Giải thích chi tiết về tài khoản 151, hướng dẫn các nguyên tắc kế toán, cách hạch toán hàng mua đang đi đường theo thông tư 133/2016/TT-BTC:
1. Tài khoản 151 là tài khoản gì?
Theo thông tư 133/2016/TT-BTC, Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường được sử dụng để phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư (bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa) mà doanh nghiệp đã mua từ bên ngoài. Những hàng hóa, vật tư này đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, nhưng đến cuối kỳ kế toán vẫn còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi, kho ngoại quan, hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
Nói cách khác, đây là tài khoản dùng để ghi nhận giá trị hàng tồn kho mà doanh nghiệp đã sở hữu nhưng chưa thực sự nhập kho vật lý tại doanh nghiệp.
Trong kế toán, hàng mua đang đi đường tiếng anh là Purchased goods in transit.
2. Tại sao cần sử dụng tài khoản 151?
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc mua sắm vật tư, hàng hóa là hoạt động thường xuyên. Tuy nhiên, không phải lúc nào hàng hóa cũng về nhập kho ngay khi nhận được hóa đơn từ người bán.
Có những trường hợp hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, đã được thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, nhưng vẫn còn trên đường vận chuyển hoặc chưa kịp làm thủ tục nhập kho.
Để theo dõi giá trị của những tài sản này một cách chính xác, Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính đã quy định tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường. Việc hiểu rõ và hạch toán đúng tài khoản này là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
3. Nguyên tắc kế toán tài khoản 151 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định các nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 151 như sau:
- Đối tượng phản ánh: Tài khoản 151 phản ánh trị giá các loại hàng hóa, vật tư (nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; hàng hóa) mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho.
- Xác định quyền sở hữu: Hàng hóa, vật tư được coi là thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa nhập kho bao gồm hàng hóa, vật tư đã mua ngoài và đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng còn để ở kho người bán, ở bến cảng, bến bãi hoặc đang trên đường vận chuyển. Ngoài ra, còn có hàng hóa, vật tư mua ngoài đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nghiệm, kiểm nhận nhập kho.
- Nguyên tắc ghi nhận giá trị: Kế toán hàng mua đang đi đường được ghi nhận trên Tài khoản 151 theo nguyên tắc giá gốc. Giá gốc của hàng hóa, vật tư mua vào bao gồm giá mua, chi phí thu mua, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ). Chi phí vận chuyển, bảo quản hàng tồn kho phát sinh trong quá trình mua hàng hoặc tiếp tục quá trình sản xuất, chế biến được ghi nhận vào giá gốc hàng tồn kho.
- Xử lý hóa đơn và hàng chưa về: Hàng ngày, khi nhận được hóa đơn mua hàng nhưng hàng chưa về nhập kho, kế toán chưa ghi sổ trực tiếp vào các tài khoản tồn kho (152, 153, 156) mà phải tiến hành đối chiếu với hợp đồng kinh tế và lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng mang tên “Hàng mua đang đi đường”. Chỉ khi hàng về nhập kho, kế toán mới căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn mua hàng để ghi sổ vào các tài khoản tồn kho phù hợp (152, 153, 156).
- Xử lý hàng chưa về cuối kỳ: Nếu đến cuối kỳ kế toán mà hàng vẫn chưa về, kế toán mới căn cứ hóa đơn mua hàng để ghi vào Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”.
- Theo dõi chi tiết: Kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi hàng mua đang đi đường theo từng chủng loại hàng hóa, vật tư, từng lô hàng, từng hợp đồng kinh tế.
- Tài khoản cấp 2: Tài khoản 151 không có tài khoản cấp 2. Việc theo dõi chi tiết được thực hiện trong hệ thống tài khoản tổng hợp và trên sổ chi tiết.
4. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 151:
- Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường. Đối với phương pháp kiểm kê định kỳ, kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư mua đang đi đường cuối kỳ.
- Bên Có: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng. Đối với phương pháp kiểm kê định kỳ, kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đầu kỳ.
- Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường (chưa về nhập kho doanh nghiệp) tại thời điểm báo cáo.
5. Cách hạch toán hàng mua đang đi đường (tài khoản 151) theo thông tư 133
Dưới đây là cách hạch toán một số giao dịch kinh tế phổ biến liên quan đến Tài khoản 151, tùy thuộc vào phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp áp dụng (kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ).
5.1. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
a, Cuối kỳ kế toán, khi nhận được hóa đơn mua hàng nhưng hàng chưa về nhập kho
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
Ghi Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường (giá chưa có thuế GTGT)
Ghi Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Ghi Có TK 331 – Phải trả người bán (nếu chưa thanh toán)
Hoặc Ghi Có các TK 111, 112, 141,… (nếu đã thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc tạm ứng)
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ: Trị giá hàng mua bao gồm cả thuế GTGT.
Ghi Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường (giá đã có thuế GTGT)
Ghi Có TK 331 – Phải trả người bán; hoặc các TK 111, 112, 141,…
b, Sang kỳ kế toán sau, khi hàng mua đang đi đường về nhập kho doanh nghiệp:
Kế toán căn cứ hóa đơn và phiếu nhập kho ghi sổ trực tiếp vào các tài khoản tồn kho phù hợp. Đồng thời, ghi giảm giá trị hàng đang đi đường.
Ghi Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu (nếu là nguyên vật liệu)
Ghi Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ (nếu là công cụ, dụng cụ)
Ghi Nợ TK 156 – Hàng hóa (nếu là hàng hóa)
Ghi Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường
c, Trường hợp sang kỳ sau, hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế:
Ghi Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Hoặc Ghi Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán (nếu gửi bán đại lý, ký gửi…)
Ghi Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường
d, Trường hợp hàng mua đang đi đường bị hao hụt, mất mát phát hiện ngay khi phát sinh hoặc khi kiểm kê cuối kỳ:
Căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt, kế toán phản ánh giá trị hàng tồn kho bị mất mát, hao hụt:
Ghi Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Ghi Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường
Lưu ý: Giá trị hàng tồn kho bị hao hụt, mất mát (sau khi trừ bồi thường, nếu có) được hạch toán vào giá vốn hàng bán. Đối với trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay trong kỳ, sẽ ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua TK 1381.
5.2. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Theo phương pháp này, Tài khoản 151 chỉ được sử dụng để phản ánh giá trị thực tế của hàng hóa, vật tư đang đi đường vào đầu kỳ và cuối kỳ. Tài khoản này không được sử dụng để phản ánh hàng mua đang đi đường phát sinh trong kỳ. Trong kỳ, hàng mua về sẽ được ghi nhận trực tiếp vào TK 611 – Mua hàng.
a, Đầu kỳ kế toán:
Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đang đi đường cuối kỳ trước thành hàng đang đi đường đầu kỳ.
Ghi Nợ TK 611 – Mua hàng
Ghi Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường
b, Cuối kỳ kế toán:
Căn cứ vào kết quả kiểm kê hoặc đối chiếu hóa đơn với tình hình hàng về, xác định trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đã mua nhưng chưa về nhập kho (còn đang đi đường cuối kỳ)
Ghi Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường
Ghi Có TK 611 – Mua hàng
6. Lưu ý thực tế cho kế toán về tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường
Việc hạch toán Tài khoản 151 đòi hỏi sự cẩn trọng và theo dõi chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác của số liệu hàng tồn kho. Một số lưu ý thực tế cho kế toán bao gồm:
- Đối chiếu thường xuyên: Kế toán cần thường xuyên đối chiếu giữa hóa đơn mua hàng đã nhận với tình hình thực tế hàng về nhập kho. Tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường” là công cụ quan trọng để theo dõi các hóa đơn này.
- Thời điểm ghi nhận: Chỉ khi đến cuối kỳ kế toán mà hàng vẫn chưa về, kế toán mới thực hiện bút toán ghi Nợ TK 151. Nếu hàng về ngay trong kỳ nhận được hóa đơn, thì ghi thẳng vào TK tồn kho (152, 153, 156).
- Theo dõi chi tiết: Do Tài khoản 151 không có tài khoản cấp 2, việc mở sổ chi tiết theo từng loại hàng, từng lô hàng, từng hợp đồng mua hàng là bắt buộc và rất quan trọng để quản lý và kiểm tra số liệu.
- Phương pháp kiểm kê định kỳ: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp này chỉ sử dụng TK 151 để kết chuyển giá trị hàng đi đường đầu kỳ và cuối kỳ, không ghi nhận phát sinh trong kỳ.
- Hàng hao hụt, mất mát: Khi phát hiện hao hụt, mất mát hàng đang đi đường, cần lập biên bản đầy đủ làm căn cứ hạch toán Nợ TK 1381. Sau đó, tùy thuộc vào nguyên nhân và trách nhiệm, giá trị hao hụt sẽ được xử lý theo quy định.
- Lập báo cáo tài chính: Số dư bên Nợ của Tài khoản 151 tại thời điểm báo cáo sẽ được tổng hợp và trình bày trong chỉ tiêu “Hàng tồn kho” (Mã số 140) trên Báo cáo tình hình tài chính.
Kết luận
Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” là một tài khoản thiết yếu trong hệ thống kế toán hàng tồn kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác giá trị hàng hóa, vật tư đã mua và thuộc quyền sở hữu nhưng chưa thực sự nhập kho.
Việc tuân thủ các nguyên tắc và phương pháp hạch toán quy định trong Thông tư 133 không chỉ đảm bảo tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả hàng hóa, vật tư trong quá trình mua sắm và vận chuyển. Kế toán cần nắm vững các quy định này để thực hiện công tác kế toán một cách chính xác và chuyên nghiệp.