Tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ: Hướng dẫn hạch toán theo Thông tư 133

Tài khoản 153 “Công cụ, dụng cụ” là một tài khoản kế toán thiết yếu trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và sự biến động (tăng, giảm) của công cụ, dụng cụ tại doanh nghiệp, giúp theo dõi và quản lý nguồn lực này một cách hiệu quả.

1. Tài khoản 153 là gì?

Theo thông tư 133/2016/TT-BTC, tài khoản 153 là tài khoản công cụ dụng cụ được sử dụng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp. Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đáp ứng đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng được quy định đối với Tài sản cố định (TSCĐ). Do đó, chúng được quản lý và hạch toán tương tự như nguyên liệu, vật liệu.

Các tư liệu lao động được ghi nhận là công cụ, dụng cụ nếu không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ bao gồm:

• Đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp.
• Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị bao bì trong quá trình bảo quản, vận chuyển và dự trữ trong kho.
• Những dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ.
• Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng.
• Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc.

2. Nguyên tắc hạch toán tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ theo Thông tư 133

Theo Thông tư 133, việc hạch toán Tài khoản 153 cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại công cụ, dụng cụ.
• Công cụ, dụng cụ được quản lý và hạch toán giống như nguyên liệu, vật liệu.
• Kế toán nhập, xuất, tồn kho công cụ, dụng cụ trên Tài khoản 153 được thực hiện theo giá gốc. Nguyên tắc xác định giá gốc nhập kho công cụ, dụng cụ được thực hiện tương tự như quy định đối với nguyên liệu, vật liệu (xem hướng dẫn ở TK 152). Giá gốc công cụ, dụng cụ mua vào bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, và các chi phí liên quan trực tiếp khác như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản (áp dụng nguyên tắc tương tự TK 152).
• Đối với các công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ khi xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh phải ghi nhận toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
• Trường hợp công cụ, dụng cụ liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán thì được ghi nhận vào Tài khoản 242 “Chi phí trả trước” và phân bổ dần vào giá vốn hàng bán hoặc chi phí sản xuất kinh doanh theo từng bộ phận sử dụng.
• Việc tính giá trị công cụ, dụng cụ xuất kho có thể áp dụng một trong ba phương pháp: Nhập trước – Xuất trước (FIFO), Giá thực tế đích danh, hoặc Bình quân gia quyền.
• Kế toán chi tiết công cụ, dụng cụ cần được phân loại theo từng kho, loại, nhóm, thứ.
• Các công cụ, dụng cụ xuất dùng hoặc cho thuê cần được quản lý chi tiết theo hiện vật và giá trị trên sổ kế toán chi tiết theo địa điểm sử dụng, đối tượng thuê và người chịu trách nhiệm vật chất. Đối với các công cụ, dụng cụ có giá trị lớn, quý hiếm, cần có biện pháp bảo quản đặc biệt.
• Khi kiểm kê phát hiện công cụ, dụng cụ thừa, thiếu, mất, hư hỏng, kế toán xử lý tương tự như đối với nguyên vật liệu (xem TK 152).

3. Kết cấu và nội dung tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ

Tài khoản 153 “Công cụ, dụng cụ” có kết cấu và nội dung phản ánh như sau:

Bên Nợ:

• Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn.
• Trị giá công cụ, dụng cụ cho thuê nhập lại kho.
• Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê.
• Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (chỉ áp dụng trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).

Bên Có:

• Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ xuất kho dùng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê hoặc góp vốn liên doanh.
• Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán.
• Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu, mất mát khi kiểm kê.
• Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (chỉ áp dụng trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).

Số dư Bên Nợ:

• Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ còn tồn kho cuối kỳ.

4. Sơ đồ chữ T tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ theo thông tư 133

Dựa trên kết cấu trên, sơ đồ chữ T của Tài khoản 153 được thể hiện như sau:

5. Hướng dẫn hạch toán tài khoản 153 theo Thông tư 133 với các giao dịch kinh tế phổ biến

Dưới đây là phương pháp hạch toán một số giao dịch kinh tế phổ biến liên quan đến công cụ, dụng cụ khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên:

a, Mua công cụ, dụng cụ nhập kho:

Mua về nhập kho (chưa bao gồm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ):

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có các TK 111, 112 (thanh toán ngay bằng tiền)

Có TK 331 – Phải trả cho người bán (chưa thanh toán)

Có TK 141 – Tạm ứng (nếu người lao động đi mua và đã tạm ứng)

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị công cụ, dụng cụ mua vào bao gồm cả thuế GTGT:

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có các TK 111, 112, 331, 141,…

b, Mua công cụ, dụng cụ nhập khẩu:

Ghi nhận giá trị công cụ, dụng cụ nhập kho (theo giá trị ghi sổ):

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 331 – Phải trả cho người bán (nếu chưa thanh toán)

Có TK 33312 – Thuế GTGT phải nộp (trường hợp thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu không được khấu trừ)

Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)

Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)

Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường

Nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu được khấu trừ:

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 33312 – Thuế GTGT phải nộp

c, Chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng mua:

Trường hợp nhận được chiết khấu thương mại hoặc giảm giá sau khi đã mua (làm giảm giá trị phải thanh toán), kế toán phải phân bổ dựa trên số công cụ, dụng cụ còn tồn kho hoặc đã xuất dùng.

Đối với phần còn tồn kho (giá trị giảm trừ vào giá gốc hàng tồn kho):

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (giá trị thuế GTGT được điều chỉnh giảm)

Đối với khoản chiết khấu thanh toán nhận được:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính

d, Trả lại công cụ, dụng cụ đã mua cho người bán:

Ghi giảm giá trị công cụ, dụng cụ trả lại:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331), nếu có

e, Xuất dùng công cụ, dụng cụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh:

Đối với công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, xuất dùng ghi nhận toàn bộ một lần vào chi phí:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (bộ phận bán hàng)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (bộ phận quản lý)

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (bộ phận sản xuất/dịch vụ)

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Đối với công cụ, dụng cụ dùng cho nhiều kỳ kế toán, xuất dùng chuyển sang TK 242:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Định kỳ, phân bổ từ TK 242 vào chi phí:

Nợ TK 641, 642, 154,…

Có TK 242 – Chi phí trả trước

f, Thanh lý, nhượng bán công cụ, dụng cụ:

Ghi giảm giá trị công cụ, dụng cụ nhượng bán, thanh lý (ghi vào giá vốn):

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Ghi nhận doanh thu từ việc nhượng bán, thanh lý (tương tự bán hàng hóa, dịch vụ thông thường):

Nợ các TK 111, 112, 131 (tổng giá thanh toán)

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá bán chưa có thuế)

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

g, Kiểm kê phát hiện thừa, thiếu công cụ, dụng cụ:

Trường hợp thiếu công cụ, dụng cụ chờ xử lý (xử lý tương tự nguyên liệu – TK 152 và TK 138):

Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (nếu chưa xác định rõ nguyên nhân)

Nợ TK 1388 – Phải thu khác (nếu đã xác định được người phạm lỗi, chờ bồi thường ngay)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần hao hụt trong định mức, hoặc tổn thất sau khi trừ bồi thường nếu không qua TK 1381)

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Trường hợp thừa công cụ, dụng cụ chờ xử lý (xử lý tương tự TK 338):

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (nếu chưa xác định rõ nguyên nhân)

Có các tài khoản liên quan khác (nếu đã xác định được nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay)

6. Lưu ý cho kế toán về tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ

Khi làm việc với tài khoản 153, kế toán cần đặc biệt chú ý:

• Phân loại chính xác: Cần xác định rõ một tư liệu lao động có đáp ứng tiêu chuẩn của TSCĐ hay không để phân loại chính xác vào TSCĐ hoặc công cụ, dụng cụ.
• Xác định giá gốc: Tuân thủ nguyên tắc giá gốc nhập kho tương tự như nguyên liệu, vật liệu, bao gồm đầy đủ các chi phí liên quan đến việc đưa công cụ, dụng cụ vào sẵn sàng sử dụng.
• Hạch toán xuất dùng: Phân biệt rõ trường hợp giá trị nhỏ (ghi nhận vào chi phí một lần) và trường hợp dùng cho nhiều kỳ (chuyển sang TK 242 để phân bổ dần). Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí trong kỳ và lợi nhuận.
• Theo dõi chi tiết: Phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi công cụ, dụng cụ theo từng loại, nhóm, thứ, địa điểm sử dụng và người chịu trách nhiệm. Đối với những tài sản có giá trị lớn hoặc quý hiếm, việc theo dõi chi tiết là cực kỳ quan trọng.
• Kiểm kê: Thực hiện kiểm kê định kỳ để đối chiếu số liệu trên sổ sách và thực tế tồn kho, kịp thời xử lý chênh lệch.
• Trình bày Báo cáo tài chính: Số dư Nợ cuối kỳ của Tài khoản 153 được trình bày trong chỉ tiêu Hàng tồn kho (Mã số 140) trên Báo cáo tình hình tài chính (sau khi trừ dự phòng giảm giá hàng tồn kho). Các khoản công cụ, dụng cụ phân bổ dần (trên TK 242) được trình bày trong chỉ tiêu Tài sản ngắn hạn khác (Mã số 152) hoặc Tài sản dài hạn khác (Mã số 214) tùy theo kỳ hạn phân bổ còn lại.

Kết luận

Tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ theo Thông tư 133 đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phản ánh giá trị công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp nhỏ và vừa. Việc tuân thủ đúng các nguyên tắc và phương pháp hạch toán được quy định trong Thông tư, đặc biệt là nguyên tắc giá gốc, phân loại xuất dùng vào chi phí hay chi phí trả trước, và theo dõi chi tiết, sẽ giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác giá trị tài sản, chi phí sản xuất kinh doanh, và đảm bảo tính trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính.