Trong công tác kế toán của các doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc quản lý và theo dõi tài sản cố định (TSCĐ) là vô cùng quan trọng để phản ánh chính xác giá trị tài sản và tình hình biến động của chúng. Tài khoản 211 (tài sản cố định) theo Thông tư 133/2016/TT-BTC đóng vai trò trung tâm trong việc thực hiện nhiệm vụ này. Bài viết này sẽ đi sâu vào nguyên tắc, kết cấu, nội dung và cách hạch toán tài khoản 211 theo quy định hiện hành của Thông tư 133.
1. Tài khoản 211 là gì?
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, Tài khoản 211 là tài khoản tài sản cố định được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm nguyên giá của toàn bộ tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và TSCĐ thuê tài chính.
TSCĐ bao gồm tài sản có hình thái vật chất (TSCĐ hữu hình) và tài sản không có hình thái vật chất (TSCĐ vô hình). Chúng là những tư liệu lao động đáp ứng đủ tiêu chuẩn TSCĐ theo quy định.
Tài khoản 211 có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 2111 – TSCĐ hữu hình: Dùng để phản ánh giá trị hiện có và biến động của TSCĐ hữu hình thuộc sở hữu doanh nghiệp theo nguyên giá.
- Tài khoản 2112 – TSCĐ thuê tài chính: Dùng để phản ánh nguyên giá TSCĐ doanh nghiệp đi thuê dài hạn theo phương thức thuê tài chính.
- Tài khoản 2113 – TSCĐ vô hình: Dùng để phản ánh giá trị hiện có và biến động của TSCĐ vô hình thuộc sở hữu doanh nghiệp theo nguyên giá.
2. Nguyên tắc kế toán Tài khoản 211- Tài sản cố định theo Thông tư 133
Nguyên tắc kế toán Tài khoản 211 theo Thông tư 133 bao gồm các điểm chính sau:
- Phản ánh theo nguyên giá: Giá trị TSCĐ phản ánh trên TK 211 là theo nguyên giá. Kế toán phải theo dõi chi tiết nguyên giá của từng loại và từng TSCĐ.
- Xác định nguyên giá: Nguyên giá TSCĐ được xác định tùy thuộc vào nguồn hình thành như mua sắm (bao gồm giá mua trừ chiết khấu/giảm giá, các loại thuế không hoàn lại và chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa tài sản vào sử dụng), xây dựng cơ bản hoàn thành, nhận vốn góp, tặng biếu, viện trợ, trao đổi, phát hiện thừa khi kiểm kê.
- Tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ: Tài sản được coi là TSCĐ (hữu hình hoặc vô hình) khi thỏa mãn đồng thời bốn tiêu chuẩn: chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai; nguyên giá xác định tin cậy; thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên; có giá trị theo quy định hiện hành.
- TSCĐ thuê tài chính: Là những TSCĐ doanh nghiệp đi thuê dài hạn theo phương thức thuê tài chính, chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu. Khoản nợ thuê tài chính trên TK 3412 không bao gồm thuế GTGT đầu vào. TSCĐ thuê hoạt động không phản ánh vào tài khoản này.
- Biến động TSCĐ: Mọi trường hợp tăng, giảm TSCĐ đều phải lập biên bản giao nhận, biên bản thanh lý TSCĐ và thực hiện thủ tục quy định.
- Theo dõi chi tiết: TSCĐ phải được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng ghi TSCĐ, theo từng loại và địa điểm bảo quản, sử dụng trên “Sổ Tài sản cố định”.
- Xử lý thừa, thiếu: Mọi trường hợp thừa hoặc thiếu TSCĐ khi kiểm kê đều phải truy tìm nguyên nhân và hạch toán chính xác theo quyết định xử lý. TSCĐ thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý có thể ghi tăng thu nhập khác. TSCĐ thiếu phải xác định nguyên giá, hao mòn, và xử lý phần giá trị còn lại. Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý được phản ánh vào TK 1381.
- Chi phí sau ghi nhận ban đầu: Chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp TSCĐ hữu hình sau ghi nhận ban đầu ban đầu được tập hợp vào TK 241. Khi hoàn thành, nếu thỏa mãn điều kiện thì ghi tăng nguyên giá TSCĐ (Nợ TK 211 Có TK 241), nếu không thì ghi vào chi phí trả trước (Nợ TK 242 Có TK 241).
- TSCĐ phúc lợi: Đối với TSCĐ dùng cho mục đích phúc lợi, không trích khấu hao tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh mà chỉ tính hao mòn và hạch toán giảm nguồn hình thành TSCĐ đó (Quỹ phúc lợi TK 353).
3. Nội dung và kết cấu Tài khoản 211- Tài sản cố định theo Thông tư 133
Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 211 được thể hiện như sau:
Bên Nợ: Phản ánh nguyên giá của TSCĐ tăng do các nguyên nhân như: mua sắm, trao đổi, xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng (từ TK 241), nhận vốn góp từ chủ sở hữu (từ TK 411), được tặng biếu, viện trợ (từ các TK liên quan), điều chỉnh tăng nguyên giá do xây lắp thêm, cải tạo nâng cấp, đánh giá lại.
Bên Có: Phản ánh nguyên giá của TSCĐ giảm do các nguyên nhân như: điều chuyển cho đơn vị khác, đem đi trao đổi để lấy TSCĐ khác, nhượng bán, thanh lý, đem đi góp vốn vào đơn vị khác (vào TK 228), giảm do tháo bớt một hoặc một số bộ phận khi đánh giá lại, phát hiện thiếu khi kiểm kê (đối ứng với TK 138, 411, 811 hoặc 353).
Số dư bên Nợ: Phản ánh nguyên giá TSCĐ hiện có cuối kỳ ở doanh nghiệp.
4. Sơ đồ chữ T Tài khoản 211 – Tài sản cố định theo Thông tư 133
Dựa trên kết cấu và nội dung trên, sơ đồ chữ T của Tài khoản 211 thể hiện:
5. Hướng dẫn hạch toán Tài khoản 211 –
Tài sản cố định theo Thông tư 133 trong các giao dịch kinh tế phổ biến
Dưới đây là hướng dẫn hạch toán một số giao dịch kinh tế phổ biến liên quan đến Tài khoản 211:
a, Khi TSCĐ tăng do nhận vốn góp của chủ sở hữu:
Ghi nhận nguyên giá TSCĐ theo giá thỏa thuận.
Nợ TK 211 – Tài sản cố định
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
b, Khi TSCĐ tăng do mua sắm (thuế GTGT đầu vào được khấu trừ):
Xác định nguyên giá TSCĐ.
Nợ TK 211 – Tài sản cố định (nguyên giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332 – nếu là TSCĐ)
Có các TK liên quan (ví dụ: TK 111, 112 nếu trả tiền ngay; TK 331 nếu chưa trả tiền)
c, Khi TSCĐ tăng do XDCB hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng:
Chi phí XDCB được tập hợp trên TK 241.
Khi công trình hoàn thành và bàn giao, ghi tăng TSCĐ.
Nợ TK 211 – Tài sản cố định
Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
d, Khi TSCĐ tăng do thuê tài chính:
Khi nhận TSCĐ thuê tài chính, ghi nhận theo giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu hoặc giá trị hợp lý của tài sản thuê (chưa có thuế GTGT đầu vào).
Nợ TK 2112 – TSCĐ thuê tài chính
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3412)
Chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến thuê tài chính cũng được ghi nhận vào nguyên giá TSCĐ thuê tài chính.
e, Khi TSCĐ tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê (chưa ghi sổ):
Căn cứ hồ sơ TSCĐ để ghi tăng.
Nợ TK 211 – Tài sản cố định
Có các TK liên quan (ví dụ: TK 338 nếu chờ xử lý, TK 411 nếu ghi tăng vốn)
f, Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ dùng vào sản xuất, kinh doanh:
Ghi giảm TSCĐ đã nhượng bán (nguyên giá).
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị đã hao mòn)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại)
Có TK 211 – TSCĐ (nguyên giá)
Đồng thời, phản ánh thu nhập từ nhượng bán (giá bán chưa có thuế GTGT).
Nợ các TK 111, 112, 131,… (tổng tiền thu)
Có TK 711 – Thu nhập khác (giá bán chưa thuế)
Có TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phải nộp (33311) (nếu có)
g, Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ dùng vào hoạt động văn hóa, phúc lợi:
Ghi giảm TSCĐ đã nhượng bán (nguyên giá):
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị đã hao mòn)
Nợ TK 353 Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3533) (giá trị còn lại)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá)
Đồng thời, phản ánh số thu về nhượng bán:
Nợ các TK 111, 112, 131…
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3331) (nếu có)
h, Khi góp vốn vào đơn vị khác bằng TSCĐ:
Trường hợp giá đánh giá lại (giá vốn góp) nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ:
Nợ TK 228 – Đầu tư góp vốn vào đơn vị khác (giá trị đánh giá lại)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (số khấu hao đã trích)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (chênh lệch)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá)
Trường hợp giá đánh giá lại lớn hơn giá trị còn lại:
Nợ TK 228 – Đầu tư góp vốn vào đơn vị khác (giá trị đánh giá lại)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (số khấu hao đã trích)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá)
Có TK 711 – Thu nhập khác (chênh lệch)
i, Khi TSCĐ thiếu khi kiểm kê (dùng SXKD, có quyết định xử lý ngay):
Xác định nguyên giá, hao mòn, giá trị còn lại.
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Nợ các TK 111, 112, 334 (nếu người lao động bồi thường trừ lương)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (nếu người có lỗi phải bồi thường bằng tiền/khác)
Nợ TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (nếu được phép ghi giảm vốn)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (nếu doanh nghiệp chịu tổn thất)
Có TK 211 – TSCĐ (nguyên giá)
j, Khi chuyển từ TSCĐ thuê tài chính sang TSCĐ hữu hình thuộc sở hữu doanh nghiệp:
Ghi giảm TSCĐ thuê tài chính và ghi tăng TSCĐ hữu hình.
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (giá trị còn lại của TSCĐ thuê tài chính)
Nợ các TK 111, 112,… (số tiền phải trả thêm để mua lại)
Có TK 2112 – TSCĐ thuê tài chính (giá trị còn lại TSCĐ thuê tài chính)
Đồng thời chuyển giá trị hao mòn.
Nợ TK 2142 – Hao mòn TSCĐ thuê tài chính
Có TK 2141 – Hao mòn TSCĐ hữu hình
6. Lưu ý cho kế toán về Tài khoản 211 – Tài sản cố định
- Tuân thủ nguyên tắc nguyên giá: Luôn ghi nhận và theo dõi TSCĐ theo nguyên giá ban đầu, chỉ điều chỉnh tăng/giảm nguyên giá theo đúng quy định.
- Theo dõi chi tiết: Mở sổ theo dõi chi tiết cho từng TSCĐ, từng loại, địa điểm sử dụng để phục vụ quản lý và lập báo cáo.
- Chứng từ đầy đủ: Mọi sự tăng giảm TSCĐ phải có đầy đủ chứng từ theo quy định (biên bản giao nhận, biên bản thanh lý, biên bản kiểm kê…).
- Phân biệt loại TSCĐ: Hạch toán đúng vào các tài khoản cấp 2 (2111, 2112, 2113) tùy thuộc vào loại TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính).
- Xử lý chi phí sửa chữa, nâng cấp: Phân biệt rõ chi phí sửa chữa, nâng cấp được vốn hóa vào nguyên giá hay tính vào chi phí.
- Đối chiếu TK liên quan: TK 211 có quan hệ chặt chẽ với TK 214 (Hao mòn TSCĐ), TK 241 (XDCB dở dang), TK 411 (Vốn chủ sở hữu), TK 353 (Quỹ phúc lợi), TK 711 (Thu nhập khác), TK 811 (Chi phí khác). Cần đối chiếu để đảm bảo số liệu khớp đúng.
- Lập báo cáo tài chính: Số dư Nợ của TK 211 sau khi trừ hao mòn lũy kế (số dư Có TK 214) được trình bày trên chỉ tiêu “Tài sản cố định hữu hình” (Mã số 221) và “Tài sản cố định vô hình” (Mã số 227) trên Báo cáo tình hình tài chính. TSCĐ thuê tài chính cũng được trình bày trong các chỉ tiêu này. Xây dựng cơ bản dở dang (TK 241) là Mã số 230. BĐSĐT (TK 217) là Mã số 240.
Kết luận
Tài khoản 211 (Tài sản cố định) là một tài khoản cốt yếu trong hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 133, phản ánh giá trị quan trọng nhất của doanh nghiệp là tài sản cố định. Việc nắm vững các nguyên tắc kế toán, kết cấu, nội dung và phương pháp hạch toán Tài khoản 211 theo đúng Thông tư 133 sẽ giúp kế toán viên ghi nhận chính xác, kịp thời các biến động của TSCĐ, từ đó cung cấp thông tin đáng tin cậy cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý tài sản của doanh nghiệp.
