi phương pháp/thời gian khấu hao cũng ghi vào bên Nợ.
- Bên Có: Phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ, BĐSĐT tăng do việc tính và trích khấu hao TSCĐ, BĐSĐT định kỳ. Các điều chỉnh tăng mức khấu hao do thay đổi phương pháp/thời gian khấu hao cũng ghi vào bên Có.
- Số dư bên Có: Phản ánh giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ, BĐSĐT hiện có tại doanh nghiệp vào cuối kỳ báo cáo.
Tài khoản 214 có 4 tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết từng loại tài sản:
- Tài khoản 2141 – Hao mòn TSCĐ hữu hình: Phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ hữu hình.
- Tài khoản 2142 – Hao mòn TSCĐ thuê tài chính: Phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ thuê tài chính.
- Tài khoản 2143 – Hao mòn TSCĐ vô hình: Phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ vô hình.
- Tài khoản 2147 – Hao mòn BĐSĐT: Phản ánh giá trị hao mòn của BĐSĐT trong quá trình cho thuê hoạt động.
4. Sơ đồ chữ T tài khoản 214 theo Thông tư 133
Kết cấu của Tài khoản 214 có thể biểu diễn bằng sơ đồ chữ T như sau:
5. Hướng dẫn hạch toán hao mòn tài sản cố định (tài khoản 214) theo Thông tư 133 với các giao dịch kinh tế phổ biến
Dựa trên các nguyên tắc và kết cấu, dưới đây là hướng dẫn hạch toán một số giao dịch phổ biến liên quan đến Tài khoản 214:
a, Trích khấu hao TSCĐ sử dụng cho hoạt động sản xuất chung hoặc bộ phận quản lý phân xưởng:
Định kỳ, tính khấu hao TSCĐ (ví dụ: máy móc thiết bị trực tiếp sản xuất, nhà xưởng sản xuất, phương tiện quản lý phân xưởng).
Ghi nhận chi phí khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang hoặc chi phí sản xuất chung:
Nợ TK 154 (Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang – chi tiết chi phí sản xuất chung nếu dùng cho phân xưởng)
Có TK 214 (chi tiết TK 2141, 2142, 2143 tùy loại TSCĐ)
b, Trích khấu hao TSCĐ sử dụng cho bộ phận bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp:
Định kỳ, tính khấu hao TSCĐ (ví dụ: cửa hàng, nhà kho thành phẩm, phương tiện vận chuyển, đồ dùng văn phòng, phương tiện quản lý). Chi phí khấu hao của TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng… phản ánh vào chi phí bán hàng. Chi phí khấu hao của TSCĐ dùng chung cho hoạt động của đội xây dựng, lương nhân viên quản lý đội… phản ánh vào chi phí sản xuất chung (TK 154), hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp nếu dùng cho bộ phận quản lý chung.
Ghi nhận chi phí khấu hao vào chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp. Các nguồn cung cấp chủ yếu hạch toán vào TK 642.
Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc Chi phí bán hàng). Việc phân bổ vào 642 tùy thuộc vào mục đích sử dụng của tài sản, ví dụ tài sản ở văn phòng công ty thì vào chi phí quản lý, tài sản ở cửa hàng bán thì vào chi phí bán hàng.
Có TK 214 (chi tiết TK 2141, 2142, 2143 tùy loại TSCĐ)
c, Trích khấu hao BĐSĐT đang cho thuê hoạt động:
Định kỳ, tính khấu hao BĐSĐT đang dùng để cho thuê hoạt động.
Ghi nhận chi phí khấu hao vào giá vốn hàng bán.
Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán – chi tiết chi phí kinh doanh BĐS đầu tư)
Có TK 2147 (Hao mòn BĐSĐT)
d, Tính hao mòn TSCĐ dùng cho hoạt động văn hóa, phúc lợi:
Cuối năm tài chính, tính hao mòn TSCĐ dùng cho mục đích phúc lợi (ví dụ: nhà ăn ca, nhà trẻ, cơ sở y tế, câu lạc bộ do quỹ phúc lợi hình thành).
Ghi nhận hao mòn làm giảm nguồn Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ.
Nợ TK 3533 (Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ)
Có TK 214 (chi tiết TK cấp 2 phù hợp)
e, Ghi giảm hao mòn khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ hoặc BĐSĐT:
Khi TSCĐ hoặc BĐSĐT được thanh lý, nhượng bán, giá trị hao mòn lũy kế của tài sản đó phải được ghi giảm đồng thời với việc ghi giảm nguyên giá.
Ghi giảm giá trị hao mòn lũy kế của tài sản đã thanh lý, nhượng bán:
Nợ TK 214 (chi tiết TK cấp 2 phù hợp)
Có TK 211 (TSCĐ hữu hình), TK 213 (TSCĐ vô hình), hoặc TK 217 (BĐSĐT) (tùy loại tài sản).
Lưu ý: Bút toán này chỉ ghi giảm giá trị hao mòn lũy kế trên TK 214 và đồng thời ghi giảm nguyên giá trên TK 211/213/217. Các bút toán khác liên quan đến thu nhập, chi phí thanh lý/nhượng bán sẽ được hạch toán riêng.
f, Điều chỉnh khấu hao do thay đổi phương pháp hoặc thời gian trích khấu hao vào cuối năm tài chính:
Nếu mức khấu hao tính lại tăng so với số đã trích trong năm:
Nợ các TK 154, 642, 811 (phần chênh lệch khấu hao tăng, tùy thuộc mục đích sử dụng tài sản)
Có TK 214 (chi tiết TK cấp 2 phù hợp)
Nếu mức khấu hao tính lại giảm so với số đã trích trong năm:
Nợ TK 214 (chi tiết TK cấp 2 phù hợp) (phần chênh lệch khấu hao giảm)
Có các TK 154, 642, 811 (tùy thuộc mục đích sử dụng tài sản)
6. Lưu ý cho kế toán về tài khoản 214
Khi làm việc với Tài khoản 214, kế toán cần lưu ý một số điểm sau:
- Số dư cuối kỳ của TK 214 luôn ở bên Có, phản ánh tổng giá trị hao mòn lũy kế đến thời điểm báo cáo. Trên Báo cáo tình hình tài chính, chỉ tiêu này được trình bày ở phần Tài sản, nhưng được ghi bằng số âm (trong ngoặc đơn) để giảm trừ nguyên giá TSCĐ và BĐSĐT, phản ánh giá trị còn lại của tài sản.
- Việc lựa chọn và áp dụng phương pháp khấu hao cần căn cứ vào đặc điểm tài sản và tuân thủ quy định pháp luật hiện hành về quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
- Việc xem xét lại thời gian và phương pháp khấu hao ít nhất mỗi cuối năm tài chính là bắt buộc. Mọi thay đổi cần được ghi nhận và thuyết minh rõ ràng.
- Kế toán cần lưu ý sự khác biệt giữa trích khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh (Nợ 154, 642, 811, 632) cho TSCĐ/BĐSĐT phục vụ hoạt động chính, và tính hao mòn làm giảm nguồn Quỹ phúc lợi (Nợ 3533) cho TSCĐ phúc lợi.
- Trường hợp doanh nghiệp không còn đáp ứng giả định hoạt động liên tục, cách hạch toán khấu hao/hao mòn thay đổi, không sử dụng TK 214.
Kết luận
Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định theo Thông tư 133/2016/TT-BTC là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa theo dõi sự giảm giá trị của tài sản dài hạn. Nắm vững các nguyên tắc, kết cấu và phương pháp hạch toán liên quan đến tài khoản này là rất quan trọng để đảm bảo số liệu kế toán phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp, tuân thủ quy định pháp luật và cung cấp thông tin hữu ích cho việc quản lý.
