Nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp không thể quy vào các khoản phải thu thông thường như khách hàng hay tạm ứng nội bộ. Chính vì vậy, Tài khoản 138 theo Thông tư 133 đóng vai trò như một “kênh trung gian” để phản ánh các khoản thu chưa được phân loại rõ ràng nhưng vẫn cần theo dõi đầy đủ, minh bạch. Bài viết sau đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết cách hạch toán TK 138 theo thông tư 133, đảm bảo đúng chuẩn mực và dễ áp dụng trong thực tiễn.
1. Tài khoản 138 theo Thông tư 133 là tài khoản gì?
Tài khoản 138 theo thông tư 133 là tài khoản Phải thu khác, được sử dụng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng, Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này. Tài khoản này giúp doanh nghiệp theo dõi riêng biệt các khoản phải thu phát sinh không thường xuyên hoặc có tính chất đặc thù, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong công tác kế toán.
2. Nguyên tắc kế toán của TK 138 – Phải thu khác theo TT133
Nguyên tắc kế toán đối với tài khoản 138 được quy định tại khoản 1, Điều 20 Thông tư 133/2016/TT-BTC như sau:
– Phạm vi áp dụng của Tài khoản 138 – Phải thu khác:
Tài khoản 138 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC là công cụ kế toán nhằm phản ánh các khoản thu mang tính chất đặc thù, phát sinh không thường xuyên, bao gồm:
- Các khoản thiếu hụt tài sản phát hiện trong quá trình kiểm kê nhưng nguyên nhân chưa được xác định rõ ràng, đang chờ hướng xử lý.
- Khoản phải thu từ các cá nhân, tổ chức có trách nhiệm bồi thường thiệt hại vật chất như mất mát hàng hóa, hư hỏng vật tư, tiền vốn… đã có quyết định xử lý bồi thường.
- Giá trị tài sản phi tiền tệ được cho mượn, trừ trường hợp cho mượn tiền (khi đó được ghi nhận tại TK 1288 – Cho vay ngắn hạn khác).
- Các chi phí đầu tư xây dựng hoặc sản xuất kinh doanh không được phê duyệt và cần thu hồi lại.
- Chi hộ cho bên thứ ba, điển hình như chi phí trong hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu gồm thuế, phí vận chuyển, giám định, bốc xếp, phí ngân hàng,…
- Các khoản lợi ích tài chính như tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận được chia nhưng chưa thu được.
- Giá trị tài sản hoặc số tiền doanh nghiệp mang đi cầm cố, ký quỹ, ký cược tại tổ chức khác.
- Các khoản phải thu khác chưa được liệt kê cụ thể ở trên nhưng vẫn cần được theo dõi theo quy định kế toán.
– Nguyên tắc kế toán với tài sản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược:
- Doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ từng khoản tài sản mang đi cầm cố, ký quỹ, ký cược, đảm bảo khả năng thu hồi kịp thời khi đến hạn. Trường hợp đã đến hạn mà chưa thu được, nếu đáp ứng điều kiện, được phép trích lập dự phòng như đối với nợ phải thu khó đòi.
- Mỗi khoản ký cược, ký quỹ cần được phân loại chi tiết theo đối tượng, thời hạn, loại tài sản và nguyên tệ. Khi lập báo cáo tài chính, các khoản có thời hạn còn lại dưới 12 tháng được phân vào tài sản ngắn hạn; còn lại từ 12 tháng trở lên được xếp vào tài sản dài hạn.
- Tài sản phi tiền tệ mang đi ký quỹ, cầm cố phải được ghi nhận theo giá trị sổ sách tại thời điểm xuất ra, đồng thời phải được ghi nhận trở lại với đúng giá trị khi thu hồi. Trường hợp tài sản thế chấp là bất động sản hoặc tài sản có giấy chứng nhận quyền sở hữu thì không hạch toán giảm tài sản, mà chỉ theo dõi chi tiết và thuyết minh trong báo cáo tài chính.
- Với khoản ký quỹ bằng ngoại tệ, khi đến kỳ lập báo cáo, doanh nghiệp phải đánh giá lại theo tỷ giá chuyển khoản bình quân tại ngân hàng giao dịch thường xuyên nhất.
– Nguyên tắc xử lý tài sản thiếu, mất mát, hư hỏng:
- Trong mọi tình huống phát hiện thiếu tài sản, doanh nghiệp cần ưu tiên truy tìm nguyên nhân và xác định trách nhiệm cụ thể. Việc sử dụng TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý chỉ được áp dụng khi chưa thể làm rõ nguyên nhân hoặc trách nhiệm. Nếu đã có biên bản xử lý trong kỳ thì ghi nhận trực tiếp vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua TK 1381.
- Với hàng tồn kho hao hụt vượt định mức, phần giá trị sau khi trừ khoản bồi thường (nếu có) được tính vào giá vốn hàng bán.
- Đối với TSCĐ bị thiếu qua kiểm kê, phần giá trị còn lại sau bù trừ bồi thường được ghi nhận vào chi phí khác.
– Xử lý tổn thất các khoản phải thu khác: Trường hợp phát sinh tổn thất từ các khoản phải thu khác mà sau khi trừ đi số dự phòng đã lập vẫn còn giá trị tổn thất, phần chênh lệch sẽ được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK138
Căn cứ khoản 2, Điều 20 Thông tư 133/2016/TT-BTC, kết cấu và nội dung phản ánh của TK 138 – Phải thu khác bao gồm:
– Bên Nợ được ghi nhận khi phát sinh các khoản phải thu thuộc nhiều nguồn gốc và bản chất khác nhau, bao gồm:
- Giá trị tài sản bị thiếu chưa xác định nguyên nhân và đang chờ xử lý theo kết quả kiểm kê.
- Các khoản phải thu từ cá nhân hoặc tổ chức (trong hoặc ngoài doanh nghiệp) liên quan đến việc bồi thường tài sản thiếu đã được xác định rõ trách nhiệm và lập biên bản xử lý.
- Lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận được chia, tiền lãi tiền gửi hoặc các khoản thu nhập tài chính tương tự mà doanh nghiệp có quyền hưởng nhưng chưa nhận được.
- Khoản chi hộ cho bên thứ ba, bao gồm cả chi phí phát sinh trong hoạt động ủy thác cần thu hồi.
- Giá trị tài sản hoặc số tiền đã dùng để cầm cố, ký cược, ký quỹ.
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái ghi tăng đối với các khoản phải thu khác bằng ngoại tệ khi đánh giá lại cuối kỳ (trường hợp tỷ giá tăng).
– Bên Có phản ánh khi các khoản nợ được xử lý, thu hồi hoặc chuyển sang tài khoản khác:
- Giá trị tài sản thiếu được chuyển sang các tài khoản tương ứng sau khi có quyết định xử lý chính thức.
- Khoản nợ đã thu được từ các khoản phải thu khác.
- Tài sản hoặc số tiền đã cầm cố, ký cược, ký quỹ được thu hồi về hoặc thanh toán xong.
- Các khoản bị khấu trừ khỏi tiền ký cược, ký quỹ (như bị phạt vi phạm) được ghi nhận vào chi phí khác.
- Điều chỉnh giảm giá trị khoản phải thu khác do chênh lệch tỷ giá (khi tỷ giá giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
– Số dư cuối kỳ bên Nợ phản ánh giá trị các khoản phải thu khác chưa thu hồi được. Trong một số trường hợp đặc biệt, có thể phát sinh số dư bên Có – thể hiện số tiền đã thu vượt so với số phải thu cụ thể theo từng đối tượng.
Tài khoản 138 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2, cụ thể:
- Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Dùng để ghi nhận giá trị tài sản bị thiếu nhưng chưa xác định được nguyên nhân, đang chờ xử lý theo quy định.
- Tài khoản 1386 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược: Ghi nhận giá trị tài sản hoặc số tiền doanh nghiệp đem đi cầm cố, ký cược, ký quỹ tại các tổ chức khác, phù hợp với các thỏa thuận kinh tế, pháp lý.
- Tài khoản 1388 – Phải thu khác: Bao gồm các khoản phải thu ngoài phạm vi phản ánh của TK 131, 133, 136 và các tài khoản cấp 2 khác. Ví dụ: các khoản phải thu từ lãi đầu tư, cổ tức, bồi thường do làm mất tiền hoặc tài sản,…
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế liên quan đến Tài khoản 138 theo TT133
(1) Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1381) (Giá trị còn lại của TSCĐ)
Nợ TK 214 Hao mòn TSCĐ (TK 2141) (Giá trị hao mòn)
Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (TK 2111) (Nguyên giá).
(2) TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi giảm TSCĐ:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (TK 2141) (Giá trị hao mòn)
Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (TK 2111) (Nguyên giá).
Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1381)
Có TK 353 Quỹ khen thưởng, phúc lợi (TK 3532)
(3) Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hóa ,… phát hiện thiếu khi kiểm kê:
– Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1381)
Có các TK 111, 152, 153, 155… hoặc
Có TK 156 hàng hóa
– Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (Cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 1388 – Phải thu khác (Cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (Phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.
– Trường hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định được ngay nguyên nhân và người chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1388 – Phải thu khác) (Số phải bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Có các TK 152, 153, 155, 156
Có các Tài khoản 112, 111.
(4) Các khoản cho mượn tài sản tạm thời, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1388)
Có các TK 152, 153, 155, 156,…
(5) Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản phải thu khác, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1388)
Có các TK liên quan.
(6) Kế toán giao dịch ủy thác xuất – nhập khẩu tại bên nhận ủy thác:
– Khi chi hộ cho bên giao uỷ thác, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1388) (Nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền)
Nợ TK 3388- Phải trả phải nộp khác (Trừ vào tiền nhận của bên giao ủy thác)
Có các TK 111, 112,…
– Khi được bên uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ với các khoản đã chi hộ, hạch toán:
Nợ TK 338 Phải trả phải nộp khác (TK 3388)
Có TK 138 – Phải thu khác (TK 1388).
– Kế toán chi tiết các giao dịch thanh toán xuất – nhập khẩu ủy thác được thực hiện theo hướng dẫn của tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác; Kế toán các khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu tại bên giao và nhận ủy thác thực hiện theo hướng dẫn của TK 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
(7) Định kỳ khi xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia phải thu, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112,…. (Số đã thu được tiền)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1388)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
(8) Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác, hạch toán:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 138 – Phải thu khác (TK 1388).
(9) Khi có quyết định xử lý nợ phải thu khác không có khả năng thu hồi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (Số bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (Số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (TK 2293) (Nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng
phải thu khó đòi)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (Số hạch toán vào chi phí)
Có TK 138 – Phải thu khác (TK 1388 – Phải thu khác).
(10) Khi các doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản phải thu khác (đang được phản ánh trên Báo cáo tình hình tài chính) cho công ty mua bán nợ, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112,…. (Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (TK 2293) (Số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi)
Có TK 138 – Phải thu khác (TK 1388).
(11) Kế toán cầm cố, thế chấp, ký cược, ký quỹ:
– Dùng tiền mặt, hoặc tiền gửi ngân hàng để ký cược, ký quỹ, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1386)
Có các TK 111, 112.
– Khi mang hàng tồn kho hoặc tài sản khác đi cầm cố, thế chấp, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1386) (Chi tiết theo từng khoản)
Có các TK 152, 155, 156,…
– Trường hợp dùng tài sản cố định để cầm cố, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (TK 1386) (Giá trị còn lại)
Nợ TK 214 – Hao mòn tài sản cố định (Giá trị hao mòn lũy kế)
Có TK 211 – Tài sản cố định (Nguyên giá).
– Khi nhận lại tài sản cầm cố hoặc tiền ký quỹ, ký cược:
+ Nhận lại số tiền ký quỹ, ký cược, hạch toán:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 138 – Phải thu khác (TK 1386)
+ Khi nhận lại hàng tồn kho hoặc tài sản khác mang đi cầm cố, thế chấp, hạch toán:
Nợ các TK 152, 155, 156,…
Có TK 138 – Phải thu khác (TK 1386) (Chi tiết từng khoản).
+ Nhận lại tài sản cố định cầm cố, thế chấp, hạch toán:
Nợ các TK 211 – TSCĐ (Nguyên giá khi đưa đi cầm cố)
Có TK 138 – Phải thu khác (TK 1386) (Giá trị còn lại)
Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định (Giá trị hao mòn lũy kế).
– Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng những cam kết, bị phạt vi phạm hợp đồng trừ vào tiền ký quỹ, ký cược, hạch toán:
Nợ TK 811 – Chi phí khác (Số tiền bị trừ)
Có TK 138 – Phải thu khác (TK 1386)
– Trường hợp sử dụng khoản ký cược, ký quỹ thanh toán cho người bán, hạch toán:
Nợ TK 331 – Phải trả người bán
Có TK 138 – Phải thu khác (TK 1386)
(12) Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi DN thường xuyên có giao dịch:
– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán, hạch toán:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (TK 4131).
– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, hạch toán:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (TK 4131)
Có TK 138 – Phải thu khác
5. Một số thắc mắc thường gặp liên quan đến TK138 theo TT133
Tài sản mang đi thế chấp có phải ghi giảm trên sổ kế toán không?
Không. Tài sản thế chấp (như bất động sản) không được ghi giảm tài sản mà cần được theo dõi chi tiết trong sổ kế toán và thuyết minh trong báo cáo tài chính.
Có cần đánh giá lại khoản phải thu bằng ngoại tệ tại TK 138?
Có. Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ theo tỷ giá cuối kỳ (tỷ giá chuyển khoản trung bình của ngân hàng nơi thường xuyên giao dịch).
Khoản chi hộ cho bên nhận ủy thác nhập khẩu hạch toán thế nào?
Khoản chi hộ (thuế nhập khẩu, phí vận chuyển, bốc xếp…) phải được hạch toán vào TK 1388 – Phải thu khác để theo dõi cho đến khi thu hồi đầy đủ từ bên nhận ủy thác.
Tạm kết:
Việc vận dụng đúng Tài khoản 138 theo Thông tư 133 không chỉ giúp sổ sách kế toán phản ánh trung thực tình hình tài chính mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các khoản thu phát sinh một cách linh hoạt và chính xác. Hy vọng nội dung hướng dẫn trên sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
